Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Пошаговая инструкция по оформлению выписки из трудовой книжки и ее образец». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Выписка делается либо вручную, либо копируется через ксерокс, при этом использоваться может как простой лист А4 формата, так и фирменный бланк организации. Вне зависимости от того, в каком режиме она готовится, она обязательно должна быть удостоверена автографом ответственного сотрудника. Обычно выписка умещается на одной странице, но если их несколько, то каждую нужно заверить подписью, пронумеровать и проштамповать.
Образец выписки из трудовой книжки
Выписка обязательно должна содержать в себе следующие сведения:
- название документа,
- наименование организации-работодателя,
- должность ответственного лица,
- фамилию, имя, отчество ответственного лица, который ее сделал,
- данные о владельце трудовой книжки (т.е. того, кому собственно требуется выписка): его фамилию-имя-отчество, дату рождения и сведения об образовании и профессии.
- номер трудовой книжки,
- дату начала ее ведения.
Остальная информация зависит от того, для какой именно надобности она сделана, при этом обязательно следует поставить отметку о том, что «Данный работник трудится в компании до настоящего времени».
В завершение под выпиской обязательно должна стоять подпись ответственного лица с расшифровкой.
Куда нужно обращаться?
Согласно 62-й ст. ТК и 7-му пункту правил ведения книжек, выдачу выписки осуществляет работодатель. Для этого необходимо письменное заявление работника.
Строгих требований к нему нет, но, как правило, оно оформляется следующим образом: адресуется руководителю организации и содержит просьбу работника со ссылкой на 62-ю ст. ТК о выдаче выписки из трудовой книжки, с указанием какая именно информация должна быть выписана и удостоверена и на каких страницах она содержится.
Иногда работодатель требует указывать в заявлении причину, по которой понадобилась данная информация, но это не основано на законе. Заявление подписывается работником, ставится дата, которая очень важна, потому что работодатель обязан выдать выписку не позднее трех рабочих дней. Выдачу осуществляет отдел кадров на основании приказа руководителя организации (читайте про ответственного за трудовые книжки).
Где взять копию электронной трудовой книжки
Наиболее полные сведения о трудовом пути, содержащиеся в электронной ТК, гражданин получит в СФР. Заказанная справка (выписка) оформляется по форме СТД-СФР (Приложение № 2 к Приказу Минтруда России от 10.11.2022 № 713н). Документ формируется на основе информации обо всех местах работы владельца электронной ТК. То есть в выписке фиксируется, где, кем и как долго он трудился.
Заказать копию электронной трудовой книжки в ПФР вправе как работающий, так и неработающий гражданин (если он ранее был наемным сотрудником). Для ее получения следует предпринять одно из следующих действий:
- обратиться напрямую в отделение Социального фонда;
- отправить запрос онлайн через портал Госуслуг, если пользователь прошел регистрацию на портале;
- запросить выписку через операторов многофункционального центра.
Что ещё нужно учитывать?
Оригинал и выписки из трудовых книжек часто требуются родственникам сотрудника, который умер. В этом случае какие-либо ограничения для обращений не действуют. Документ выдается по последнему месту работы.
Надо помнить, что выписка остаётся актуальной максимум на протяжении месяца после того, как её выдали. При переводе, увольнении или новом трудоустройстве информация тоже может потерять свою силу. Лучше заранее обратиться к сотрудникам контролирующей инстанции, чтобы уточнить особенности использования документа.
Работники имеют право получать от руководства любые документы по трудоустройству, даже если соглашение уже расторгнуто. Исключений из этого правила не существует и при оформлении трудовых книжек.
Отказ от выдачи выписок из трудовых книжек незаконен. Это нарушает права и интересы сотрудника. Ведь в такой ситуации сложно продолжать нормальную работу, невозможно решить многие вопросы, связанные с получением социальных пособий и других видов помощи.
Законодательство не запрещает выдавать оригиналы трудовой книжки при необходимости. В случае потери документа всю ответственность возлагают на руководство предприятия.
Если выписка заверена правильным способом – то она имеет такую же силу, что и оригинальный документ. Вся информация повторяется и соответствует той, что уже фиксировалась в письменном виде. Такая форма взаимодействия с сотрудниками защищает от потери бумаг и проблем с документооборотом.
Выписка для загранпаспорта
Законодательными нормами устанавливаются строгие правила относительно грамотного проведения процедуры оформления заграничного паспорта. Еще несколько лет назад обязательным этапом данного процесса являлось предоставление выписки из трудовой книжки. Именно она содержала в себе всю необходимую информацию о профессиональной деятельности физического лица за определенный временной период.
Однако некоторое время назад вышеуказанное правило было упрощено. Теперь гражданин не обязан предоставлять в миграционную службу официальные сведения о своей трудовой жизни. Несомненно, такие нововведения значительно упростили процедуру получения заграничного паспорта.
Теперь не нужно тратить время на ожидание от работодателя требуемого документа. Однако следует помнить, что во время заполнения анкеты на получение заграничного паспорта данные о профессиональной жизни все равно придется внести. Делается это просто от руки. Здесь важно указать полностью достоверную информацию обо всех периодах стажа, в которые гражданин был трудоустроен в официальном порядке. Для того чтобы вспомнить все сведения правильно, можно заранее снять копию трудовой книжки, для исключения ошибок или указания неточной информации.
Где может понадобиться выписка из трудовой книжки
Трудовая книжка в течение всего срока работы физического лица находится на предприятии и на руки не выдается. Поэтому, если работнику необходимо где-либо, подтвердить свой опыт и стаж работы, он может запросить копию или выписку из книжки.
Выписка может потребоваться:
- в банке при оформлении кредита, в том числе ипотечного;
- в государственных органах для оформления каких-либо льгот и субсидий;
- в другую организацию, например, при трудоустройстве по совместительству;
- в судебные инстанции, в которых необходимо подтвердить факт работы в конкретный период;
- при прохождении процедуры усыновления или установления опекунства;
- для оформления загранпаспорта и т.д.;
- в Пенсионный фонд и т.д.
В отдельных ситуациях выписка может быть заменена копией трудовой книжки, которая должна быть заверена уполномоченным лицом.
Какую информацию содержит выписка из трудовой книжки
Типовая форма выписки из трудовой книжки должна содержать следующую информацию:
- В правом верхнем углу прописываются реквизиты организации.
- В центре пишется наименование документа «Выписка из трудовой книжки» и номер книжки и дата ее оформления.
- Ниже прописывается фамилия, имя и отчество сотрудника, который запросил выписку, а также его дата рождения, образование, специальность, должность.
- Далее должно быть указано ФИО и должность ответственного сотрудника, а также его подпись.
- Ниже подписывается владелец трудовой книжки.
- Затем в таблице дублируется информация, имеющаяся в трудовой. В каждой строчке указывается дата приема или увольнения, а также ссылка на документальное основание (приказ, распоряжение и т.д.). При этом должны учитываться все существующие требования к внесению информации в трудовую книжку. Все записи в обязательном порядке указываются в хронологическом порядке.
- В выписке также указывается поощрения и награды сотрудника, связанные с трудовой деятельностью (если они имели место быть).
Образец выписки из трудовой книжки
Выписка делается либо вручную, либо копируется через ксерокс, при этом использоваться может как простой лист А4 формата, так и фирменный бланк организации. Вне зависимости от того, в каком режиме она готовится, она обязательно должна быть удостоверена автографом ответственного сотрудника. Обычно выписка умещается на одной странице, но если их несколько, то каждую нужно заверить подписью, пронумеровать и проштамповать.
Выписка обязательно должна содержать в себе следующие сведения:
- название документа,
- наименование организации-работодателя,
- должность ответственного лица,
- фамилию, имя, отчество ответственного лица, который ее сделал,
- данные о владельце трудовой книжки (т.е. того, кому собственно требуется выписка): его фамилию-имя-отчество, дату рождения и сведения об образовании и профессии.
- номер трудовой книжки,
- дату начала ее ведения.
Остальная информация зависит от того, для какой именно надобности она сделана, при этом обязательно следует поставить отметку о том, что «Данный работник трудится в компании до настоящего времени».
В завершение под выпиской обязательно должна стоять подпись ответственного лица с расшифровкой.
Что такое выписка и когда ее просят
Поскольку трудовая книжка (ТК) — документ строгой отчетности, то закон обязывает хранить ее по текущему месту работы в отделе кадров. На руках она остается лишь у нетрудоустроенных граждан. Чтобы получить определенные сведения из нее, составляется выдержка из ТК. Есть несколько причин, зачем нужна выписка из трудовой книжки: доказать стаж, занятость, наличие достижений на работе в конкретный период.
Эту справку требуют в разных государственных, общественных или коммерческих учреждениях:
- трудовой инспекции;
- прокуратуре;
- Фонде социального страхования (для пособий, выплат, льгот);
- Пенсионном фонде (для назначения пенсионного обеспечения или материнского капитала);
- Управлении по вопросам миграции МВД (для заказа заграничного паспорта);
- в судебных инстанциях (для доказательства наличия или отсутствия работы у ответчика в конкретное время, которое рассматривается в суде);
- в финансовых организациях (для предоставления кредитов и займов) и т. д.
Как оформить выписку работодателю
Чтобы получить ее, сотрудник пишет заявление на имя директора фирмы. Затем руководитель издает приказ, который утверждает выдачу.
Шаблона в законе вы не найдете. Справку необходимо сформировать в виде таблицы. Сверху обязательно укажите название и реквизиты компании, которая выдала документ. Затем напишите номер ТК, Ф.И.О., образование, профессию, год начальной записи в ТК.
Далее расположите таблицу с обязательными сведениями о работе:
- число, месяц, год;
- информацию о приеме в должность, перемещениях и увольнении сотрудника (с указанием статьей закона);
- приказ, на основании которого сделана запись.
Данные указывают за тот период, который необходим сотруднику, в зависимости от назначения справки. Если необходимо оформить загранпаспорт, то показывают стаж за 10 лет, то есть указывают все компании, в которых человек трудился за это время.
Что такое выписка и когда ее просят
Поскольку трудовая книжка (ТК) — документ строгой отчетности, то закон обязывает хранить ее по текущему месту работы в отделе кадров. На руках она остается лишь у нетрудоустроенных граждан. Чтобы получить определенные сведения из нее, составляется выдержка из ТК. Есть несколько причин, зачем нужна выписка из трудовой книжки: доказать стаж, занятость, наличие достижений на работе в конкретный период.
Эту справку требуют в разных государственных, общественных или коммерческих учреждениях:
- трудовой инспекции;
- прокуратуре;
- Фонде социального страхования (для пособий, выплат, льгот);
- Пенсионном фонде (для назначения пенсионного обеспечения или материнского капитала);
- Управлении по вопросам миграции МВД (для заказа заграничного паспорта);
- в судебных инстанциях (для доказательства наличия или отсутствия работы у ответчика в конкретное время, которое рассматривается в суде);
- в финансовых организациях (для предоставления кредитов и займов) и т. д.
Есть два варианта получения необходимых сведений: в виде копии ТК или справки. В первом случае все страницы просто копируют, ставят подпись и печать на каждой странице. Но больше всего просят выписку из трудовой книжки о последнем месте работы, заверенную в установленном порядке, информацию указывают выборочно, исходя из целей подачи документа.
Порядок и сроки выдачи
Если у сотрудника возникла потребность в получении выписки из трудовой книжки, то порядок его действий должен быть следующим:
- Он пишет на имя работодателя заявление в свободной форме с указанием просьбы предоставить ему выписку из трудовой книжки. Форма такого заявления законодательно не предусмотрена. В нем сотруднику нужно указать ФИО руководителя и название компании-работодателя, свои ФИО и должность и подразделение, а также указать просьбу предоставить выписку (например, «Прошу вас предоставить выписку из трудовой книжки для предоставления по месту требования»). В завершение ставится дата и подпись сотрудника с расшифровкой.
- На основании указанного документа выпускается приказ, который является основанием для оформления выписки. Этот этап нужен, например, если заявление подается на имя директора, а подготовкой выписок занимается отдел кадров. Когда за рассмотрение заявлений и формирование выписок отвечает сам руководитель, ему не нужен приказ.
- Выписка должна быть подготовлена в течение 3 дней с момента оформления заявления. Три рабочих дня – это максимальный срок подготовки выписки, в который следует уложиться работодателю. Если сотруднику необходима выписка в срочном порядке, он может лично попросить об этом работодателя. Правило относительно сроков предоставления выписки по запросу сотрудника содержатся в ст. 62 Трудового кодекса п. 7.
Получение выписок из трудовой книжки и ее копий в обязательном порядке фиксируется в журнале учета. В частности, здесь указывается дата ее оформления и лицо, которое ее запросило.
Выписка оформляется на бесплатной основе: работодатель не вправе требовать плату за данный документ, иначе он нарушает закон.
Как оформить выписку работодателю
Чтобы получить ее, сотрудник пишет заявление на имя директора фирмы. Затем руководитель издает приказ, который утверждает выдачу.
Шаблона в законе вы не найдете. Справку необходимо сформировать в виде таблицы. Сверху обязательно укажите название и реквизиты компании, которая выдала документ. Затем напишите номер ТК, Ф.И.О., образование, профессию, год начальной записи в ТК.
Далее расположите таблицу с обязательными сведениями о работе:
- число, месяц, год;
- информацию о приеме в должность, перемещениях и увольнении сотрудника (с указанием статьей закона);
- приказ, на основании которого сделана запись.
Данные указывают за тот период, который необходим сотруднику, в зависимости от назначения справки. Если необходимо оформить загранпаспорт, то показывают стаж за 10 лет, то есть указывают все компании, в которых человек трудился за это время.
Каковы нюансы составления и что такое выписка из трудовой книжки о последнем месте работы, говорит само название — она содержит только последнюю запись из ТК о текущей деятельности. Затем под таблицей пишут, что человек трудится здесь до сих пор.
Порядок и сроки выдачи выписки
Если возникла потребность в выписке из трудовой книжки, единственное, что нужно сделать – написать и любым удобным способом передать работодателю заявление в свободной форме на имя руководителя предприятия или ответственного сотрудника.
На основе этого заявления выпускается соответствующий приказ, который служит основанием для выдачи документа.
По закону выписка должна быть готова в течение трех дней с момента написания заявления. При этом работник может указать и другие, более сжатые в сроки, но работодатель не обязан идти ему навстречу. Поэтому если есть какая-то особенная срочность, лучше запастись письменными доказательствами этого и обязательно прикрепить их в виде приложения к заявлению.
Форма выписки и заявления
В соответствии со ст. 62 ТК РФ законодательно закреплена обязанность работодателя выдать выписку или копию трудовой книжку в течение 3 рабочих дней с момента поступления письменного заявления работника о выдаче.
Форма выписки, как и форма заявления о ее выдаче, не является унифицированной, однако составляется с учетом требований утвержденного еще в 1983 году Президиумом Верховного Совета СССР «Порядка выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».
В соответствии с вышеуказанным Порядком, выписка:
- должна быть удостоверена подписью руководителя предприятия (организации) либо иного должностного лица, обладающего соответствующими полномочиями;
- должна содержать в себе дату ее выдачи;
- должна содержать указание на факт хранения оригинала трудовой книжки на предприятии или организации, выдавшей выписку;
- должна содержать удостоверение факта соответствия выписки оригиналу. С этой целью в строке под подписью руководителя вписывается строка подтверждения, например, «Верно» или «Соответствует оригиналу» с подписью и должностью лица, удостоверяющего соответствие.
В рамках этой статьи мы сделали доступным для скачивания типовой шаблон выписки из трудовой книжки, в соответствующие строки и таблицу которой потребуется внести:
- ФИО работника;
- даты трудоустройства, переводов, увольнений и нормативные основания этих действий;
- сведения о том, что работник на момент выдачи справки находится в трудовых отношениях с предприятием, выдавшем выписку;
- подпись руководителя, удостоверение соответствия выписки оригиналу, подпись должностного лица, удостоверяющего верность выписки и оттиск печати (при наличии).
Порядок и сроки выдачи
Если у сотрудника возникла потребность в получении выписки из трудовой книжки, то порядок его действий должен быть следующим:
- Он пишет на имя работодателя заявление в свободной форме с указанием просьбы предоставить ему выписку из трудовой книжки. Форма такого заявления законодательно не предусмотрена. В нем сотруднику нужно указать ФИО руководителя и название компании-работодателя, свои ФИО и должность и подразделение, а также указать просьбу предоставить выписку (например, «Прошу вас предоставить выписку из трудовой книжки для предоставления по месту требования»). В завершение ставится дата и подпись сотрудника с расшифровкой.
- На основании указанного документа выпускается приказ, который является основанием для оформления выписки. Этот этап нужен, например, если заявление подается на имя директора, а подготовкой выписок занимается отдел кадров. Когда за рассмотрение заявлений и формирование выписок отвечает сам руководитель, ему не нужен приказ.
- Выписка должна быть подготовлена в течение 3 дней с момента оформления заявления. Три рабочих дня – это максимальный срок подготовки выписки, в который следует уложиться работодателю. Если сотруднику необходима выписка в срочном порядке, он может лично попросить об этом работодателя. Правило относительно сроков предоставления выписки по запросу сотрудника содержатся в ст. 62 Трудового кодекса п. 7.