Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: как правильно составить ведомость по зарплате». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На титульном листе указывается наименование организации. Если зарплата выдается какому-то конкретному структурному подразделению организации, то указывается его наименование в следующей строке. Если же заработная плата выдается предприятию в целом, то ставим прочерк.
Оформление первой страницы
- Первым делом на титульном листе необходимо указать полное название предприятия (в соответствии с регистрирующими документами), а также структурное подразделение, на которое оформляется ведомость (если таковое имеет место быть).
- Далее необходимо вписать код по общему классификатору организаций и в столбце «Корреспондирующий счет» цифру 70.
- Затем указывается срок действия данной ведомости, который должен быть не менее 5 дней с момента ее подписания (Положение Банка России года № 373-П от 12.10.2011).
- В обязательном порядке в соответствующую строку первой страницы платежной ведомости должна быть вписана общая сумма, начисленная работникам за рассчитываемый период, причем как в цифровом, так и в письменном виде.
- После этого надо указать дату составления платежной ведомости, а также ее порядковый номер по внутреннему документообороту.
- Последнее, что нужно вписать на титульный лист формы Т-53 – это период, за который производится выплата. Здесь нужно указать конкретные даты.
Нормативная база по первичным документам
Для отражения любой хозяйственной операции в бухгалтерском учете необходимо иметь верно оформленный первичный документ, о чем говорит п. 1 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.Таким образом, использование унифицированных форм первичных документов является необязательным, за исключением некоторых случаев. Обязательным условием является лишь наличие определенных реквизитов в документе. С другой стороны, и запрета на использование унифицированных форм документов нет, поэтому руководитель организации должен самостоятельно определить, какими формами первичных документов надо пользоваться:
- унифицированными формами;
- самостоятельно разработанными формами с наличием обязательных реквизитов;
- комбинацией первых двух вариантов.
Принятое решение необходимо закрепить в учетной политике и приложить к ней формы первичных документов, используемых организацией.
Заполнение титульного листа платежной ведомости ( Т-53)
На титульном листе указывается наименование организации. Если зарплата выдается какому-то конкретному структурному подразделению организации, то указывается его наименование в следующей строке. Если же заработная плата выдается предприятию в целом, то ставим прочерк.
В качестве корреспондирующего счета выступает счет учета расчетов с персоналом по оплате труда – счет 70.
Далее нужно указать срок, на который денежные средства для выдачи зарплаты обналичиваются с расчетного счета. В кассе наличные сверх установленного лимита храниться не могут, вечером все наличные денежные средства подлежат обязательной сдаче в банк. Исключение составляют средства, обналиченные для выдачи зарплаты, они могут храниться 3 дня, включая день получения их в банке. Поэтому в строке «в кассу для оплаты с.. по..» нужно указать трехдневный срок, начиная со дня получения денег в банке.
Далее указывается общая сумма заработной платы, прописью и цифрами; порядковый номер ведомости и дату составления. В качестве расчетного периода пишется месяц, за который необходимо выплатить заработную плату.
Документы Ведомость в банк и Ведомость в кассу
С 1 июня 2021 при выплате дохода физическому лицу через банк в платежных документах необходимо указывать код вида дохода в целях исполнительного производства. А также давать расшифровку суммы удержания из дохода при его наличии (ч. 5.1 ст. 70 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ, Указания Банка России от 14.10.2019 N 5286-У).
Для автоподстановки кода дохода в Ведомости в банк необходимо заполнить аналитику Вид дохода в справочнике Начисления.
- Автоматическая подстановка кода выплаты доходов в ведомости
- Памятка кодов для доходов, выплачиваемых физлицам
- Коды выплат по заработной плате в платежных документах
- Трудности применения кодов вида дохода в платежных документах
Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»
Данные документы используются:
- для формирования ведомости (списка) на выплату зарплаты.
Особенности заполнения:
- Вид выплаты – что именно выплачивается: переключатель Аванс — за первую половину месяца, т.е. сумма формируется в зависимости от размера установленного для аванса;
- переключатель Зарплата – за вторую половину месяца, отпускные, т.е. введены начисления определенным документом, сумма формируется за вычетом ранее выданного аванса.
Табличная часть заполняется автоматически, только если Выплата зарплаты, установленная в карточке сотрудника, соответствует выбранному документу.
Но если заполнить ведомость вручную, то в регистрах выплата отобразится верно, независимо от установленного способа выплаты.
При выплате наличными можно распечатать:
- Расчетно-платежная ведомость (Т-49),
- Платежная ведомость (Т-53).
Зарплата и кадры – Зарплата – Ведомости в кассу – кнопка Печать.
Документы для выдачи зарплаты за первую половину месяца
Аванс – это часть заработной платы, поэтому основанием для выдачи будут те же документы, что и на выплату расчета по заработной плате:
- штатное расписание;
- документ, содержащий личные данные, в том числе сведения о надбавках (выслуга лет, размер районного коэффициента, налоговые вычеты, стаж);
- табель учета рабочего времени;
- приказы руководства: на очередной отпуск, на премирование, на отпуск без сохранения заработной платы, на оказание материальной помощи, удержание подотчетных сумм и пр.;
- больничные листы;
- в отдельных случаях – заявление на аванс;
- платежная ведомость или иной платежный бланк.
Основным документом для расчета суммы аванса и заработной платы считается табель учета рабочего времени. Этот документ должен вестись ответственным лицом (табелировщиком) ежедневно. В документе отражаются данные о фактически отработанном времени и причины неявки на работу.
Дополнительные документы (приказы, больничные листы) понадобятся бухгалтеру для сверки правильности заполнения табеля.
Основы внесения данных
Данный документ формируется раз в отчетный месяц в день выплат работникам заработанных денег . Бланк заполняется в количестве одна штука.
Ответственным лицом за заполнения ведомостей является бухгалтер и кассир юридического лица. Первый заполняет его обе части, подписываясь в конце.
Кассир получает сформированную ведомость перед выплатой, для совершения которой он подписывает документ у руководителя. Когда все выплаты согласно данных расчетно-платежной ведомости проведены, форма Т-49 возвращается обратно в отдел бухгалтерского учета. Ответственный сотрудник анализирует правильность операций, после чего вносит в журнал регистрации ведомостей.
В случае отсутствия у ИП посад кассира, то все обязательства оформления форм Т-49 ложится на бухгалтера или самого ИП.
Как заполнять первый лист
Сначала нужно ввести название организации и ее код ОКПО. Если документ оформляют не на всю фирму, а на отдельное структурное подразделение, то следует указать и его наименование. Далее графы заполняют следующим образом:
- Корреспондирующий счет. Обратимся к плану счетов. Поскольку у нас платежная ведомость на выдачу зарплаты, находим «Расчеты с персоналом по оплате труда». В графу заносим «70».
- В кассу для оплаты в срок. Первая дата — сегодняшнее число, вторая — крайний срок для перечисления зарплаты.
- Сумма. Здесь пишем общую сумму по всей организации (или подразделению). Чтобы определить ее верно, лучше начать заполнение со второго листа.
- Расчетный период. С первого по последнее число предыдущего месяца.
Некоторые нюансы заполнения нашего документа
Оформление ведомости: её необходимо оформлять в том случае, когда зарплату сотрудникам предприятия выдают наличными деньгами через кассу организации. Вместе с заполнением формы, составляют и кассовый ордер по форме КО-2.
В том случае, если заработную плату работники получают безналичными на банковскую карту, то расчетно-платежная ведомость Т49 не заполняют. Оформляют только расчетную форму Т-51.
Это гораздо целесообразней и практичней.
Если же хоть один или даже всего лишь несколько работников получают зарплату наличными деньгами в кассе предприятия , то оформление расчетно-платежной ведомости по форме Т49 является строго обязательным.
Бланк составляют один раз в месяц в день выплаты заработной платы в единственном экземпляре. Заполняет и ведёт этот документ главный бухгалтер или кассир предприятия. Бухгалтер заполняет титульный лист и таблицу и подписывает документ. После этого она передается кассиру. Перед выдачей наличных, ведомость подписывает руководитель (директор) организации.
Кассир выдаёт деньги сотрудникам и отдаёт ведомость в свою бухгалтерию. В бухгалтерии проверяют снова документ, и вносят соответствующую запись в специальный журнал .
Заполнение титульного листа платежной ведомости ( Т-53)
На титульном листе указывается наименование организации. Если зарплата выдается какому-то конкретному структурному подразделению организации, то указывается его наименование в следующей строке. Если же заработная плата выдается предприятию в целом, то ставим прочерк.
В качестве корреспондирующего счета выступает счет учета расчетов с персоналом по оплате труда – счет 70.
Далее нужно указать срок, на который денежные средства для выдачи зарплаты обналичиваются с расчетного счета. В кассе наличные сверх установленного лимита храниться не могут, вечером все наличные денежные средства подлежат обязательной сдаче в банк. Исключение составляют средства, обналиченные для выдачи зарплаты, они могут храниться 3 дня, включая день получения их в банке. Поэтому в строке «в кассу для оплаты с.. по..» нужно указать трехдневный срок, начиная со дня получения денег в банке.
Далее указывается общая сумма заработной платы, прописью и цифрами; порядковый номер ведомости и дату составления. В качестве расчетного периода пишется месяц, за который необходимо выплатить заработную плату.
Особенности зарплатной документации
Выдача заработной платы в учреждении должна быть своевременной и носить прозрачный характер независимо от того, выплачивается ли сумма вознаграждения наличными денежными средствами или безналично.
Документом, подтверждающим корректность начислений и выплат по каждому сотруднику в случае взаиморасчетов с сотрудниками в наличной форме, является ведомость на зарплату, бланк скачать бесплатно можно далее.
Начисление и выплата заработной платы отражается соответствующими бухгалтерскими записями, а документом — основанием таких проводок является зарплатная ведомость (ЗВ). Она составляется бухгалтером по законодательно утвержденным формам:
- платежно-расчетная (унифицированная форма Т-49, Т-51) — указывает расчет и фактические выплаты по каждому работнику, форма Т-49 — для наличных расчетов, Т-51 — для безналичных;
- расчетная (унифицированная форма Т-53) — иллюстрирует расчет ежемесячного вознаграждения по каждому сотруднику.
Бланк на выдачу зарплаты (бланк скачать можно в нашей статье) должен составляться ежемесячно при каждой выплачиваемой в учреждении зарплате в соответствии с нормами и правилами действующего законодательства.
Сам документ состоит из титульного листа, содержательной (табличной) части и раздела, включающего сведения о депонированной зарплате.