Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Спецификация к контракту по 44-ФЗ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Составлением спецификации к договору на оказание услуг занимается, как правило, сторона, предоставившая второй договор на ознакомление. Вся техническая документация, как правило, оформляется заказчиком. Дополнительные документы обычно оформляются в виде соглашения. Составляют его с указания сведений о спецификации, в том числе наименование документа, его дата, номер и место составления. После этого указывается информация о сторонах сделки, в том числе наименование компаний, реквизиты сторон, а также сведения о тех лицах, которые подписывают документ. Далее приводится информация об услугах, работах и др. По каждой единице услуг указывается их стоимость, ед. измерения, а также сроки выполнения. В конце документа стороны должны поставить свои подписи.
Порядок составления спецификации
Важно! Дата спецификации не должна предшествовать дате заключения договора. Спецификация может быть составлена той же датой, что и договор или позже.
Зачем делают и какие бывают
Юридические письменные договоренности составляются по типовым формам. Для подробного описания предмета и детализации ряда условий стороны составляют и подписывают дополнительную документацию, в которой обычно описывают техническое задание, расшифровывают стоимость продукции, уточняют порядок поставки.
Дополнения являются неотъемлемой частью соглашения при условии обязательного перечисления их в основном тексте. Вот какие приложения нужны для договоров с различными предметами:
Особые правила действуют для подрядных контрактов. В ст. 432 ГК РФ не указано, что такое приложение к договору, но в ч. 1 ст. 432 закреплены существенные условия, т. е. условия, обязательные для исполнения конкретного вида соглашения. В подрядном контракте это виды и объем работ, которые указывают в локальном сметном расчете. Смета является обязательной и неотъемлемой частью любого подрядного соглашения.
Суть технической спецификации
Инженерная практика достаточно далека от сферы торговли, однако и здесь очень часто встречается термин технической спецификации. Этот сопроводительный документ значительно отличается от того, о чем написано выше.
Техническая спецификация представляет собой следующее:
- Является перечнем характеристик и технических нюансов, присущих конкретным предметам, оборудованию, объектам.
- На предприятиях она является основанием для составления технического пакета документов при изготовлении сложных конструкции.
- Для сборочных чертежей документ полезен тем, что предоставляет полное описание отдельных узлов, деталей и составляющих фрагментов.
- Позволяет получить информацию о наименованиях, комплектации и количестве единиц.
- Содержит информацию о ценах на изделие и объемах при возможности поставок.
Этот документ является сугубо техническим, однако он широко используется маркетологами при формировании заявок на приобретение необходимого ассортимента товаров, сырья, деталей, единиц основного промышленного и вспомогательного оборудования.
Для чего нужна спецификация к договору оказания услуг
Спецификация к договору необходима оказания услуг:
- При наличии большого количества услуг, оказываемых в рамках договора.
- При исполнении услуг в разные временные промежутки.
- Для конкретного описания Услуги.
- Когда в момент подписания договора стороны не до конца определились с перечнем услуг.
Чем точнее будет составлена спецификация, тем меньше вопросов возникнет у сторон в ходе исполнения обязательств по договору.
Однако не всегда спецификация необходима для сторон сделки. Если услуги, выполняемые по договору, четко определены и не возникает никаких разногласий в связи с их осуществлением, можно прописать их в предмете договора и избежать составления дополнительных документов.
Наличие стороннего перевозчика важно для поставщиков. Последние должны удостовериться, что передают товары представителям перевозчиков, на законных основаниях наделённых соответствующими полномочиями.
Накладные и спецификации позволят точно определить, кто именно играет роль заказчика. Эти рекомендации составлены на основании законодательства, действующего сейчас в РФ.
Налоговые риски можно будет минимизировать только в том случае, если весь пакет документов оформлен правильно. При признании контрагентов недобросовестными претензий со стороны налоговиков не избежать.
Как оформить опись вложения на почте – узнайте тут.
Правила являются общими для любых организаций, вне зависимости от того, в каких сферах деятельности они заняты. Даже транспортные компании подчиняются общим требованиям, у них есть лишь несколько особенностей.
О работе с формой ТОРГ-10
Данный документ оформляется для неотфактурованной партии товара, который подготовили для дальнейшей перевозки. Обычно это такой товар, который упакован в бочки или ящики. Документ содержит данные о количестве мест товара, по каждому месту отмечают количество и массу.
Спецификация по форме ТОРГ-10 — это документ первичного бухгалтерского учета. Заполнение бумаги, как и упаковывание товара, ложится на плечи кладовщика или другого материально ответственного лица. Подписывают спецификацию кладовщик и водитель (экспедитор) при получении товара. Покупатель с помощью спецификации сверяет полученный груз с числящимся в ней.
К сведению! Документ нужно составлять в двух экземплярах. Первый совместно с счетом-фактурой отправляется к заказчику, а второй остается у материально ответственного лица.
В спецификации не допускаются исправления. Если таковые были допущены, то требуется взять новый бланк для заполнения. Данные нужно указывать цифрами или прописью (там, где это надо). Если не соблюдать правила заполнения, то документ не будет считаться действительным.
Совместно со спецификацией заполняют упаковочный ярлык по форме ТОРГ-9 — в нем содержатся сведения о товаре каждого отдельного места.
С какими документами передается покупателю ТОРГ-10:
Спецификация к договору: когда нужна и как оформить
Зафиксировать условия договора можно по-разному. Например, отразив их непосредственно в тексте договора или в дополнениях к нему. Как вариант, в спецификации. Давайте разберемся, что это за документ и как его составить. Примером послужит договор поставки.
Зачем нужна спецификация
— неудобен. Например, если стороны зафиксируют перечень, состоящий из сотни наименований товаров с различными единицами измерений и характеристиками (цвет, размер и т.д.) по тексту, это перегрузит договор и затруднит восприятие его условий;
— неприменим. Например, для рамочного договора, т.е. соглашения, в котором стороны оговаривают основные условия (общее наименование товара, который будет реализован, период действия рамочного договора, порядок разрешения споров и т.п.) и при этом договариваются, что конкретное наименование и количество поставляемого товара согласуются отдельно для каждой сделки.
Выйти из ситуации поможет специальный документ, подписанный сторонами и приложенный к основному договору как его неотъемлемая часть, — спецификация.
В спецификации, как правило, согласовывают предмет договора поставки, т.е.:
— именуют и описывают товары, подлежащие продаже;
— указывают количество товара по каждой товарной позиции.
На заметку
Обычно в спецификации указывают товары, поставляемые одной партией, т.е. одновременно. Для следующей поставки подписывают новую спецификацию.
Зачастую спецификацию рассматривают и как документ, позволяющий кроме наименования и количества товара установить его цену, сроки поставки, оплаты и т.п. Обычно так поступают в случаях, когда при долгосрочном сотрудничестве жестко фиксировать условия, например цену, на продолжительный срок экономически нецелесообразно.
Пример формулировки
Поставщик обязуется поставить, а покупатель — принять и оплатить товар. Наименование, количество и цена товара, подлежащего передаче покупателю в рамках каждой конкретной партии, определяются в соответствии со спецификациями на каждую партию товара, являющимися неотъемлемой частью договора.
Рекомендации
— о наименовании и количестве товара — договор будет считаться незаключенным;
На заметку
Спецификация — не единственный документ, которым уточняются условия договора. В этих целях можно использовать, например, протоколы согласования цен, допсоглашения, счета-фактуры и т.п.
Как оформить спецификацию к договору
Что должна представлять собой спецификация, в законодательстве не определено. Поэтому ее можно составить в произвольной форме. Если же стороны предварительно разработают форму спецификации и зафиксируют ее в договоре, при подготовке спецификации нужно будет использовать этот шаблон.
Как правило, спецификация содержит:
1) реквизиты:
— дату и место составления.
Обратите внимание!
Спецификацию надо подписать в период действия договора. В противном случае стороны не смогут требовать исполнения обязательств, ссылаясь на него. То есть не смогут применить зафиксированные там условия об ответственности, сроках поставки, оплаты и т.п. При этом подписанная спецификация, содержащая существенные условия договора поставки, будет выступать в качестве самостоятельного договора;
— номер — если спецификаций несколько;
— реквизиты договора, к которому она составлена;
2) преамбулу:
— наименование сторон договора;
— Ф.И.О. лиц, уполномоченных на подписание спецификации, их должности, а также наименование документа, из которого вытекают такие полномочия. Например, устав, доверенность.
Иногда эту информацию опускают. Полагаем, это допустимо в ситуациях, когда договор и спецификацию подписывают одни и те же лица. Если же уполномоченные сотрудники меняются, данные сведения лучше указать. В спорных случаях это облегчит проверку полномочий представителя контрагента;
3) содержательную часть:
— перечень поставляемых товаров.
При этом рекомендуется описывать каждую позицию товара максимально детально. Как правило, по договору поставки реализуют вещи, имеющие родовые признаки. С целью конкретизировать товар, т.е. определить разновидность, можно указать в спецификации наряду с общим наименованием его конкретную категорию, тип, марку, модель, артикул, сорт, класс, физические свойства и т.д.
На заметку
Чтобы определить необходимые характеристики товара, можно использовать:
— НПА (ТНПА), описывающие товар, содержащие его общие характеристики и требования к нему. Например, техрегламенты ЕАЭС, ГОСТы, стандарты и техусловия организаций;
— относящиеся к товару документы. Среди них техпаспорт, сертификат качества, инструкция по эксплуатации.
Это позволит поставщику избежать претензий при его приемке, а покупателю приобрести интересующий его товар.
Если ассортимент не согласовать, поставщик сможет поставить товар в том ассортименте, который определит сам с учетом известных ему потребностей покупателя, или отказаться от исполнения договора вовсе ;
— количество товара. Обычно его указывают в соответствующих единицах измерения. К примеру, для сыпучих товаров это килограммы.
Если поставщик освобожден от исчисления и уплаты НДС или применяет особый режим налогообложения без исчисления и уплаты такого налога, стоит сделать пометку «Цена за единицу (без НДС)».
При необходимости в спецификации можно прописать:
а) общую сумму всех товаров одной позиции. Ее вычисляют путем умножения цены за единицу товара на его количество;
б) стоимость всего товара, указанного в спецификации;
— иные условия — если необходимо конкретизировать поставку по конкретной спецификации. Это могут быть отличные от согласованных в договоре условия о таре и упаковке, способ и срок доставки, оплаты и т.д.
Оформить содержательную часть можно в виде таблицы. Это особенно удобно, когда позиций товара много.
Как составить спецификацию к договору
Инфо
Таким образом, стороны в договоре описывают укрупненно предмет сотрудничества, общие принципы и подходы к формированию суммы договора и срокам исполнения обязательств. При этом детали и условия каждой отдельной транзакции «заказ — исполнение» подписывается в виде спецификации к договору возмездного оказания услуг (см.
образец в конце статьи). Когда можно обойтись без спецификации? Прикладывать к договору спецификацию нет необходимости, если:
- Предмет и все важные условия сделки однозначно и кратко можно прописать в самом договоре.
- Цикл согласования и подписания нового договора у каждого из контрагентов короткий и он устраивает стороны.
- Контрагенты согласились и указали в договоре, что наименование услуги, её объем и стоимость определяется по товарным накладным, счетам, актам оказанных услуг и другим подобным документам.
Можно ли обойтись без спецификации
Несмотря на то, что спецификация является необходимым приложением, случается, что договор заключается без нее. Аргумент: спецификация дублирует товарную накладную.
Однако, это мнение глубоко ошибочное. Накладная — лишь подтверждение факта передачи товара, а не наличия обязательств по нему.
Пренебрежение спецификацией чревато неприятностями для поставщика, так как товар не будет считаться переданным другой стороне на основании договора, со всеми вытекающими последствиями. Например, в этом случае покупатель будет вправе не оплачивать товар. Более того, он может вернуть его поставщику через некоторое время с требованием возместить расходы на хранение.
В случае судебного разбирательства, такой договор будет считаться незаключенным, по причине отсутствия документа, подтверждающего факт согласования по количеству, качеству и срокам поставки.
Спецификация в договоре оказания услуг
Спецификация может содержать дополнительные сведения о сроках исполнения услуг, материалах и технологиях, которые будут применяться в процессе выполнения работ, а также иную важную информацию, не показанную в договоре. Важно, чтобы информация, указанное в спецификации и самом договоре не расходилось.
- Соглашение предполагает выдачу исполнителю или поставщику более одного заказа в период действия договора.
В этом случае каждый заказ оформляется отдельной спецификацией в рамках условий одного договора. Такая ситуация характерна для договоров оказания транспортных услуг (образец приведен в конце статьи). - В момент подписания договора нет возможности однозначно и подробно составить исчерпывающее описание услуги или отдельных её действий, этапов. Например, при разработке пакета конкурсной документации.
Спецификация на поставку товара
Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки. Документ не является самостоятельным, а служит приложением к договору, являясь его неотъемлемой частью. Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению.
Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.
Спецификация к договору
В случае, если спецификация является своеобразным документом согласования цен, необходимо отобразить полную раскладку по сумма с учетам НДС и без его учета. Так же документ спецификации может отражать графики поставок на определенный период времени (месяц, квартал). Возможны оговорки относительно требований к таре и упаковке. Целесообразно уточнить, допустима ли пересортица, и какой является мера ответственности в случае ее наличия, возможны ли отклонения от размера, веса, объема товара и т.д. Одним словом все требования, которые, так или иначе, характеризуют предмет товара, передаваемого согласно основному договору поставки.
Спецификация к договору – документ, являющийся своеобразным дополнением к основному документу – договору поставки и отображает в себе все основные признаки товара, продукции, тары и т.п., передаваемые согласно договору. Ссылка на спецификацию в обязательном порядке должна быть отображена в договоре поставки.
Изменение готовой спецификации
На производстве бывают разные случаи, и иногда требуется изменить спецификацию. Причин тому может быть много, от задержки поставки до отмены определенных товаров. Но какая существует вероятность того на практике, что спецификация может быть изменена?
При необходимости внести определенные изменения с составленную спецификацию следует помнить, что этот документ является частью договора и имеет юридическую силу.
В соответствии со статьей 452 Гражданского Кодекса России спецификация к договору поставки является приложением к договору и имеет юридическую силу, в связи с этим она может быть изменена и расторгнута по той же форме, как и сам договор поставки.
В случае необходимости изменить спецификацию к соглашению, это обязано быть по согласованию обеих сторон, и закреплено в письменной форме. После того, как стороны договорились об изменение спецификации обязательно необходимо составить новую спецификацию или внести изменения в существующую.
Особенности заполнения полей
Каждое поле спецификации должно заполняться по установленному порядку. Последовательность заполнения каждой графы выполняется на основании следующих правил:
- Порядок записи всего документа приведен в графе «Формат». В нём отображаются его атрибуты, определяющие форматирование текста. Если требуется использовать в одном документе различные форматы, его отмечают специальным символом «Звёздочкой». Эту особенность отмечают в примечании. Последовательность перечисления форматов определяется порядком их возрастания. Если у разрабатываемых или готовых деталей чертежи отсутствуют или выполнены не качественно, в примечании записывается аббревиатура БЧ.
- Чертёж может выполняться на нескольких листах. Номер каждого из них записывается в раздел с названием «Зона».
- Порядковый номер применяемого элемента сборной конструкции указывают в графе «Позиция».
- Каждый идентификатор документов, агрегатов записывают в графу «Обозначение». Правила записи установлены стандартом под номером 2.201-80.
- Стандартизованные обозначения отмечается в графе с названием «Наименование». Там размещают обозначения сборочных единиц.
- Название каждого используемого листа помещается в раздел «Документация». В качестве названия применяют следующие записи: общий вид, сборочный или габаритный чертёж, дополнительные описания и изображения.