Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как сдать СЗВ-М при смене фамилии у сотрудника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.
Бухгалтерская часть работы
Если вы ведете учет в бухгалтерской программе, тогда просто поменяйте ф. и. о. в основных данных работника, и они автоматически изменятся везде. Если же какие-то регистры, например карточку по учету доходов и НДФЛ, карточку по страховым взносам, вы ведете на бумаге, то ф. и. о. нужно поменять и в нихч. 6 ст. 15 , п. 2 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; приложение к Письму ПФР от 26.01.2010 № АД-30-24/691, ФСС РФ от 14.01.2010 № 02-03-08/08-56П .
О том, как самостоятельно разработать карточку по НДФЛ на 2011 г., мы писали: 2010, № 23, с. 67
Если в компании зарплата перечисляется сотрудникам на банковские карты, то работнику, сменившему ф. и. о., нужно переоформить зарплатную карту. Как правило, бухгалтер помогает сотруднику заполнить все необходимые заявления и другие документы, а сотрудник уже самостоятельно подает их в банк.
Общий принцип исправления ошибок в СЗВ-М и сроки подачи корректировки
Если вы нашли ошибку в сданном отчете, нужно передать корректировку. Она бывает 2 видов: дополняющая (тип «доп») и о).
Общий принцип исправления ошибок в СЗВ-М:
- Если не принят отчет, его нужно пересдавать. Такое бывает, например, если страхователь неверно написал регистрационный номер в ПФР.
- Если отчет принят частично (например, не отчитались обо всех сотрудниках, неправильно написали фамилию, имя, отчество, номер СНИЛС сотрудника) — отправить дополняющий отчет. Включить в него только тех сотрудников, данные о которых не указаны в первоначальном отчете или указаны с ошибкой.
- В исходной форме «ИСХ» указываются все сотрудники повторно, в дополняющей «ДОП» и о указываются те, кого нужно добавить или исключить из первоначального варианта отчета.
С 1 октября 2021 года действуют новые правила: исправление ошибки в принятом отчете без штрафа возможно (п.39 Инструкции №766 от 21.12.2016).
Например, компания ошиблась в Ф.И.О работника или номере СНИЛС. Организация получит уведомление об ошибках. Ошибка в СЗВ-М в фамилии, имени, отчестве сотрудника корректируется в обычном порядке: подается в ПФР отменяющая форма, а затем дополняющая.
Согласно п.39 Инструкции №766 нужно исправить недочеты в 5-дневный срок с даты получения уведомления.
Корректировка фамилии в СЗВ-М необходима при смене фамилии у сотрудника. Например, сотрудница вышла замуж. На основании свидетельства о браке обязательно нужно переделать СНИЛС. Для этого обратитесь в ПФР.
Если сотрудник изменил данные паспорта, но не изменил СНИЛС, ПФР откажет в приеме отчета, т.к прежние данные считаются недействительными.
Если на крайнюю дату формирования отчета СНИЛС находится в ПФР на этапе регистрации, сдать отчет все равно нужно. Например, вы подали документы на изменения СНИЛС 12 числа, а срок сдачи отчета — 15 число. Старые данные недействительны, а новые не готовы. Алгоритм действий страхователя:
- Сдать исходную форму на всех сотрудников, кроме того, по которому СНИЛС не готов.
- После получения СНИЛС отправить дополняющую форму по сотруднику с новым СНИЛС и письмо с пояснениями.
Если организация самостоятельно обнаружила ошибку, она может корректировать СЗВ-М только после уведомления в программе от ПФР. Подайте уточнение в 5-дневный срок с даты получения уведомления от ПФР с признаком:
- «ДОП» — если компания обнаружила забытого сотрудника.
- «ОТМН» —если включила лишних сотрудников.
- «О — если организация допустила ошибку в данных сотрудника.
Чтобы не делать дополнительных корректировок и предварительно просмотреть сформированный отчет, скачайте программу CheckPFR на сайте ПФР бесплатно и не забывайте ее обновлять на своем компьютере. Эта программа синхронизирована с данными ПФР и периодически обновляется.
Как рассчитать среднесписочную численность
Среднесписочная численность указывается на титульном листе отчета 4-ФСС. Также этот показатель вносят в приложение № 5 РСВ страхователи, которые применяют пониженные тарифы.
Среднесписочная численность рассчитывается в соответствии с Приказом Росстата от 26.10.2015 № 498.
Чтобы рассчитать данный показатель для годового отчета, нужно взять данные о численности за каждый месяц и разделить на 12.
Допустим, что в компании среднесписочная численность (ССЧ) с января по ноябрь составляла 4 человека. В декабре численность составила 12 человек.
ССЧ = (4 х 11 + 12) : 12 = 4,67
Полученный результат округляется до 5. Значит, в отчетах по взносам в строке по среднесписочной численности следует указать значение 5.
Также вам могут быть полезными следующие материалы:
Шпаргалка по расчету среднесписочной численности работников
Пошаговый план действий:
- Принять у сотрудника заявление о внесении изменений в кадровые документы с приложением подтверждающих документов (например, свидетельство о регистрации брака, паспорт в случае регистрации брака). Форма не регламентирована.
- Издать приказ о внесении изменений в кадровые документы. Форма не регламентирована.
- Если трудовая книжка ведется в бумажной форме, внести запись об изменении фамилии (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ): на титульном листе одной чертой зачеркните прежние данные и впишите новые. Реквизиты подтверждающих документов укажите на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Их нужно заверить подписью работодателя или уполномоченного им лица, а также печатью организации или кадровой службы (при наличии печати) (п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
- Внести изменения в трудовой договор (по усмотрению работодателя, поскольку такая обязанность не установлена в законе). Внесите эти сведения непосредственно в текст договора либо оформите дополнительное соглашение с указанием в нем новых персональных данных работника, а также даты, с которой изменения вступают в силу.
- Уведомить об изменении фамилии ПФР. Чтобы внести данные о новой фамилии работника на его ИЛС, нужно подать заявление об изменении анкетных данных по форме АДВ-2 (утв. Постановлением Правления ПФР от 27.09.2019 N 485п). Подать это заявление работник может сам либо через работодателя (пп. 2 п. 2 ст. 6, п. п. 1, 2, 3 ст. 9, ст. 14 Закона о персонифицированном учете, п. п. 16, 17 Инструкции о порядке ведения персонифицированного учета, п. 18 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 27.09.2019 N 485п).
- В формах СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ новую фамилию указывайте только после изменения личных данных работника в системе ПФР (пп. 2 п. 2, п. 6 ст. 6, пп. 2 п. 2.2 ст. 11 Закона о персонифицированном учете, п. п. 16, 18 Порядка заполнения формы СЗВ-М, п. п. 2.3.1, 6.3.1 Порядка заполнения сведений персонифицированного учета, п. п. 2, 3 Порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 13.06.2019 N 335п). В противном случае сведения о работнике не будут приняты ПФР из-за несовпадения данных в отчете с данными ИЛС (ст. 17 Закона о персонифицированном учете, п. 38 Инструкции о порядке ведения персонифицированного учета, таблица 7 Формата отчета СЗВ-М, утв. Постановлением Правления ПФР от 07.12.2016 N 1077п, п. 4.1, таблица 44 Приложения 6 к Постановлению Правления ПФР от 06.12.2018 N 507п). Отдельная форма СЗВ-ТД в данном случае не подается.
Получение паспорта РФ
Отсутствие паспорта является административным правонарушением. Каждый гражданин РФ должен получать и менять его в определенные сроки.
Паспорт оформляют в следующих случаях:
- достижение14-летнего возраста;
- получение гражданства РФ;
- утрата(хищения) полученного ранее паспорта.
Документ требуется заменить, если:
- гражданину исполнилось 20 или 45 лет;
- изменились фамилия, имя, отчество, дата или место рождения, пол, внешность;
- документ испорчен – отсутствие листов, нечитаемые данные;
- возникла ошибка в записях;
- недостаточно места для обязательных отметок;
- произошли другие ситуации, предусмотренные законодательством.
Уведомляем работников о структурной реорганизации
Такое уведомление нужно составить в письменной форме в двух экземплярах. На экземпляре работодателя работник должен поставить свою подпись, удостоверив тем самым, что получил уведомление. Также в этом документе необходимо указать причины, вызвавшие изменение наименований структурных подразделений (например, реструктуризация или оптимизация производства).
Заметим, что ТК РФ устанавливает срок, за который необходимо сообщить работнику об изменении условий трудового договора: не менее чем за два месяца, если иное не предусмотрено Кодексом. Иные сроки уведомления предусмотрены следующими нормами ТК РФ:
- ст. 306 — об изменении определенных сторонами условий трудового договора работодатель — физическое лицо в письменной форме предупреждает работника не менее чем за 14 календарных дней. При этом работодатель — индивидуальный предприниматель имеет право изменять определенные сторонами условия трудового договора только в случае, когда эти условия не могут быть сохранены по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда;
- ст. 344 — если изменить условия трудового договора решила религиозная организация, она обязана предупредить работников об этом не менее чем за семь календарных дней.
Шаг 5. Получить загранпаспорт
Примерно через одну-две недели после подачи документов вы сможете получить готовый загранпаспорт. Явиться нужно лично. Ребёнок старше 12 лет, на которого оформлялся паспорт, должен присутствовать при его получении.
Подытожим. Подать на загранпаспорт через Госуслуги несложно. Заявление заполняется дома в комфортной обстановке и без спешки, госпошлина оплачивается онлайн со скидкой 30% для всех: 3 500 или 1 400 рублей за паспорт на десять и на пять лет соответственно, 1 750 рублей — за детский. Приходить в отделение МВД придётся дважды: чтобы предоставить оригиналы документов и сфотографироваться и чтобы забрать паспорт.
Контролировать расходы на связь в поездках за границу, следить за балансом мобильного счёта, подключать и отключать услуги проще всего через приложение Мой МТС.
Как быстро поменять сертификат электронной подписи
Плановая замена подписи не всегда быстрый процесс, поэтому он может повлечь за собой
нежелательные убытки. А как быть, если ваша электронная подпись внезапно перестала работать, а у вас уже
запланированы в скором времени сделки, для которых она необходима? Продолжать работу без сертификата
невозможно, так как это грозит большими штрафами.
Получить электронную подпись можно всего за 1 час. Для этого нужно воспользоваться
услугой «Быстрый старт». Расширение доступно для инструментов работы с электронной подписью
Астрал-ЭТ и 1С-ЭТП.
Быстрый выпуск помогает нашим клиентам избежать штрафов и не останавливать работу
предприятия на длительный срок.
Что потребуется для быстрой смены сертификата электронной подписи:
- Правильно заполненное заявление на изготовление сертификата.
- Упрощённый пакет документов.
Когда СЗВ-М придется отменить или дополнить
Первичный отчет имеет тип «исходная» с кодом «исхд».
Дополняющую форму СЗВ-М (с признаком «доп») организация подает, если кого-то из застрахованных лиц забыли включить в отчет. В этом случае в отчет с кодом «доп» включают только тех физических лиц, сведения о которых добавляют.
Отменяющую форму СЗВ-М (с признаком «отмн») сдают, если в первичный отчет занесли лишних сотрудников (например, тех, кто уже уволен в прошлом периоде) – в неё включают сведения об этих работниках.
Если по каким-либо работникам в отчете допущены опечатки (например, ошибка в ФИО или СНИЛС) то действовать нужно так:
- сформировать отменяющую форму, аннулировав ошибочную запись;
- сформировать дополняющий отчет, сделав запись правильную.
Зачем менять имя организации
Название фирмы – это не только ее «лицо» и узнаваемый бренд, это еще и законодательный акт. Присваивая имя организации, владельцы или учредители фиксируют его в различных законодательных документах, отличая себя таким образом от других юридических лиц. Помимо этого, название несет и психологический посыл.
По каким причинам может понадобиться «перекрестить» организацию:
- Желание руководителей. Если вдруг появилась новая интересная и яркая идея, наилучшим образом отвечающая деятельности организации, с чем согласны все учредители, то почему бы и не изменить устаревшее название?
- Диктуют рыночные тенденции. Экономические условия весьма динамичны, и их изменения могут потребовать и смены курса, что может выражаться в том числе и в названии.
- Реорганизация. Компания слилась с другой, разделилась, изменила направление деятельности – в любом случае старое название уже перестало отражать ее сущность и нуждается в замене.
- Решение суда. Иногда смена названия может быть вынужденной, например, если при его присвоении допущены ошибки либо оно сходно или тождественно с уже имеющимся именем другой организации.
Какова бы ни была причина переименования, производить его следует по одному и тому же алгоритму.
Часто допускаемые ошибки при внесении записи об изменении наименования компании
При внесении записи могут быть допущены следующие ошибки:
- Проставление в колонке 1 порядкового номера записи. Согласно Инструкции нумеруются только записи, содержащие сведения о работе: приеме, переводе, присвоении новой специальности и увольнении.
- Проставление в колонке 2 даты внесения записи или даты изменения названия организации — в данном случае дата переименования будет указана в колонке 3.
- Заверение внесенной записи печатью — печать организации ставится только при увольнении работника.
Данные ошибки не являются грубыми, и поэтому при их допущении исправлений не производится.
К грубым ошибкам, которые нужно исправить, относятся следующие:
- фактическая ошибка в наименовании старого или нового названия организации;
- ошибка в дате переименования организации;
- ошибка в записи об основании для внесения изменений.
Эти ошибки необходимо исправить сразу после их обнаружения.
Порядок внесения изменений в трудовой договор
В случае смены работником фамилии измененные сведения можно включить непосредственно в текст действующего трудового договора (письма Роструда от 20.07.2021 № ПГ/19821-6-1, ГИТ в г. Москве от 13.12.2021 № 77/7-40612-21-ОБ/10-43530-ОБ/18-661).
Запись новой фамилии осуществляется путем зачеркивания прежней фамилии. Новая фамилия может быть указана на свободном месте над строкой. Корректировка заверяется подписями работника и работодателя.
Однако на практике более удобный и привычный способ — составление дополнительного соглашения к трудовому договору.
Подключайте сервис Такском-КЭДО для быстрого информирования сотрудников об изменениях в локальных нормативных актах организации.
Изменения в личной карточке работника
В личную карточку по форме Т-2 корректировки вносятся путем зачеркивания ошибочного текста (старой фамилии, имени, отчества) и указания исправленного текста (новой фамилии, имени, отчества). Зачеркивание производится чертой таким образом, чтобы можно было прочитать ошибочный текст.
В разделе 10 «Дополнительные сведения» личной карточки Т-2 можно сделать пометку о причинах внесения исправлений:
«Фамилия „Разумовская“ изменена на „Синицина“ в связи с вступлением Разумовской Елены Павловны в брак с Синициным Владимиром Леонидовичем (Свидетельство о заключении брака от 01.10.2021 V-АУ № 553312, выданное отделом записи актов гражданского состояния Невьянского района Свердловской области Российской Федерации). Исправлено 09.10.2021 специалистом по кадрам Кротовой А.Б.».
Как добавить сотрудника?
Корректировка СЗВ-М: добавить сотрудника без штрафа возможно. Форма предусматривает дополнительную функцию, когда можно вернуть упущенного работника и заполнить документ правильно. Очень частые ошибки, совершаемые бухгалтерами — это:
- Вовремя не сдана заполненная форма;
- Работник (один или несколько) были пропущены в документе;
- Была допущена 1 или более ошибок, подлежащих исправлению.
Работник же может быть не включен в общий список по следующим причинам:
- Увольнение пришлось на 1 число месяца;
- Трудовой договор был заключен в последний рабочий день месяца, когда форма была уже сдана;
- Не попал по иным причинам (по ошибке не указали и так далее).
Штраф за корректировку СЗВ-М не будет, если все данные будут исправлены и дополнены в назначенный срок. Поле 3 содержит наименования, среди которых можно выбрать, что сведения дополнительные. А внизу есть таблица, куда идут застрахованные сотрудники, не включенные в предыдущий документ. 1 С легок в использовании, а поэтому бояться нечего, если все учесть и заметить вовремя. Документация сдается в государственные органы в двух видах:
- Письменном;
- Электронном.
Поэтому, при подаче дополнительной СЗВ-М штрафа за дополняющие сведения может и не быть. Главное здесь наблюдать: пришлет ПФР запрос на уточнение или же не пришлет. После этого, нужно очень внимательно проверить страховой стаж работающих, а также их данные, внесенные в программу (даже если это не 1С). Все абсолютно программы и электронные системы рано или поздно дают сбои.
Когда СЗВ-М придется отменить или дополнить
Первичный отчет имеет тип «исходная» с кодом «исхд».
Дополняющую форму СЗВ-М (с признаком «доп») организация подает, если кого-то из застрахованных лиц забыли включить в отчет. В этом случае в отчет с кодом «доп» включают только тех физических лиц, сведения о которых добавляют.
Отменяющую форму СЗВ-М (с признаком «отмн») сдают, если в первичный отчет занесли лишних сотрудников (например, тех, кто уже уволен в прошлом периоде) – в неё включают сведения об этих работниках.
Если по каким-либо работникам в отчете допущены опечатки (например, ошибка в ФИО или СНИЛС) то действовать нужно так:
- сформировать отменяющую форму, аннулировав ошибочную запись;
- сформировать дополняющий отчет, сделав запись правильную.
Такие правила следуют из постановления Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п.