Компенсация ГСМ: что это такое, кому и как ее выплачивают

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация ГСМ: что это такое, кому и как ее выплачивают». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Бухгалтерский и налоговый учет

2. Использование личного транспорта в служебных целях

3. Учет стоимости топлива в расходах у заказчика (отправителя) при применении ОСН

4. Не является ли реализацией для целей НДС обеспечение перевозчика топливом?

5. Распространенная ошибка при исчислении суммы

6. Договор оказания транспортных услуг

7. Учет компенсации при расчете прибыли предприятия

8. В какой сумме устанавливают компенсации сотруднику

9. Особенности возмещения расходов при использовании в работе своей машины

10. Документальное оформление компенсации за ГСМ сотруднику при использовании личного автомобиля

Издержки на ГСМ относятся к производственным, общехозяйственным или коммерческим затратам организации в зависимости от вида трудовой деятельности сотрудника, поэтому компенсация ГСМ — это работа и обязанность сотрудников бухгалтерии. Расходы они признают полностью и отражают проводками.

Бухгалтерский и налоговый учет

Дебет	Кредит	Операция
20, 25, 26, 44	73	Компенсация начислена и учтена в расходах
73	50, 51	Выплачено возмещение издержек

Компенсировать затраты работнику можно и в конверте. Это до сих пор популярно в организациях, но рискованно.

Какие налоги. С выплат работнику фирма не платит НДФЛ, страховые взносы. Выплаты нельзя учесть в расходах по налогу на прибыль. Но чтобы получить наличные средства, фирма рискует и несет расходы. Кто-то получает наличные от выплат дивидендов, и это дополнительные 13 или 15 % налога. Кто-то сотрудничает с фирмами-однодневками, что чревато налоговыми претензиями и блокировкой расчетного счета службой банка по 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов. »

При этой схеме работы документы с работником часто не оформляют. А если оформляют, то не упоминают в официальных документах фирмы разъездной характер работы сотрудника и его автомобиль. Чтобы работник, получив наличку, не пошел потом в суд с требованием о выплате ему официальной компенсации за использование личного авто.

Использование личного транспорта в служебных целях

Автор: Шадрина Т., эксперт журнала

В предыдущих номерах нашего журнала тема использования личного имущества работника в служебных целях освещалась на раз. В этой статье более подробно рассмотрим эксплуатацию личного автомобиля. Необходимость его использования может возникнуть уже в процессе работы, а может оговариваться при приеме на работу. В любом случае использование личного автомобиля в служебных целях должно быть оформлено надлежащим образом. Кроме того, работник вправе рассчитывать на компенсацию за использование, износ (амортизацию) автомобиля. Расскажем, какие документы нужно оформить и в каком случае работнику полагается компенсация.

Есть два способа оформления использования личного автомобиля работником в служебных целях:

1. В трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему предусматривается возможность использования имущества работника и определяется размер компенсации за использование, износ, амортизацию.

Рассмотрим эти варианты подробнее.

Сначала предприниматель должен документально подтвердить, что никаких технических причин для перерасхода нет. Для этого необходимо проверить узлы и агрегаты, работа которых влияет на расход ГСМ. Если на предприятии существует своя ремонтная база или в штате имеются соответствующие специалисты, то провести обследование и оформить заключение смогут они. В противном случае целесообразно обратиться в автосервис, который также может документально подтвердить отсутствие на автомобиле неисправностей и конструктивных особенностей, влияющих на расход топлива. Если будет установлено, что «пережог» мог быть вызван техническими причинами, привлекать к ответственности водителя, разумеется, нельзя.

Далее. Если автомобиль исправен, необходимо проверить, не является ли перерасход результатом конкретных дорожных условий его эксплуатации. Особенно это актуально для автомобилей, находящихся в интенсивной эксплуатации, и «возрастного» транспорта (например, автомобили специальных служб, общественный транспорт, транспорт экспедиционных компаний и т.д.). Как правило, их расход ввиду изношенности всех систем редко соответствует нормативному. Поэтому здесь никак не обойтись без так называемого «контрольного заезда (замера)». Для его проведения за управление автомобилем либо рядом с водителем садится незаинтересованное лицо, замеряются данные спидометра и уровень топлива в баке. Затем автомобиль выезжает и в течение 3-4 часов эксплуатируется в дорожных условиях (они должны быть аналогичны тем, в которых он используется обычно). После этого данные спидометра и топливного бака измеряются вновь и фактический расход сравнивается с нормативным.

В результате может оказаться, что конкретный автомобиль действительно расходует топлива больше, чем это предусмотрено нормативом. В таком случае предпринимателю придется либо увеличить нормативы, либо принять факт перерасхода как данность, на которую повлиять невозможно. Из необходимости проведения проверки обоснованности норм расхода исходит и существующая судебная практика (решение Советского районного суда г. Омска от 02.06.2009 по иску С. к муниципальному унитарному предприятию города Омска (номер неизвестен); решение Устиновского районного суда г. Ижевска Удмуртской Республики от 19.12.2011 по делу № 2-503/11).

Документы для подтверждения статуса компенсаций для денежных средств:

Трудовой договор (или приложение к нему) с соглашением о привлечении транспортного средства работника к использованию в интересах предприятия.
Свидетельство о регистрации автомобиля (копия).
Финансовые документы о затратах на приобретение ГСМ (чеки, накладные).
Путевые листы или записи в «Журнале поездок по служебной необходимости» (если в договоре нет фиксированной суммы ежемесячной компенсации). В таких документах всегда указываются реквизиты компании, как и в любом первичном документе.

Компенсация сотрудникам, использующим личный транспорт, может быть произведена только после заключения соглашения, в котором работодатель и работник письменно оговаривают, что личное авто работника будут задействовать для выполнения служебных обязанностей. Есть два варианта, как оформить компенсацию ГСМ:

Соглашение входит в трудовой договор.
Соглашение об использовании автотранспорта оформляют отдельным документом.

Второй вариант более приемлем. Если условия соглашения перестают устраивать одну из сторон (подорожал бензин, изменилась марка автомобиля и пр.), договор компенсации ГСМ легче перезаключить.

Учет стоимости топлива в расходах у заказчика (отправителя) при применении ОСН

Учитываемые расходы должны быть обоснованными (экономически оправданными), документально подтвержденными и направленными на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если перевозка заказывается для предпринимательских целей (в рамках какого-либо направления предпринимательской деятельности заказчика (отправителя)), то и расходы по обеспечению перевозчика топливом для такой перевозки по общему правилу отвечают критериям обоснованности (экономической оправданности) и направленности на получение дохода.

Понятно, что сам факт перевозки должен быть подтвержден соответствующими документами (транспортная накладная, товарно-транспортная накладная).

Но важно также подтвердить, что топливо, которым заказчик (отправитель) обеспечил перевозчика, соответствует тому количеству и виду топлива, которое необходимо перевозчику для осуществления конкретной перевозки по договору с заказчиком (отправителем).

По нашему мнению, для этих целей необходимо следующее:

1. В договоре между заказчиком (отправителем) и перевозчиком должно быть четко зафиксировано, что заказчик (отправитель) обеспечивает перевозчика необходимым для перевозки топливом, исходя из модели (марки) транспортного средства, нормы расхода топлива и протяженности маршрута перевозки (т.е. обеспечение перевозчика топливом должно быть договорной обязанностью заказчика (отправителя)). В части норм расхода топлива следует ориентироваться на указанные в документации по конкретной модели (марке) транспортного средства показатели.

2. По реализованному топливу продавец топлива выставляет заказчику (отправителю) счет-фактуру и накладную. Но заказчику (отправителю) во взаимоотношениях с продавцом топлива следует предусмотреть обязанность последнего документировать и предоставлять реестр заправленных транспортных средств (по моделям (маркам) и государственным номерам), для того, чтобы заказчик (отправитель) в последующем мог подтвердить, какие конкретно транспортные средства были заправлены топливом. Такая конкретика по заправленным транспортным средствам может содержаться как в выставляемых продавцом топлива накладной и счете-фактуре, так и в отдельном документе (реестр, перечень, список и т.д.). И тот, и другой вариант покажет, что топливом были заправлены именно транспортные средства контрагента-перевозчика.

3. Безусловно, должен быть зафиксирован расход топлива по каждой конкретной перевозке (исходя из модели (марки) транспортного средства, нормы расхода топлива и протяженности маршрута перевозки).

Это может быть реализовано в акте, составленном между заказчиком (отправителем) и перевозчиком.

Для этих целей подойдет и путевой лист, содержащий сведения о расходе топлива по конкретной перевозке. Поскольку по общему правилу оригинал путевого листа остается у перевозчика (владельца автотранспорта), можно предусмотреть предоставление заказчику (отправителю) его заверенной копии.

4. Учитывая, что продавец топлива выставляет накладную и счет-фактуру по реализованному топливу в адрес заказчика (отправителя) (а это, собственно, и обеспечивает эффективность анализируемого варианта для целей оптимизации налогообложения), по внутреннему учету заказчику (отправителю) следует составлять документ об отпуске/списании топлива на сторону – перевозчику. Это может быть, например, накладная на отпуск материалов на сторону по форме № М-15 (в исходном варианте или, возможно, созданный на ее основе модифицированный вариант). Для правильного отражения сути операции, считаем, на такой накладной возможно поставить отметку (штамп) «не является реализацией».

При соблюдении вышеперечисленных условий требования обоснованности (экономической оправданности), документальной подтвержденности расходов и их направленности на получение дохода, по нашему мнению, будут выполнены.

Напротив, неподтвержденность расходования топлива именно транспортными средствами перевозчика при перевозке в интересах заказчика (отправителя) может повлечь отказ в признании расходов заказчика (отправителя) по приобретенному топливу. Об этом, в том числе, свидетельствует судебная практика (см., например: Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 20.01.2016 № Ф01-5000/2015 по делу № А31-6256/2014).

Отметим, что нормирование расходов, предусмотренное пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ и Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (ред. от 09.02.2004), в рассматриваемом случае не применяется, поскольку такое нормирование установлено для компенсации за использование для служебных поездок личного транспорта. Обеспечение же топливом транспортных средств контрагента-перевозчика под это нормирование не подпадает.

Не является ли реализацией для целей НДС обеспечение перевозчика топливом?

Пожалуй, самое «тонкое место» рассматриваемого варианта.

Понятно, что если признавать обеспечение перевозчика топливом реализацией для целей НДС, то эффект оптимизации налогообложения теряется.

Попробуем разобраться.

Согласно п. 1 ст. 39 НК РФ реализацией товаров, работ или услуг организацией или индивидуальным предпринимателем признается соответственно передача на возмездной основе (в том числе обмен товарами, работами или услугами) права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу, а в случаях, предусмотренных НК РФ, передача права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, оказание услуг одним лицом другому лицу – на безвозмездной основе.

При этом в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ реализация, в том числе безвозмездная, признается объектом налогообложения по НДС.

С одной стороны, перевозчик получает топливо для осуществления перевозки в интересах заказчика (отправителя) и обязан отчитаться по израсходованному для этой цели топливу. Как мы обосновали выше, в данном случае у перевозчика нет ни экономической выгоды, ни безвозмездного получения топлива в собственных интересах.

Обеспечение топливом в данном случае схоже с передачей давальческих материалов (хотя полной аналогии нет – см. выше). Для сравнения – передача давальческих материалов не признается реализацией и, соответственно, НДС не облагается.

С другой стороны, топливо никак не индивидуализируется, а заправляется в «общий бак» транспортного средства перевозчика, смешиваясь, возможно, с уже находящимся там топливом. Какое конкретно топливо перевозчик израсходовал для осуществления перевозки в интересах заказчика (отправителя), а какое у него осталось – разобраться невозможно (собственно говоря, то же самое иногда происходит и с давальческими материалами, но для последних это нестандартная ситуация, а для топлива – норма). Оставшееся топливо – это уже собственность перевозчика. А где передача собственности, там и реализация.

Тем не менее, по нашему мнению, обеспечение перевозчика топливом в рассматриваемом варианте не является реализацией для целей НДС, поскольку правовая и экономическая суть данной операции заключается не в передаче права собственности на топливо, а в обеспечении транспорта необходимым ресурсом для осуществления перевозки в интересах заказчика (отправителя). Примерно то же самое происходит, когда подрядчик выполняет работу на объекте заказчика, а последний, в силу договорной обязанности, обеспечивает подключение инструментов и оборудования подрядчика к своей электросети.

Подчеркнуть такую суть операции позволят следующие моменты:

1. Прописывая в договоре обязанность заказчика (отправителя) обеспечивать перевозчика необходимым для перевозки топливом и обязанность перевозчика отчитываться перед заказчиком (отправителем) по израсходованному топливу, важно предусмотреть границы и последствия целевого/нецелевого расходования топлива. Перевозчик должен либо возвратить неизрасходованное топливо (рассчитанное исходя из модели (марки) транспортного средства, нормы расхода топлива и протяженности маршрута конкретной перевозки), либо возместить заказчику (отправителю) его стоимость (кстати, в последнем случае как раз и возникнет реализация топлива для целей НДС).

Такой на первый взгляд гражданско-правовой момент еще раз подчеркнет в налогово-правовой квалификации предназначенность топлива для конкретных перевозок в интересах заказчика (отправителя).

2. Как мы уже отметили выше, в накладной на передачу топлива на сторону (перевозчику) возможно проставить отметку (штамп) «не является реализацией». Конечно, сама по себе отметка не меняет сути операции, но иногда для убеждения полезно вот так вот «в лоб» назвать вещи своими именами.

Распространенная ошибка при исчислении суммы

Ошибка № 1. Величина возмещения расходов за использование сотрудником собственного ТС устанавливается на месячный период. При фактическом отсутствии лица в связи с отпуском или болезнью транспорт не эксплуатируется, затраты не возмещаются, если иное не установлено договором. В том случае, когда работнику сумма затрат по условиям договора не пересчитывается, выплата производится полностью.

Ошибка 1. Компенсация трат, которые связаны с эксплуатацией сотрудником своего автомобиля на работе, предоставляется не всегда.

Так, довольно типичной является ситуация, когда, владелец авто (сотрудник организации) систематически использует свою машину на работе, не известив об этом нанимателя и никак не оформив. При данных обстоятельствах наниматель не должен и не будет компенсировать никакие траты данному сотруднику (включая по ГСМ, техосмотру либо ремонту).

Договор оказания транспортных услуг

Используется гораздо реже – в основном, если на личном транспорте осуществляется перевозка грузов. Представим компанию по организации квартирных переездов. Вместо того чтобы приобретать автомобиль или брать его в аренду, она могла бы заключить с грузчиком, имеющим в собственности нужный автомобиль, договор на оказание транспортных услуг.

Таким образом, грузчик выполнял бы свои непосредственные обязанности (погрузку и разгрузку) в рамках трудового договора. И уже в частном порядке оказывал бы услуги по перевозке этих грузов из точки А в точку Б. Однако для этого ему пришлось бы оформить ИП, ведь предпринимательская деятельность без регистрации в РФ запрещена.

Учет компенсации при расчете прибыли предприятия

Предприятия имеют право учесть затраты по выплате компенсации в составе расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль. Суммы относятся к прочим расходам, учитываемым при налогообложении (пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ). Компенсация также учитывается при расчете налогооблагаемой базы по единому налогу при использовании упрощенного режима (пп.12 п.1 ст. 346.16 НК РФ).

При учете расходов ⇓

Включение затрат эксплуатации легкового автомобиля производится в размере нормируемых расходов, грузового транспорта – в полной сумме компенсации.
Компенсация ГСМ отдельно в состав не включается. По мнению ИФНС, компенсация включает затраты на ГСМ.
Сумма компенсации за дни простоя, в которые не эксплуатировался транспорт, не включаются.
Подтверждением фактической эксплуатации транспорта служат путевые листы, выписываемые при передвижении транспортного средства.
Включаются только суммы, фактически выплаченные лицу.

Компенсационные выплаты (компенсация за использование автомобиля и суммы возмещения расходов, связанных с его использованием) не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных действующим законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ, ст. 188 ТК РФ).
Ситуация: обязана ли организация применять нормы, предусмотренные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, при расчете НДФЛ с компенсации за использование личного автомобиля?

Ответ: нет, не обязана.

От НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат (в пределах норм), установленных в соответствии с законодательством и связанных с исполнением трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ). Главой 23 Налогового кодекса РФ нормы компенсации за использование личного автомобиля сотрудника не установлены. Поэтому в данной ситуации организации следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ.

Статья 188 Трудового кодекса РФ, которая обязывает организацию выплатить сотрудникам компенсации за использование личного имущества, не содержит никаких ограничений в отношении их размеров. В ней сказано лишь, что размер возмещения расходов, связанных с использованием имущества сотрудника, определяется по соглашению сторон трудового договора. Таким образом, компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника не нужно облагать НДФЛ в пределах суммы, указанной в письменном соглашении между сотрудником и работодателем.

При этом организация должна документально подтвердить обоснованность назначения и размер компенсации за использование личного автомобиля сотрудника, а также факт осуществления им расходов. В частности, нужно иметь документы:

подтверждающие необходимость организации в использовании автомобиля сотрудника;
свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику (например, копию паспорта транспортного средства (ПТС));
обосновывающие расчет суммы компенсации (например, приказ о назначении компенсации). Размер компенсации определяйте применительно к каждому сотруднику исходя из марки и цены топлива за литр, расхода топлива на 100 км, количества рабочих дней в месяце, пробега автомобиля;
подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации (например, приказы, путевые листы);
авансовые отчеты, кассовые чеки и т. д.

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 28 июня 2012 г. № 03-03-06/1/326, от 24 марта 2010 г. № 03-04-06/6-47, от 23 декабря 2009 г. № 03-04-07-01/387 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 27 января 2010 г. № МН-17-3/15).

Подтверждает указанный подход арбитражная практика (см., например, постановления Президиума ВАС РФ от 30 января 2007 г. № 10627/06, ФАС Уральского округа от 18 марта 2008 г. № Ф09-511/08-С2, Северо-Кавказского округа от 17 апреля 2007 г. № Ф08-4799/2006, Поволжского округа от 19 августа 2008 г. № А06-6865/07, от 10 апреля 2007 г. № А72-7503/06-7/283, Северо-Западного округа от 23 января 2006 г. № А26-6101/2005-210).

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с суммы компенсационных выплат (компенсации за использование автомобиля и суммы возмещения расходов, связанных с его использованием), если сотрудник управляет автомобилем, который оформлен на другое лицо?

В какой сумме устанавливают компенсации сотруднику

Размер возмещения сотруднику за личное авто не регламентирован на законодательном уровне. Статья 188 ТК РФ указывает, что условия о компенсации за использование транспорта стороны трудового договора согласовывают самостоятельно. Договориться следует:

о выплатах за эксплуатацию транспорта в служебных целях;
обязанности платить за амортизацию транспортного средства;
издержках на покупку топлива и иных материалов;
суммах возмещения на ремонт, который потребовался в результате использования личного имущества в рабочее время.

По первой и второй позициям целесообразно установить платежи в фиксированном размере, но в законодательстве не прописана такая обязанность сторон.

Расходы на ГСМ и ремонт следует компенсировать в фактически понесенных объемах. Дополнительно стоит указать, как работнику подтвердить расходы на топливо и ремонт автомобиля, какие предоставить подтверждающие документы, в каких случаях расчет компенсации ГСМ не ведется и возмещение не положено.

Особенности возмещения расходов при использовании в работе своей машины

Для начала нужно помнить, что компенсируют такие расходы только тем, кто активно использует в своей работе автомобиль. Это касается как командировок, так и разъездов в течение рабочей смены.

Для того чтобы получить компенсацию, необходимо написать работодателю заявление. К нему необходимо приложить все документы на машину. Придется составлять путевки (Минфин все – таки на этом настаивает) и собирать чеки на все понесенные расходы.

Окончательную сумму денежного возмещения за понесенные затраты определяет руководитель организации по согласованию с работником.

Для того чтобы использовать свою машину в работе и получать компенсацию, необходимо издать приказ.

Если автомобиль зарегистрирован не на работника, а на другое лицо, то его можно использовать по доверенности. На компенсацию это никак не повлияет.

Ошибка:

Человек добирается до своей работы около 1,5 часов, столько же времени уходит на возвращение домой. Он претендует на получение компенсации за использование машины в интересах работодателя.

Комментарий:

Работодатель не отвечает за то, насколько далеко от работы проживает сотрудник. И в обязанности нанимателя не входит компенсация расходов работников на то, чтобы добраться до места работы.

Ошибка:

Предприятие заключило договор с сотрудником о безвозмездной аренде его автомобиля с целью избежания налогообложения.