Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кассовые операции: организация работы и учет». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Лимит расчетов наличными в сумме 100 тыс. руб. в рамках одного договора распространяется на платежи между субъектами предпринимательской деятельности, то есть индивидуальными предпринимателями и организациями между собой. С физическими лицами, не являющимися предпринимателями, лимит наличных расчетов не действует, так же как и при выдаче работникам из кассы подотчетных сумм, зарплаты и других социальных выплат.
Ограничение наличных расчетов
Если вы оплачиваете товары или услуги наличными деньгами, то можете выдать подотчетному лицу любую сумму для оплаты, при условии, что лимит в 100 тыс. рублей в рамках одного договора будет сохраняться. Например, вы направили своего менеджера по разным адресам: купить материалы для производства, оплатить какие-либо услуги, заказать выполнение работ. Если по каждой из этих сделок сумма не превышает 100 тыс. рублей, то вы можете выдать ему до 300 тыс. рублей.
Другое дело – насколько безопасно перевозить и рассчитываться крупной суммой наличных денег? Безналичные расчеты и более выгодны (нет комиссии банка при обналичивании), и более безопасны.
Как изменились правила приема-выдачи денежных средств?
Согласно новой редакции пп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У кассир при приеме денежных банкнот теперь обязан удостовериться в их платежеспособности.
Напомним, признаки платежеспособности банкнот (монет) приведены в Указании ЦБ РФ от 26.12.2006 № 1778-У. Согласно данному документу платежеспособными признаются банкноты и монета ЦБ РФ, имеющие силу законного средства наличного платежа на территории РФ (в том числе изымаемые из обращения), не содержащие признаков подделки, без повреждений или с повреждениями следующего характера:
-
банкноты загрязнены, изношены, надорваны, имеют потертости, небольшие отверстия, проколы, посторонние надписи, пятна, оттиски штампов, утратили углы, края;
-
монета имеет мелкие механические повреждения.
Использование ККМ в 2021 году
Есть те компании, которые вправе их не применять. Обычно это организации, расположенные в сельской или труднодоступной местности, продающие религиозные предметы, оказывающие услуги в области образования, спорта, физкультуры, творчества, предоставления парковки, коммунальщики. Полный их список приведен в ФЗ № 54.
Остальные же юрлица обязаны подключать онлайн-ККТ для ведения деятельности, разбираться в нюансах оформления первичных документов по кассе, а также:
- отвечать на запросы ИФНС в течение 3 дней с момента их поступления в личный кабинет;
- сообщать, что они не используют ККМ и/или выявили ее неисправность – в тот же срок;
- уведомлять об обнаруженных нарушениях и о своем несогласии с найденными расхождениями – на протяжении рабочей смены, не позже.
Все передаваемые данные следует подтверждать усиленной квалифицированной ЭЦП, убеждаясь, что ИНФС ее получила и разместила квитанцию о приеме. На физическом носителе подача тоже возможна – его следует направлять в налоговую.
Порядок ведения кассовых операций ИП в 2020 году
Индивидуальные предприниматели ведут кассовые операции по упрощенному порядку. Указание ЦБ установило упрощенный порядок кассовых операций для малых предприятий и индивидуальных предпринимателей. Что это значит?
ИП и малые предприятия могут работать без лимита кассы и держать столько налички, сколько удобно. Но они могут сделать это для себя и договориться с банком об инкассации, чтобы не хранить всю наличку в компании.
Некоторые индивидуальные предприниматели, в связи с особенностями режима налогообложения или сферы деятельности ведут учет доходов и расходов или физических показателей. Такие фирмы могут не оформлять приходные и расходные кассовые ордеры и забыть о кассовой книге.
Однако если предприниматель ведет книгу учета расходов и доходов, он должен подтверждать получение выручки и оплату расходов первичными документами. Тогда ему все-таки нужно составлять приходные и расходные кассовые ордера.
Относится ли ваша компания к СМП легко проверяется на сайте ФНС.
ОРГАНИЗАЦИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В КОММЕРЧЕСКОМ БАНКЕ
Кассовые операции играют большую роль в деятельности коммерческого банка, позволяя обслуживать клиентов и удовлетворять их потребности в наличных денежных средствах, рублях и иностранной валюте.
Общий порядок ведения кассовых операций кредитными организациями регламентируется Банком России, осуществляющим эмиссию и регулирование денежного обращения. Основной документ по организации кассовой работы — Положение Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правил хранения, перевозки и инкассации банкнот и монет Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации» (далее — Положение № 318-П). Основываясь на этом документе, кредитная организация разрабатывает внутреннее положение о кассовом подразделении и должностные инструкции кассовых работников.
Кредитные организации могут осуществлять кассовые операции, к которым относят: прием, выдачу, размен, обмен, обработку, включающую в себя пересчет, сортировку, формирование, упаковку наличных денег. Эти операции проводят с юридическими лицами, находящимися на обслуживании в кредитной организации, и физическими лицами.
Проведение кассовых операций
Практически во всех кассах банка есть вывеска: — «Считайте деньги не отходя от кассы». И это правильно. Считается, что если клиент отошёл от кассы, то он уже мог купюры подменить, заменить, объединить с непроверенными и т.д… Доказать обратное вам уже не удастся. Поэтому стоит соблюдать «негласный» ритуал при проведении кассовых операций, а именно:
- Подходите к кассовому окошечку, и если кассир не убрал еще со стола деньги от предыдущей операции или разговаривает по телефону, то не торопитесь подавать свои документы и деньги;
- Подаете жетон, или приходно-расходные документы и паспорт для проверки;
- Только затем, если операция по приходу проведена, подавайте деньги;
- Во избежание недоразумений внимательно наблюдайте за процедурой пересчета денег и проверкой платёжеспособности купюр.
- При получении денег из кассы, не отходя от кассы, пересчитайте наличность. Не стесняйтесь это делать – деньги любят счет, даже если кассовый работник производил пересчет выдаваемых купюр на глазах у вас.
- Сомнительные, поврежденные или расписанные чернилами купюры просите заменить или проверить их подлинность через аппарат для проверки денег.
- Получая крупную сумму не отходя от кассы проверяйте подлинность купюр на своем аппарате или требуйте сделать такую проверку кассира на ваших глазах. Особенно это касается купюр крупного номинала. Кассир это обязана сделать по вашей просьбе. В некоторых банках предоставляют даже аппарат для вашей проверки.
- Если выдача денег сопровождалась проведением записи в сберегательной книжке, то, также, не отходя от кассы, проверьте – соответствует ли сумма, которую провели по сберкнижке сумме полученных/сданных денег.
Прием денежной наличности в приходную кассу банка производится по объявлениям на взнос наличными. Операционный работник проверяет правильность заполнения объявления на взнос наличными, отражает сумму денег в кассовом журнале по приходу и передает его в кассу. Кассовый работник подписывает это объявление, квитанцию и ордер к нему, ставит печать на квитанции и выдает ее вносителю денег. Объявление на взнос наличными кассовый работник оставляет у себя, ордер к объявлению возвращает операционному работнику для зачисления указанной суммы на счет сдатчика наличных денег.
В случаях установления кассовым работником расхождения между суммой сдаваемых денег и суммой, указанной в объявлении на взнос наличными, и при обнаружении неплатежных или сомнительных денежных знаков объявление на взнос наличными переоформляется на фактически вносимую сумму денег. В конце операционного дня кассовый работник на основании приходных документов составляет справку о сумме принятых денег и количестве поступивших в кассу денежных документов и сверяет сумму по справке с суммой фактически принятых им денег. Указанные в справке кассовые обороты сверяются с записями в кассовых журналах операционных работников.
Денежная наличность, принятая в кассу в течение операционного дня, вместе с приходными документами и справкой о сумме принятых денег и количестве поступивших в кассу денежных документов сдается заведующему кассой под расписку в книге учета принятых и выданных денег (ценностей).
Все поступившие в течение операционного дня наличные деньги должны быть оприходованы в операционную кассу и зачислены на соответствующие счета клиентов в тот же рабочий день. Если деньги приняты банком от клиентов а вечернюю кассу в послеоперационное время, то они зачисляются на соответствующие счета клиентов кредитной организации не позднее следующего рабочего дня.
Выдача наличных денег организациям происходит по денежным чекам. Для получения наличных денег клиент предъявляет денежный чек операционному работнику. После соответствующей проверки ему выдается контрольная марка от денежного чека для предъявления в кассу. Получив денежный чек, кассовый работник еще раз проверяет его реквизиты, выдает деньги получателю и подписывает чек.
В конце операционного дня кассовый работник сверяет сумму полученных им под отчет денег от заведующего кассой с суммами, указанными в расходных документах, и фактическим остатком денег, составляет справку о сумме выданных денег и полученной сумме под отчет, подписывает ее и приведенные в ней кассовые обороты сверяет с записями в кассовых журналах операционных работников. Сверка оформляется подписями кассового работника в кассовых журналах и операционных работников.
Остаток наличных денег и расходные кассовые документы, отчетную справку кассовый работник сдает под расписку в книге учета принятых и выданных денег (ценностей) заведующему кассой. При выполнении приходных и расходных операций одним кассовым работником составляется сводная справка о кассовых оборотах.
На приходных и расходных кассовых ордерах проставляются обязательные реквизиты: дата, фамилия, имя, отчество клиента, номер счета в банке; прописью сумма денег, подлежащая зачислению на счет или списанию со счета; подписи клиента, операционного работника, кассового работника.
Прием денег за коммунальные услуги, налоговые и другие платежи производится по извещениям и квитанциям установленной формы. Операции по приему и выдаче наличных денег со счетов по вкладам граждан подтверждаются соответствующей записью во вкладной книжке, остающейся у клиента.
После совершения операции по приему коммунальных и других платежей кассовый работник проставляет на квитанции, возвращенной клиенту, оттиск штампа контрольно-кассового аппарата. По окончании операций с наличными деньгами и другими ценностями кассовые работники сдают заведующему кассой имеющуюся у них денежную наличность вместе с кассовыми документами и справками.
Заведующий кассой, приняв деньги, справки и документы от кассовых работников, проверяет, заверены ли операционными работниками суммы кассовых оборотов, указанные в справках, соответствуют ли количество и сумма сданных кассовыми работниками документов и денег данным справок. Затем заведующий кассой поданным справок кассовых работников составляет сводную справку о кассовых оборотах за день, сверяет итоги сводной справки о кассовых оборотах с данными бухгалтерского учета и заверяет ее подписью главного бухгалтера.
После сверки кассовых оборотов за день заведующий кассой записывает в книгу учета денежной наличности и других ценностей общую сумму прихода и расхода денег и выводит в ней остаток денежной наличности в операционной кассе, а также остаток других ценностей на начало следующего дня, которые заверяются подписями должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей.
Для обеспечения бесперебойного снабжения клиентов наличными деньгами коммерческим банкам устанавливается сумма минимально допустимого остатка наличных денег в операционной кассе на конец дня. Фактический остаток денег в кассе не должен быть ниже установленного.
Виды внутрибанковского контроля
Существует два вида внутрибанковского контроля.
Рисунок 2. Виды внутрибанковского контроля. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
Текущий внутрибанковский контроль должен осуществляться ежедневно, в процессе выполнения банковских операций, затрагивая каждый участок, причастный к осуществлению операций.
В ходе осуществления текущего внутрибанковского контроля, специалист должен полагаться на нормативные документы, а так же правила осуществления банковских операций.
Ответственным за исполнение кассовых операций, лицам, в коммерческом банке необходимо выполнять контроль над правильностью и точностью заполнения всех необходимых для выполнения операции документов.
Все документы, которые предоставляются специалисту для выполнения той или иной операции, должны быть проверены на предмет целевого назначения денежных средств клиента по этому документу.
Довольно таки особое внимание уделяется организации текущего внутрибанковского контроля, при осуществлении операций с денежной наличностью клиентов. Более значительное место уделяется расходным операциям банка в сторону клиента.
В данном случае три специалиста будут ответственными за проведение таких операций:
- исполнитель операции,
- контролер,
- кассир.
Главная задача организации контроля на участке кассового узла банка сводится к тому, чтобы предупредить исполнение расчетов по неправильно заполненным расчетным документам, до момента проверки их ответственным за исполнение данных операций лицом.
Контролер здесь выполняет задачу осуществления проверки достоверности и точности оформления каждого кассового документа.
Не маловажное место в процессе осуществления внутрибанковского контроля в банке отводится точной организации второго вида контроля – последующего контроля.
Главной целью последующего контроля является постоянная проверка всех имеющихся направлений учетно-операционной работы в период уже после совершения банковских операций.
Организация последующего контроля в банке должна выполнять следующие задачи:
- Осуществление проверки бухгалтерского учета операций, а так же проведение самого документооборота;
- Подтверждение точности осуществления специалистами банка учетно-операционного аппарата, обязанностей, возложенных на них;
- Осуществление проверки верности и законности осуществления и оформления операций.
Документальное оформление кассовых операций
При поступлении наличности используются кассовые ордера, заполняемые по ф. 0310001; при расходе — расходные ордера по ф. 0310002. При этом ИП могут не оформлять кассовые документы (ордера) и регистры (кассовую книгу), как упомянуто в пп. 4.1, 4.6 Указания.
Оформление кассовых документов возлагается на главбуха, а также на бухгалтера, кассира, иное лицо (должностное или физлицо, которому доверено ведение бухучета), в обязанности которого входит ведение кассовых операций. Руководитель оформляет кассовые документы в том случае, если нет в штате (на рабочем месте) главбуха, кассира или другого уполномоченного на ведение кассовых операций лица (п. 4.2 Указания).
Документы по кассе подписывают главбух или уполномоченный бухгалтер и кассир, при их отсутствии — руководитель предприятия. У кассира должна быть своя печать с реквизитами, подтверждающими проведение операций по кассе, и образцы подписей уполномоченных на подписание кассовых документов должностных лиц.
Если в штате имеется старший кассир, то факт передачи/принятия им денег кассиру/от кассира отражается в книге учета денежных средств по ф. 0310005. Каждая запись по движению средств между старшим кассиром и кассирами подтверждается их подписями.
Под кассу отводится специальное место (помещение), в котором бы можно было обеспечить сохранность как денежных средств, так и кассовых документов.
В обязанности кассира входит не только подсчет поступающей в кассу наличности, но и проверка кассового документа на соответствие образцу, наличие достоверных подписей и точность указанной суммы. Кроме того, проверяется наличие перечисленной в ордере подтверждающей документации. Наличные принимаются путем пересчета, при этом лицо, вносящее денежные средства в кассу, должно наблюдать процесс подсчета.
Учет поступающей в кассу наличности ведется в кассовой книге, оформляемой по ф. 0310004. При этом каждая запись в данном регистре делается кассиром на основании каждого кассового ордера (ф. 0310001 и 0310002). Кассир должен вывести остаток в кассе денежных средств на конец каждого рабочего дня — итоговая запись делается в ф. 0310004 и заверяется его подписью. Если на протяжении дня операций по кассе не было, то и записи в книгу не делаются.
В конце своего рабочего дня кассир должен сверить все записи, сделанные в ф. 0310004, с имеющимися кассовыми документами, вывести остаток и проставить свою подпись. Также сверку должен провести и проставить свою подпись в книге главбух или ответственный бухгалтер.
Кассовые документы и регистры могут быть оформлены в бумажной или в электронной форме. При этом на бумажном носителе документы могут быть составлены при помощи машинописи или же заполнены от руки. Подписи на бумажных документах должны проставляться собственноручно.
В кассовые документы нельзя вносить исправления. В регистрах исправления допустимы, но необходимо, чтобы была проставлена дата исправления, а также инициалы и подпись сотрудника, вносящего исправления.
Для оформления кассовых документов и регистров в электронном формате используются специальные технические средства для обеспечения защиты записей от несанкционированных исправлений и искажений информации, а также для идентификации ответственного лица. После проставления на таких документах цифровой подписи их исправление уже недопустимо.
Важные изменения законодательства
Изменения в порядок ведения кассовых операций в 2020 году не вносились. Руководствоваться необходимо указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, последняя редакция которого вступила в силу 19.08.2017 (см. указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У). Этим распоряжением Центробанк:
- поменял порядок составления ПКО и РКО кассы на основании чеков КК-техники;
- ввел новое правило оформления кассовых документов в электронной форме;
- изменил оформление и порядок выдачи подотчетных сумм.
Для наглядности представим эти изменения в ведении кассы в виде таблицы:
|
Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У о порядке ведения кассовых операций |
|
|---|---|
|
Отменено/изменено |
Суть изменений в правилах ведения операций с наличными |
|
П. 5.2 утратил силу |
П. 4.1. Кассовые документы (ПКО и РКО) оформляют по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1 Фед. закона от 22.05.2003 № 54 |
|
П. 5.1 изменен |
П. 5.1. При оформлении ПКО в электронном виде квитанцию к ПКО направляют вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты |
|
П. 6.1 изменен |
П. 6.1. Наличие подписей ответственных лиц проверяется при оформлении документов на бумажном носителе |
|
П. 6.2 изменен |
П. 6.2. В случае оформления РКО в электронном виде получателем наличных денег проставляется электронная подпись |
|
П. 6.3 изменен |
П. 6.3. Отдельное заявление на подотчет составлять не обязательно, если на подотчетное лицо есть приказ (т. е. вернулся порядок, действовавший до 01.06.2014) |
|
П. 6.3 изменен — абзац третий утратил силу |
П. 6.3. Выдавать аванс допустимо при непогашенном долге по предыдущему подотчету |
РКО для юридических лиц
Согласно действующему законодательству, юридические лица все свои средства обязаны хранить на банковских счетах. Эта мера необходима для контроля движения наличности и пресечения несанкционированного ее использования. Открытие и обслуживание счетов ЮЛ — важное направление в работе любого банка, и кредитная организация заинтересована привлекать компании в качестве клиентов, т.к. они приносят постоянный доход.
Многие финансовые учреждения формируют пакеты услуг из расчетно-кассовых операций. В рамках каждого могут быть предусмотрены возможности и ограничения по:
- отправке платежных поручений;
- проведению валютных платежей;
- внесению наличных;
- снятию наличных;
- лимиту на выдачу заработной платы (если надо больше, компания снимает под повышенный процент).
Как оформить выдачу наличных?
Выдача наличных средств оформляется расходными кассовыми ордерами (РКО) ОКУД 0310002 (унифицированная форма КО-2).
Прежде чем выдать деньги, кассир проверяет правильность заполнения ордера, соответствие сумм, указанных числами и прописью, наличие и правильность прилагаемых документов.
Кассир устанавливает личность получателя, сверяя его паспортные данные с указанными в расходном ордере.
Выдавая деньги по доверенности, кассир дополнительно сверяет личность и паспортные данные получателя.
В случае представления доверенности, выданной на получение нескольких выплат, к расходнику прикладывается ее заверенная организацией копия. Оригинал документа остается в кассе. При последней выдаче денег по этой доверенности он прикладывается к расходнику.
Проверив правильность заполнения ордера, кассир вручную покупюрно на глазах у получателя пересчитывает передаваемую сумму, передает ее получателю и подписывает РКО.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Новые правила ведения кассовых операций разрешают получателю подписать электронной подписью РКО, составленный в электронном виде (п. 6.2 указания ЦБ РФ № 3210-У).