Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Универсальный передаточный документ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
УПД-форма разработана ФНС Российской Федерации на базе счета-фактуры в конце 2011 года. При создании новой формы были учтены обязательные к использованию товарно-транспортная накладная, ТОРГ-12 и другие бумаги, выступающие подтверждением передачи товарно-материальных ценностей.
Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта в 2023 году?
Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.
Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.
Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.
Уникальные идентификаторы присваиваются госконтрактам по оборонному заказу (ст. 6.1 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»), а также контрактам, которые финансируются за счет бюджетных источников (ст. 5 Закона «О федеральном бюджете на 2017 г и на плановый период 2018 и 2019 г, постановление Правительства Российской Федерации от 30.12.2016 № 1552).
Почему в 1С в шапке счета-фактуры реквизиты Покупателя и Продавца расположены в 2 колонки?
Почему в 1С в форме счета-фактуры, действующей с 01.07.2021 реквизиты Покупателя и Продавца расположены в 2 колонки (с релиза 3.0.95)?
Форма счета-фактуры утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 и эти реквизиты расположены там в одну колонку.
Допустимо ли менять расположение реквизитов в счете-фактуре?
Для более компактного расположения реквизитов фирмой 1С было принято решение разместить реквизиты Продавца и Покупателя в СФ и УПД в 2 колонки.
По мнению разработчиков 1С, все данные сохранены, поэтому такое расположение не противоречит Постановлению.
Методисты ФНС не имеют возражений против такого подхода. Данная позиция отражена в Письме ФНС от от 23.08.2021 N 3-1-11/0116@.
В случае осторожного подхода, можно разработать собственную внешнюю форму бланка с помощью программиста 1С. А также обратиться с письменным запросом в ИФНС, чтобы получить адресный ответ о безопасности применения такого варианта бланков.
При каких операциях используется УПД
С помощью УПД можно оформлять отгрузку товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также передачу имущественных прав. Причем в одном и том же УПД можно перечислить несколько взаимосвязанных операций.
Например, продавец отгружает купленные товары и своими силами монтирует их в помещении покупателя. В такой ситуации в УПД отдельными позициями можно указать стоимость товаров и услуг по установке (письмо ФНС от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910).
Можно применять УПД и при перевозке грузов, и при оказании услуг по договорам транспортной экспедиции (письмо ФНС от 10.08.2018 № АС-4-15/15570). При этом в некоторых случаях (например, при доставке товаров) дополнительно может потребоваться транспортная накладная.
Организации вправе использовать УПД и для посреднических операций. Например, когда заказчик, комитент, принципал или доверитель отгружает товары посреднику, комиссионеру, агенту или поверенному для продажи. В этом случае УПД будет считаться первичным документом на передачу ценностей без перехода права собственности.
В строке 8 «Основание передачи (сдачи), получения (приемки)» нужно указать реквизиты договора на оказание посреднических услуг. При этом не нужно заполнять:
1) строку 2 «Продавец»;
2) строку 2а «Адрес»;
3) строку 2б «ИНН/КПП продавца»;
4) строку 6 «Покупатель»;
5) строку 6а «ИНН/КПП покупателя»;
6) строку 6б «ИНН/КПП покупателя».
Рекомендуемая форма УПД не поменялась. Но если организация совершает операции с маркируемыми товарами, добавляем дополнительные строки в электронную форму УПД. Чтобы принять НДС к вычету. Необходимо убедится, что УПД содержит строки, необходимые для счетов-фактур.
Законодательно не установлен точный срок для оформления универсального передаточного документа. Но эти сроки чётко определены для СФ и первичных документов:
- СФ должна быть сформирована в течение 5 суток с момента отгрузки товаров;
- первичный учётный документ выписывается при совершении хозяйственной операции или сразу после его завершения.
Кто и как заполняет и регистрирует УПД?
УПД заполняет продавец, а отдельные строки ‒ покупатель. Порядок заполнения УПД зависит от его статуса.
|
УПД со статусом «1» |
Заменяет одновременно счет-фактуру и первичный учетный документ. Заполните в нем обязательные реквизиты счета-фактуры и первичного документа. Продавец регистрирует УПД в книге продаж, а покупатель ‒ в книге покупок. В журнале учета счетов-фактур его регистрируют только посредники и застройщики. |
|
УПД со статусом «2» |
Заменяет только первичный документ. Заполните в нем реквизиты, обязательные для первичного учетного документа. Остальные реквизиты заполнять не нужно. УПД в книге покупок и книге продаж, а также в журнале учета счетов-фактур не регистрируют. |
В каких случаях можно использовать УПД
Универсальный передаточный документ позволяет использовать его сразу в качестве нескольких документов:
-
счет-фактура,
-
накладная или иной передаточный документ,
-
либо все вместе.
Его можно применять:
-
при сдаче сделанной работы или услуги заказчику;
-
при различных видах отгрузки товаров;
-
при проведении сделок посредством комиссионеров,
-
принципалов; при передаче своих имущественных прав другому лицу.
Кто ставит подпись в УПД
Кто и в каких строках должен подписывать универсальный передаточный документ? Строки «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо», «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» заполняются всегда согласно ст. 169 НК РФ, Приложению № 1 к Постановлению № 1137. Нет исключения для заполнения этих строк и при применении статуса «2».
В строке 10 указывается должность, инициалы и подпись лица, отгрузившего товар, или уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации или предпринимателя. Если это лицо совпадает с лицом, уполномоченным подписывать счет-фактуру, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.
В строке 13 нужно указать должность, инициалы и подпись человека, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны продавца. Если это это тот же человек, кто указан и в строке 10, то в строке 13 можно указать только должность и инициалы без повторения подписи.
В строке 15 нужно написать должность, инициалы и подпись лица, получившего товар, или лица, уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта.
В строке 18 указывается должность, инициалы и подпись лица, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны покупателя. Если это лицо совпадает с лицом, указанным в строке 15, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.
Обратите внимание: проектом Федерального закона № 192810-6 «О внесении изменений в Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»» (в редакции от 14.06.2013, принятой Государственной Думой во втором чтении) предложено внести изменения в статью 9 Закона. Поправки в часть 1 статьи 9 ужесточают требования к первичным учетным документам. В частности, «не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни, мнимые и притворные сделки».
Какие документы «укладываются» в УПД.
В универсальный передаточный документ входят 3 блока данных: реквизиты УПД, реквизиты первичного учетного документа, реквизиты счета-фактуры.
Какие документы заменяет УПД:
- накладная на отпуск материалов М-15, ТОРГ-12,
- акт приема-передачи основных средств (ОС-1), выполненных работ, оказанных услуг,
- счет-фактура.
Важно знать, что УПД может заменить множество комбинаций документов, кроме одной – он не может выступать заменой счета-фактуры. Допустимы следующие комбинации документов в УПД: накладная и акт, накладная и счет-фактура, акт и счет-фактура, накладная плюс счет-фактура плюс акт.
УПД имеет два статуса: статус «1» и статус «2». В зависимости от того, какой комплект документов заменяет конкретный УДД, и указывается номер статуса. От статуса зависит является ли документ основанием для расчета налога на добавленную стоимость (НДС).
- «1» — документ заменяет собой как счет-фактуру, так и накладную или акт. УПД с данным статусом используется для расчетов по НДС и признания расходов при налогообложении прибыли,
- «2» — документ заменяет собой только накладную или акт. Для расчетов по НДС документа с таким статусом недостаточно, нужна дополнительно счет-фактура.
Какие сложности могут возникнуть у покупателя, заполняющего УПД
Теперь несколько слов о том, какие строки УПД могут вызвать вопросы у покупателя.
Строка 15«Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял». По этой строке укажите должность лица, получившего груз или принимающего результаты работ (услуг). А также подпись лица, его фамилию и инициалы.
Строка 16«Дата получения (приемки)». Речь идет о реальной дате, когда покупатель получил товар, принял результаты работ (услуг).
Данный реквизит не является обязательным. Но ФНС России рекомендует его указывать всегда. При этом обратите внимание: дата в этой строке не может быть раньше даты составления самого УПД (строка 1). А также раньше даты передачи, зафиксированной продавцом в строке 11 .
Строка 17«Иные сведения о получении, приемке» . Здесь можно указать, что приемка про изошла без претензий. А если таковые были, сослаться на документы, которыми претензия оформлена.
Строка 18«Ответственный за правильное оформление сделки, операции». В этой строке записывают должность лица, ответственного со стороны покупателя за правильное оформление сделки. Лицо ставит свою подпись с расшифровкой. Правда, подпись может не понадобиться, если это же лицо указано в строке 15 как ответственное за приемку. Тогда достаточно вписать только должность и ФИО, а подпись повторять не требуется.
Строка 19«Наименование экономического субъекта — составителя документа». Здесь нужно привести наименование фирмы, которая заполнила документ от имени покупателя. Это может быть в том числе и компания, которая ведет у него бухучет на основании договора. Строку не заполняют, если в поле «М.П.» поставить печать, на которой будет наименование организации, составившей документ. При этом, если строку заполнить, ставить печать не обязательно. Документ действителен и без нее.
Универсальный передаточный акт заполняют поставщики.
Если стороны работают по старой схеме, то порядок их взаимодействия таков: Исполнитель отгружает товары или выполняет работы или услуги, после чего заказчик их принимает. Если претензий нет, подписывают товарную накладную или акт. Только после подписания документации, подтверждающей факт поставки, выставляются платежные регистры — счет и счет-фактура для целей налогообложения.
Можно работать и по упрощенному варианту. Универсальный передаточный акт объединяет в себе функционал нескольких первичных документов. Некоторые поставщики соединяют в бланке реквизиты счета-фактуры и товарной накладной или акта выполненных работ.
Если заказчик не имеет претензий к отгруженным товарам, выполненным работам и услугам поставщика, то он подписывает УПД и сразу же оплачивает, не дожидаясь выставления отдельного расчетного регистра.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как скорректировать УПД, если в нем допущена техническая ошибка. Используйте эти инструкции бесплатно.
Электронная форма УПД
Приказом ФНС № ММВ-7-15/155@ была определена и предложена форма УПД в электронном варианте, что предоставило дополнительные возможности использования универсального продукта в документообороте для бизнесменов разного уровня. Сегодня электронный формат УПД пользуется большей популярностью, чем его бумажный аналог. При этом пользователь обладает правом самостоятельного выбора той или иной опции для электронного файла формы, что в итоге является определением вида принятых документов:
- СЧФ — счет-фактура;
- СЧФДОП — универсальный передаточный документ;
- ДОП — первичный документ (акт или накладная).
В процессе создания документации следует прописывать реквизиты, являющиеся обязательными, и которые находятся в зависимости от характера подобранной опции, так как счета-фактуры и первичной документации бывают различными.Документы, несущие функции СЧФДОП (УПД) или ДОП (первичный документ), обычно подлежат подписи как со стороны отправителя, так и со стороны получателя. Если создается акт по длящимся услугам, то такой документ зачастую не подписывается получателем, потому что обычно подразумевается, что товар или услуга приняты непосредственно в момент его отгрузки или оказания.
Стоит отметить, что документация, несущая функцию СЧФ (счет-фактура), подписывается исключительно отправителем (продавцом).
Случаи оформления формы УКД
Форма УКД может применяться для оформления изменения общей стоимости ранее произведенной (надлежащим образом документированной) поставки из-за изменения цены (тарифа) и (или) изменения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том случае, когда предложение о таком изменении исходит от продавца и требует согласия покупателя на такое изменение или не требует его.
Форма УКД также может применяться в целях документирования продавцом согласия с претензией покупателя при выявлении последним расхождения по количеству и качеству товаров (работ, услуг, имущественных прав) при их приемке (без постановки на учет), в случае, если документ о расхождениях представителем продавца не подписывался (односторонний акт о расхождениях1).
1 При подписании сторонами двустороннего акта о расхождениях при приемке товаров, дополнительного первичного документа об изменении финансового состояния продавца и покупателя не требуется. Наличие подписей продавца и покупателя на таком документе свидетельствуют не только об изменении состояния расчетов между ними, но и о согласии покупателя на такое изменение стоимости отгруженных товаров в связи с уточнением их количества, что согласно п. 3 ст. 168 НК РФ достаточно для выставления продавцом корректировочного счета-фактуры без дополнительных документов (письмо ФНС России от 12.03.2012 №ЕД-4-3/4100).
Форма УКД не применяется во всех случаях возврата (перемещения от покупателя к продавцу) товаров, принятых покупателем на учет (письмо Минфина России от 16.05.2012 № 03-07-09/56), для которых специальный порядок вычетов установлен пунктом 5 статьи 171 НК РФ (решение Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 19.05.2011 №3943/11).
Форма УКД не предназначена для использования в случаях, когда изменение общей стоимости отгрузки обусловлено допущенной продавцом ошибкой в первоначальном комплекте документов, сопровождающих отгрузку (УПД, иного первичного учетного документа на отгрузку и счета-фактуры). Исправление таких ошибок в примененной ранее форме УПД может производиться в порядке, указанном в приложении № 7 к настоящему письму.
При надлежащем заполнении форма УКД позволяет отразить в документе все необходимые показатели, не только предусмотренные законодательством о бухгалтерском учете для первичных учетных документов, но и установленные для корректировочного счета-фактуры как документа, служащего основанием для применения порядка, установленного пунктом 10 статьи 154, подпунктом 4 пункта 3 статьи 170 и пунктом 13 статьи 171 НК РФ.
Поэтому заполнение всех реквизитов УКД, установленных в качестве обязательных для первичных учетных документов статьей 9 Закона № 402-ФЗ и для корректировочных счетов-фактур статьей 169 НК РФ, позволяет использовать его одновременно в целях исчисления налога на прибыль и расчетов с бюджетом по НДС (статус документа «1»).
Выставление в таком случае отдельного корректировочного счета-фактуры при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав не требуется.
Вместе с тем, форма может быть использована только в качестве первичного учетного документа для оформления факта хозяйственной жизни, выражающегося в изменении стоимости ранее отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав) (статус документа – «2»). Тогда в документе не заполняются (или в соответствующих полях ставятся прочерки) показатели, установленные в качестве обязательных исключительно для корректировочного счета-фактуры:
- «к счету-фактуре (счетам-фактурам) № … от …, с учетом исправления №… от…» (строка 1б);
- «в том числе сумма акциза» (графа 6);
- «налоговая ставка» (графа 7).
Как УПД присваивают номер
Номер документации в отчетности напрямую связан с её статусом. Делается это из-за того, что по требованиям налогового законодательства нумерация документов в отчетности должна четко соблюдаться. Например, при выставлении счета-фактуры в первой же строке указывается его порядковый номер. При этом все номера этих бумаг, в том числе если они носят корректировочный либо авансовый характер, указываются в хронологическом порядке. Не стоит забывать и о наличии специального порядка нумерации счетов-фактур в обособленных подразделениях организации. Как присвоить номер УПД?
Если рассматривать требования к первичной бухгалтерской документации, становится понятно, что номер не относится к обязательным элементам оформления. Соответственно, УП со статусом 1 получает номер по хронологии нумерования счетов-фактур, а УПД, имеющий статус два, получает номер по правилам, применимым к первичной документации.
Кроме того, статус 1 определяет, в каком случае оформляется счет-фактура как унифицированный единый с товарной накладной документ.