Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Для чего нужна приходная накладная и как правильно оформить этот документ?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документооборот — основная составляющая организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Его создали, чтобы вести сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью фирмы. Без него не способно работать ни одно предприятие, все будут путаться, станет крайне сложным заплатить налоги. Первичным документом складского учета выступает каждый, который являлся основанием для проведения любой операции. Он составляется либо во время мероприятия, либо после представителями всех заинтересованных сторон. Он же является законной основой для того, чтобы создать учетную запись.
Товарно-транспортная накладная
Это документ кладовщика на складе, который доказывает, что ТМЦ были переданы с помощью автомобильного или иного транспорта. Это значительное документальное подтверждение-основание для списания или оприходования на хранение. Если что-то ввозилось из-за границы, это допускается принимать на основании представленных отправителем груза отчетов. Заверенная реальная ТТН не всегда способна учесть особенности и внезапные изменения. Некоторые заведения промышленности составляют свои собственные формы документации. Если она нравится государству, то принимается и ее начинают использовать.
Печатается в 4 экземплярах. Один оставляете себе, остальные отдаются перевозчику. На основании этого документа поступает на склад ассортимент, а грузоперевозчик отвозит свои копии руководству для подписания. Форма Т-1 — в ней масса реквизитов обеих сторон — наименования, БИК, ИНН, юридический и фактический адреса, множество других вопросов. Но стоит отметить, что далеко не все необходимо непременно заполнять.
Ошибки в первичных документах
В первую очередь, первичные документы должны содержать правильно указанные обязательные реквизиты. По мнению Минфина, налогоплательщик может учесть расходы по первичке, если она содержит только несущественные ошибки.
Такие ошибки не должны препятствовать точному установлению продавца и покупателя, наименованию товаров и их стоимости, других обстоятельств документируемого факта хозяйственной жизни (из письма Минфина от 4 февраля 2015 года № 03-03-10/4547).
К сожалению, типичная обтекаемая формулировка объяснения чиновников часто не дает возможности четко понять, какие именно неточности или ошибки в первичных документах будут признаны несущественными.
Например, является ли несущественной ошибкой, если в наименовании налогоплательщика указаны строчные буквы вместо заглавных? В другом своем письме — от 02.05.2012 № 03-07-11/130 Минфин указал, что такие ошибки, как замена заглавных букв строчными и наоборот; перемена букв местами; неверное указание организационно-правовой формы не являются препятствием для идентификации налогоплательщика (при верно указанном ИНН и других реквизитах).
А вот существенными для первичных документов могут быть признаны следующие ошибки:
- арифметические ошибки (неправильно указана стоимость/ количество товара или сумма налога);
- разные наименования одного и того же товара (например, в спецификации к договору поставки конфеты названы «Конфеты вафельные в шоколаде», а в накладной – «Мишка на севере»);
- неточные названия должностей тех, кто подписывает первичные документы (к примеру, в доверенности указано «Заместитель генерального директора», а в акте приемки – «Заместитель директора»);
- суммы в цифрах не совпадают с теми же, но указанными прописью (вместо 155 000 руб. (сто пятьдесят пять тысяч рублей) написано 155 000 руб. (пятьдесят пять тысяч рублей).
Налоговая инспекция может не принять расходы по таким первичным документам, проблемы возможны и у контрагента при вычете НДС.
Правила оформления приходно–кассового ордера
Унифицированного образца приходно-кассового ордера нет, поэтому каждое предприятие может разработать его форму по своему усмотрению или воспользоваться шаблоном. В последние годы распространено явление, когда предприятие, самостоятельно разработав бланк ПКО, печатают его в типографии и бухгалтеры затем заполняют его вручную. Не менее часто встречаются ситуации, когда бланк заполняется прямо на компьютере, а затем распечатывается на принтере. Таким образом, оформлять ордер можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в любом случае, он должен содержать «живые» подписи.
Подписывается документ специалистом отдела бухгалтерии или уполномоченным сотрудником, а также кассиром. Заверять бланк печатью необязательно, так как с 2016 года юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.
Документ оформляется в единственном экземпляре и хранится в бухгалтерии.
По какой форме составляется?
Бланк накладной формируется на базе последующих форм:
- ТОРГ-12. Такая форма применяется при продаже товара другой организации.
- ТОРГ-13. Такая форма применяется при перемещении внутри организации.
- ТОРГ-14. Такая форма находит применение в мелкорозничной торговле. Составляется на такие изделия, на которые не оформляется товарный отчет.
Формы были утверждены постановлением №132 Госкомстата России от 25 декабря 1998 года.
Бланк формы ТОРГ-12 содержит в себе следующие реквизиты:
- наименование организации-продавца и ИНН;
- наименование товара или материала;
- единица измерения отпускаемой продукции;
- количество и сумма поступления изделий;
- ответственное за передачу лицо.
Эти сведения становятся опорой для фиксации прихода материальных ценностей в бухгалтерском учете. Из накладной в реестр переносятся показатели количества и стоимости груза.
Унифицированную форму приходной бумаги обязаны использовать предприятия любых экономических отраслей.
Справка! Законом разрешается использование бланков ТОРГ-12, которые были разработаны организацией.
Указанный вид отчетности должен содержать в себе следующие данные:
- Название документа.
- Название организации.
- Дата.
- Название товара.
- Стоимость товара.
- Количество товара.
- Название должности.
- Подписи лиц, отвечающих за отпуск и прием товара.
- Печать.
При соблюдении законных норм, созданная организацией приходная накладная может использоваться в качестве достоверного документа.
Три самых популярных и часто задаваемых вопроса
Вопрос №1. Какие документы должны быть переданы вместе с ТОРГ-14?
Вопрос №2. Самая распространенная программа для формирования накладной?
Большой популярностью пользуется «Налогоплательщик ЮЛ».
Вопрос №3. Считается нарушением, если продавец не смог по окончанию рабочего дня вернуть не смог сдать товар на склад?
Нет. Необходимо просто внести в накладную количество оставшихся ТМЦ.
Приходная накладная применяется для учета поступления материальных ценностей внутри организации.
Она хранится на складе и используется для складского учета.
Ее удобно оформлять при оприходовании на склад большого количества материальных ценностей.
Форма приходной накладной включает в себя необходимые показатели для складского учета: наименование организации, ее ИНН, наименование склада, а также наименование, единицы измерения, количество и сумму поступления каждого товара и ответственных его за передачу и хранение лиц.
Унифицированной формы приходной накладной нет. За образец можно взять один из типовых бланков: № ТОРГ-12, № ТОРГ-13 или № ТОРГ-14.
Как правило, приходная накладная состоит из 2 разделов:
- Электронные документы защищены от потерь. Доступ для просмотра и редакции документов будут иметь только отдельные ответственные за свой участок склада работники.
- Документы создаются на основе установленных шаблонов и с помощью справочников, сокращая количество ошибок.
- Сокращается бумажная работа, увеличивается скорость проведения инвентаризации.
- Контроль за сроками годности, печать ценников, этикеток и другие процессы полностью автоматизированы.
основная часть;
табличная часть.
Автоматизация учёта с помощью складского электронного документооборота
Чётких требований законодательства к способу ведения складского учёта нет. Можно выбрать любой способ: бумажные документы, Excel-таблицы, системы электронного документооборота. При этом следует учитывать специфику бизнеса, объём товарооборота и его проходимость. С ростом числа операций и номенклатуры появляется необходимость в автоматизации.
Современные технологии позволяют существенно ускорить обмен документами, в том числе складской документооборот. Благодаря системам ЭДО можно сократить время на подготовку и заполнение документации и контролировать все операции в удалённом режиме.
Что даст переход на электронный документооборот на складе?
Первичные документы должны быть зарегистрированы в обязательном порядке. Для фиксации используют сопроводительный реестр сдачи ценных бумажных отчетностей. Он имеет форму, которая называется ТОРГ-31. Этот документ составляется в двух экземплярах. Один остается у сотрудника, который является материально-ответственным, а второй бланк отправляется в бухгалтерию вместе с прикрепленными к нему отчетностями для последующего учета.
Так как приходные бумаги относятся к бухгалтерским и налоговым документам, то период хранения в организации, согласно ФЗ №402 «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, составляет пять лет.
Важно соблюдать указанный срок хранения, чтобы не произошло налоговых и бухгалтерских нарушений. Бумаги хранятся в требуемых условиях и должны иметь подобающий внешний вид, который позволит изучить нужные данные, указанные в накладной в любое время. По истечению указанного времени, эти бланки нужно правильно утилизировать.
Расхождения: что делать? Инструкция
Покупатель обязан согласовывать все свои действия с поставщиком. Оптимально, если эти действия заранее зафиксированы в договоре поставки.
- Если имеется недостача или недопоставка:
- Потребовать доставку недостающего товара при следующей поставке.
- Отказаться от продолжения поставки и вернуть предоставленный аванс.
- В случае, если покупатель решает приобрести недостающий товар у другого поставщика, требовать компенсацию расходов.
- Претендовать на другие условия, если они предусмотрены в договоре поставки.
- Когда имеются излишки:
- Вернуть излишек поставщику.
- Вернуть всю партию товара, если это соответствует условиям договора.
- Принять всю партию товара, включая излишек, если такое право предоставлено директору компании.
- При пересортице:
- Принять всю партию товара.
- Отказаться от приемки полной партии товара.
- Принять только необходимое количество обоих видов товаров, остальное вернуть.
Ошибки поставщика при поставках
Все расхождения возникают из-за нарушений, допущенных поставщиком в рамках договора.
Иногда возникают случаи, когда невозможно устранить недостатки, и в таких ситуациях покупатель имеет право односторонне расторгнуть договор.
Считается, что нарушение условий договора поставщиком является существенным, если:
- недостатки невозможно устранить в разумный срок для покупателя;
- нарушение сроков поставки имело место неоднократно.
Касательно покупателя, нарушение условий договора считается существенным в случае:
- многократных нарушений сроков оплаты;
- постоянной невыборки товаров.
Перемещение продукции внутри предприятия: документы
Во время производственной деятельности любой компании регулярно происходит потребность в движении материалов в стенах организации. Для этого тоже создают отчетность и хранят ее в архиве и ПО. Если нужно переместить, то составляется требование-накладная М-11, причем оформляться она будет в 2 копиях — для отправляющей и зачисляющей стороны. По распоряжению руководства или после определенных событий проводится инвентаризация. Обязательной она будет, если:
Создается указ, выбирается комиссия, затем в присутствии ответственного за материалы проводится проверка. Все ее результаты передаются в бухгалтерию, составляются:
Такая система позволяет легко проводить переучет и контролировать реальное состояние места хранения. Можно оперативно выявить материальный недостаток или избыток, найти испорченные детали и изменить в бухгалтерских отчетах реальные остатки.
Что такое накладная ТОРГ-12
Товарная накладная ТОРГ-12 — первичный документ учета отпуска ТМЦ. Форма и методические указания разработаны Постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 года № 132 “ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТОРГОВЫХ ОПЕРАЦИЙ”. Хоть документ и принят на государственном уровне, его применения носит рекомендательный характер. Такую поправку приняли 1 января 2013 года. До этого времени использование унифицированной формы было обязательным к применению.
Сейчас предприниматели не обязаны применять установленную форму и могут разрабатывать собственные. Однако на практике так никто не делает. Зачем изобретать велосипед, если все давно придумали за вас? К тому же, форма в целом удобна и содержит все данные, нужные для учета.
Как заполняется приходный кассовый ордер?
Выписывать ПКО можно в готовом бланке, заполняя его вручную. Можно делать это на компьютере, а затем распечатывать приходный кассовый ордер. Есть онлайн-программы, позволяющие оформить ПКО. Их неудобство заключается в том, что организация останется без доступа к документам в случае отключения интернета или электричества.
Организациям не запрещено законом разработать собственный бланк. После этого его нужно распечатать в типографии. Приходный кассовый ордер обязательно подписывать вручную, «живыми» подписями. Не разрешается использовать для этих целей электронно-цифровые подписи.
Приходный кассовый ордер не может быть оформлен более чем в одном экземпляре. Кассир обязан зафиксировать его. Для этого организация должна вести журнал. В нем регистрируют приходные и расходные кассовые ордера. Для ООО учет бланков является обязательным. ИП вправе не вести подобного журнала.
Когда кассир внес все данные в приходный кассовый ордер полностью, он должен аккуратно оторвать или отрезать от него квитанцию. Ее отдают плательщику. Чтобы заверить приходный кассовый ордер, кассир должен использовать печать или штамп. На нем необходимо указать реквизиты организации.
Документооборот — основная составляющая организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Его создали, чтобы вести сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью фирмы. Без него не способно работать ни одно предприятие, все будут путаться, станет крайне сложным заплатить налоги. Первичным документом складского учета выступает каждый, который являлся основанием для проведения любой операции. Он составляется либо во время мероприятия, либо после представителями всех заинтересованных сторон. Он же является законной основой для того, чтобы создать учетную запись.
Каждый из них оформляется только в соответствии со своей типовой формой, одобренной законодательством. Они являются обязательным условием бесперебойной работы всех открывшихся фирм в нашем государстве. Причем необязательно все составлять в бумажном виде, часто достаточно электронного.
Для чего используется документ?
Главное предназначение бланка формы ТОРГ-12 заключается в том, чтобы документировать факт продажи товара другой организации. Благодаря наличию такой бумаги, продавец принимает в расчет оставшееся количество изделий на складе, а покупатель берет во внимание, в каком количестве груз поступил.
Правильно заполненные бланки ТОРГ-12 применяются при транспортировке различных изделий. Опираясь на них, со счета предприятия списываются отпущенные материальные ценности.
Приходная накладная – это документ, прилагающийся к транспортируемому грузу. На основании бланка совершается передача и поступление ценностей, а позже, оприходование товара — зачисление денежных средств. Это поступление должно подлежать регистрации. Процедура проводится совместно с оформлением первичной документации, таковым и приходится бланк ТОРГ-12.
Составляется бумага в момент покупки клиентом товара. На основании зафиксированной отчетности происходит оформление и доставка изделий покупателю.
Пример заполнения приходной накладной
Для заполнения приходной накладной необходимо указать следующие данные:
- Номер накладной: уникальный номер, который присваивается каждой накладной.
- Дата: дата составления накладной.
- Поставщик: наименование организации или ФИО физического лица, который поставляет товары.
- Получатель: наименование организации или ФИО физического лица, который получает товары.
- Товары: наименование товаров, количество, цена за единицу и общая сумма.
Пример заполнения приходной накладной:
| Номер накладной | Дата | Поставщик | Получатель |
|---|---|---|---|
| 12345 | 01.01.2021 | ООО «Альфа» | ООО «Бета» |
Накладная приходная: определение и назначение
Накладная приходная – это документ, который оформляется при поступлении товара или материальных ценностей на предприятие или в организацию. Этот документ является основанием для проведения бухгалтерского учета поступления товара, а также контроля за его наличием и движением.
Главная цель накладной приходной – фиксация и систематизация информации о поступлении товара или материальных ценностей на предприятие. Она помогает учетной службе иметь полную и точную информацию о том, что и в каких количествах было получено, а также кто является отпускающей и получающей стороной.
Оформление накладной приходной является обязательной процедурой при работе с поставщиками. Для правильного заполнения данного документа необходимо знать следующую информацию:
- Наименование и адрес предприятия-отправителя товара;
- Наименование и адрес предприятия-получателя товара;
- Дата составления накладной приходной;
- Номер накладной приходной;
- Описание и характеристики товара, такие как наименование, количество, единицы измерения, стоимость;
- Подпись и печать предприятия-отправителя и предприятия-получателя товара.
Имея такую информацию, можно корректно заполнить накладную приходную и получить документ, который будет служить основанием для проведения учета поступления товара и контроля его наличия на предприятии.