Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нефискальный чек в авансовом отчете в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В кассовых документах исправления не допускаются. Это правило распространяется на «самодостаточные» товарные чеки и БСО. Если в этих формах допущена ошибка, их нужно оформлять заново. Практика показывает, что безупречное оформление товарных чеков и БСО — скорее исключение, нежели правило. Случается даже, что командированные работники предъявляют в бухгалтерию БСО несуществующих гостиниц. Некачественные документы порождают налоговые риски. Можно ли по этим соображениям не принять авансовый отчет? Такой подход влечет списание затрат за счет работника.
Документы к авансовому отчету требования
4) при покупке товаров (работ, услуг) у оптового продавца — кассовый чек, товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ), счет-фактура (если в чеке, накладной или акте выделен НДС), корешок доверенности на получение ТМЦ по форме N М-2 (если она оформлялась);
С налоговой службой запрещено принимать к учету товары и услуги, приобретенные по товарному чеку, без наличия кассового чека, но есть некоторые исключения, при которых возможно проведение таких операций
Ранее, в период действия старой редакции Закона N 54-ФЗ, существовала положительная для налогоплательщиков судебная практика. В постановлениях ФАС Московского округа от 02.04.2010 N КА-А40/2846-10 по делу N А40-48569/08-14-170, Одиннадцатого ААС от 20.01.2014 N 11АП-21855/13 судьи отмечают, что НК РФ не установлен перечень документов, подлежащих оформлению при осуществлении налогоплательщиком тех или иных расходных операций. Поэтому при решении вопроса о возможности учета тех или иных расходов для целей исчисления налога на прибыль необходимо исходить из того, подтверждают представленные налогоплательщиком документы произведенные им расходы или нет. То есть условием для включения понесенных затрат в состав расходов является возможность на основании имеющихся документов сделать однозначный вывод о том, что расходы фактически понесены. В свою очередь, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 18.02.2008 N А56-52410/2006 судьи прямо указали, что чеки контрольно-кассовой машины не являются единственными документами, подтверждающими командировочные расходы на проживание в гостинице.
Например, продолжать работать без кассового аппарата и после 1 июля 2022 года смогут организации (на ПСН и ЕНВД) и ИП (на ПСН), занимающиеся оказанием ветеринарных и бытовых услуг, услуг по ремонту, техобслуживанию и мойке автотранспортных средств, а также занимающиеся размещением рекламы с использованием внешних и внутренних поверхностей транспортных средств (часть 7.1 ст. 7 Закона N 290-ФЗ). Виды деятельности, по которым можно не применять ККТ, перечислены в пп.пп. 1-14 п. 2 ст. 346.26 НК РФ, пп.пп. 3, 6, 9-11, 18, 28, 32, 33, 37, 38, 40, 45-48, 53, 56, 63 п. 2 ст. 346.43 НК РФ. Указанные организации и ИП обязаны выдать представителю учреждения документ: товарный чек, квитанцию или другой документ, подтверждающий прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу) в порядке, установленном п. 2.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ в редакции, действовавшей до 15.07.2022 (часть 7.1 ст. 7 Закона N 290-ФЗ). В этом документе должны присутствовать его наименование, порядковый номер, реквизиты, установленные абзацами четвертым-двенадцатым п. 1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ. Название документа законодательством не регламентируется.
Можно ли принять нефискальный чек к авансовому отчету
Суть дела. Работник предприятия, вернувшись из командировки, предоставил авансовый отчет и приобщил к нему фискальный чек и счет, подтверждающие стоимость проживания в отеле. В ходе выездной плановой проверки некоторые подтверждающие документы у контролеров вызвали сомнения, а именно: фискальный чек, в котором отсутствуют указания об использовании платежной карточки, хотя работник рассчитался с услугами отеля в безналичной форме. По мнению контролеров, признание расходов по чеку невозможно, поскольку такой чек не соответствует требованиям к его заполнению и не является подтверждением уплаты средств. Кроме этого, возникли некоторые вопросы по поводу имеющихся копий квитанций, аргументируя это тем, что нормативными актами, которыми урегулирован порядок обращения наличности и оформления отчетов об использовании денежных средств, не предусмотрена возможность подтверждения данных расходов копиями платежных документов.
Сотруднику, который по забывчивости все же приложил к авансовому отчету нефискальный чек, можно порекомендовать еще раз подъехать на АЗС и обратиться к операционисту или менеджеру. Возможно, у них еще сохранились чеки даже за предыдущие дни. Если нет, то водителю дадут чек, датированный текущим числом, тогда необходимо будет переписать авансовый отчет. Если получить настоящий чек не удалось, то при его отсутствии налоговики наверняка посчитают расходы на топливо неподтвержденными.
Изменения в принимаемых чеках
С начала 2024 года в России вступили в силу изменения в порядке принятия чеков к авансовому отчету. Теперь сотрудникам компаний необходимо быть внимательными при выборе чеков, поскольку некоторые типы документов больше не принимаются.
Перечень чеков, которые допускаются к авансовому отчету, был значительно сокращен. Теперь сотрудникам необходимо обращать внимание на следующие типы чеков:
| Тип чека | Краткое описание |
|---|---|
| Электронный чек | Чек, выдаваемый в электронной форме при оплате товаров или услуг. |
| Бумажный чек | Чек, выдаваемый на бланке или кассовом аппарате с использованием специальных термонаклеек. |
| Чек-кассовый чек | Чек, выдаваемый кассовым аппаратом при оплате наличными деньгами. |
| Чек-терминальный чек | Чек, выдаваемый платежным терминалом при оплате банковской картой. |
Документы, подтверждающие расходы
Для авансового отчета с 2024 года необходимо предоставлять определенные документы, подтверждающие расходы. Это позволяет контролировать и анализировать финансовые операции и обеспечить прозрачность взаимодействия между работниками и работодателями.
К исчерпывающему списку документов, которые принимаются к авансовому отчету, относятся:
1. Кассовый чек — документ, получаемый при покупке товаров или услуг наличными деньгами. Он содержит информацию о продавце, покупателе, сумме и дате покупки. Кассовый чек должен быть оформлен в соответствии с требованиями законодательства и содержать все необходимые реквизиты.
2. Банковская выписка — документ, подтверждающий операции по счету. Он содержит информацию о поступлении и списании средств, а также остатке на счете. Банковская выписка должна быть заверена банком и содержать все необходимые реквизиты.
3. Счет-фактура — документ, выставляемый продавцом покупателю при продаже товаров или оказании услуг. Счет-фактура содержит информацию о продавце, покупателе, описании товаров или услуг, их цене и сумме. Счет-фактура должен быть оформлен в соответствии с требованиями законодательства и содержать все необходимые реквизиты.
4. Договор — письменное соглашение между сторонами, содержащее условия и порядок совершения определенных действий или оказания услуг. Договор должен быть оформлен в соответствии с требованиями законодательства и содержать все необходимые реквизиты.
Эти документы являются основой для подтверждения факта и размера расходов, осуществленных в рамках авансового отчета. Важно сохранять все чеки и документы, связанные с финансовыми операциями, чтобы иметь возможность представить их при необходимости.
Согласно действующему законодательству, чеки, используемые для подтверждения затрат в авансовом отчете, должны храниться определенное время. С 1 января 2024 года срок хранения чеков составляет 4 года.
Важно помнить, что срок начинает идти с конца года, в котором был подан авансовый отчет. Например, если вы подали отчет в 2025 году, то чеки, подтверждающие затраты, должны храниться до конца 2028 года.
Чеки следует хранить в оригинальном виде, без искажений или повреждений. В случае необходимости предоставления чеков в налоговые органы или другие контролирующие органы, они должны быть читаемыми и содержать всю необходимую информацию.
Для облегчения хранения и поиска чеков рекомендуется создать электронные копии и сохранять их на надежных электронных носителях. Такой подход обеспечит сохранность чеков в случае их повреждения или утраты оригиналов. Но даже в этом случае важно сохранить оригиналы чеков в хорошем состоянии на период их срока хранения.
Соблюдение сроков хранения чеков является обязательным требованием законодательства и поможет в случае проведения проверок, аудитов или необходимости предоставления документов для получения компенсации.
Нефискальный чек в авансовом отчете
Нефискальный чек можно принять к учету и вносить в авансовый отчет только в одном случае – если продавцом (или поставщиком услуг) к данному чеку предоставлены иные подтверждающие документы установленной формы, подтверждающие расходы, понесенные подотчетным лицом при совершении покупки в условиях неприменения продавцом (поставщиком услуг) ККМ – товарные чеки, БСО, которые должны иметь фискальные признаки, и отвечать установленной форме.
Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.
Разновидностью кассового чека является чек коррекции. Пробивается он в том случае, когда ККТ не была применена своевременно. Например, в процессе расчета произошла поломка кассы или отключилось электричество. Другой пример — кассир провел оплату на терминале эквайринга, а чек не выдал.
Чек коррекции позволяет избежать ответственности по статье 14.5 КоАП РФ за неприменение контрольно-кассовой техники, поэтому налоговые органы уделяют этому фискальному документу особое внимание. Также следует быть готовым к тому, что по эпизоду формирования такого чека проверяющие могут запросить пояснения.
Чек залога нефискальный на АЗС: что это?
Разновидностью рассматриваемой нами платежной квитанции является чек залога нефискальный. Разберемся с понятием, что значит чек залога нефискальный.
С этим документом сталкиваться нам приходится гораздо чаще, чем мы подозреваем: к примеру, каждый раз, пользуясь услугами заправочных станций, и оплачивая покупаемое топливо, перед тем, как его зальют в бак заправляемого автомобиля. В подтверждение оплаты оператор АЗС выдает нефискальный отчет, подтверждающий, что клиентом внесен залог за услугу (продажу) которую еще не оказали. Такая нефискальная залоговая квитанция, как правило, распечатана на незарегистрированном печатном устройстве. Она является внутренним документом, и служит распорядительным документом на отпуск топлива для персонала, обслуживающего заправочный аппарат. После завершения отпуска топлива, оператор АЗС обязан выдать покупателю вместо нефискального чека залога аутентичный фискальный чек, распечатанный на зарегистрированной ККМ.
Нефискальный чек: что это такое?
Федеральный закон №54 предполагает выдачу чековой документации любому покупателю или заказчику услуг. Чек необходимо было выдавать и ранее, однако ФЗ 54 обязал производить печать чековой документации при помощи специализированного кассового оборудования – онлайн касс. Эти ККТ осуществляют как печать чека в стандартной форме, так и отправляют электронную форму чека на сервера ФНС или на почту заказчика.
Помимо стандартных форм уплаты, выдается кассовый чек и при онлайн оплате. Однако стоит отметить, что под каждую форму оплаты нужна своя контрольно-кассовая техника.
Помимо кассового оборудования, ФЗ 54 регулирует и формат чековой документации. Недавно принятые нормы законодательства, регламентирующее работу с кассовым оборудованием и чеками, предполагают отображение дополнительных реквизитов в чеке. Оно и понятно, ведь теперь появилось еще одно звено в взаимодействии с ФНС – оператор фискальных данных. Это говорит о том, что информация об ОФД также включается в отчетную документацию в виде чеков и бланков строгой отчетности.
Такие нововведения направлены на выход бизнеса из тени. Также использовать онлайн-кассы и выдавать чеки должны «самозанятные» граждане Российской Федерации. Таким образом, государство обеспечивает защиту как покупателей, заказчиков, так и владельцев бизнесов. Ведь покупатель получает полную информацию о совершенной сделки. Благодаря этому, клиент начинает больше доверять предприятию.
Ошибки заполнения авансового отчета
Правила требуют, чтобы часть авансового отчета, в которой указывают прилагаемые документы, суммы, вид расхода заполнял сам подотчетник. На практике же это — головная боль бухгалтера. Он вносит все данные в программу, потом распечатывает отчет и уже передает на подпись подотчетному лицу.
Если все-таки форму заполнил подотчетник, то надо проконтролировать, чтобы он указал:
- дату составления;
- структурное подразделение (при наличии), в котором он работает, например «отдел снабжения»;
- Ф.И.О. полностью;
- табельный номер (надо признать, на этот реквизит реже всего обращают внимание);
- должность (в соответствии со штатным расписанием, трудовым договором), к примеру, если в штатном должность «инженер по тепловым сетям», а в авансовом отчете будет написано просто «инженер» это уже ошибка;
- назначение аванса (оно указано обычно в заявлении работника на выдачу аванса или в приказе руководителя).
Какие документы приложить
Принят авансовый отчет может быть только в том случае, если к нему приложены документы, подтверждающие целевое использование денежных средств, выданных в подотчет. Например, при отправлении сотрудника в командировку ему выдаются средства на проезд, проживание. Он может отчитаться квитанциями, выданными в гостинице, приложить билеты на проезд до места командировки и обратно.
Если сотрудник проживает в частном секторе, то допустимо приложить договор с собственником жилья, сдавшим помещение для проживания в аренду, и расписка в получении оплаты. В документах должно быть достаточно информации о физическом лице, оказавшем услугу, чтобы идентифицировать его личность.
Когда деньги выдаются на приобретение ТМЦ, то основанием служит накладная, кассовый и товарный чек.
Чек залога нефискальный на АЗС: что это?
Разновидностью рассматриваемой нами платежной квитанции является чек залога нефискальный. Разберемся с понятием, что значит чек залога нефискальный.
С этим документом сталкиваться нам приходится гораздо чаще, чем мы подозреваем: к примеру, каждый раз, пользуясь услугами заправочных станций, и оплачивая покупаемое топливо, перед тем, как его зальют в бак заправляемого автомобиля. В подтверждение оплаты оператор АЗС выдает нефискальный отчет, подтверждающий, что клиентом внесен залог за услугу (продажу) которую еще не оказали. Такая нефискальная залоговая квитанция, как правило, распечатана на незарегистрированном печатном устройстве. Она является внутренним документом, и служит распорядительным документом на отпуск топлива для персонала, обслуживающего заправочный аппарат. После завершения отпуска топлива, оператор АЗС обязан выдать покупателю вместо нефискального чека залога аутентичный фискальный чек, распечатанный на зарегистрированной ККМ.
Можно ли принимать авансовый отчет без кассового чека в 2021 году
Отметим, что сам по себе авансовый отчет служить документальным подтверждением понесенных затрат не может, он является первичным учетным документом, подтверждающим целевое расходование авансовых сумм подотчетными лицами (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ (утвержден решением Совета Директоров ЦБР 22.09.1993 N 40). Форма N АО-1 «Авансовый отчет» утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2021 N 55.
Покупки за наличный расчет собственного имущества граждан, не являющихся предпринимателями, оформляются договорами купли-продажи личного имущества. В договорах должны быть указаны паспортные данные гражданина. Договор может быть заключен только лицом, которому директором выдана доверенность на право заключения таких договоров. Выплата денег по таким договорам производится непосредственно гражданам-продавцам только через бухгалтерию с разрешения главного бухгалтера после проверки документального оформления таких хозяйственных операций.
Существует два вида кассовых чеков: фискальные и нефискальные. На первый взгляд можно сказать, что различия между ними минимальны, так как оба они выдаются при покупке, но все-таки небольшая разница есть:
- Фискальный чек — это документ, который обязательно должен быть пропущен через ККМ, при этом он должен содержать:
- Название документа.
- Название организации и ее адрес с индексом, ИНН.
- Система налогообложения (СНО).
- Точные дата и время совершения покупки.
- Номер чека за смену.
- Регистрационный (РН) и заводской номера (ЗН) кассового аппарата.
- Номер фискального накопителя.
- Список купленных товаров и услуг, с указанной ценой и количеством.
- Ставка НДС для каждого товара или услуги.
- Итоговая сумма покупки и вид расчета (наличный или безналичный).
- Ф.И.О. продавца.
- Электронный адрес отправителя и адрес сайта налоговой службы.
- Номер фискального документа (ФД) и фискального признака (ФП).
- Код быстрого реагирования для электронной версии чека.
Нефискальный чек: что это такое?
Выдача средств организацией лицу, находящемуся с ней в трудовых отношениях, — стандартная бизнес-практика. Деньги, которые компания при участии бухгалтерии передает под отчет, сопровождаются документацией, подтверждающей их целевое использование. Документы тщательно рассматриваются контролирующими органами. Главный вопрос, волнующий сотрудников, ответственных за авансовый отчет : как бухгалтеров, так и подотчетных лиц — что можно принять к учету? Несмотря на обилие разъясняющих писем, указаний, методических рекомендаций и инструкций, многие вопросы остаются спорными. В целом, для денег, выдаваемых авансом, действуют следующие правила: Денежные средства выдаются на хозяйственно-операционные нужды и командировочные расходы. Основание для выдачи средств — распоряжение руководителя.
Почему к отчету надо прикладывать подтверждающие документы?
С 2014 года порядок ведения кассовых операций и осуществления наличных расчетов определяется указаниями ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 и №3073-У от 07.10.13, в соответствии с которыми лица, получившие авансом средства на приобретение товаров или услуг для организации или индивидуального предприятия, обязаны отчитаться перед бухгалтерией, обосновав расходы при помощи подтверждающих документов.
Закон №54-ФЗ и поправки, внесенные законом №313-ФЗ от 01.10.2020, определяют, какие чеки можно принимать к авансовому отчету с 2021 года. Оплата сотрудниками компании ее внешних расходов за счет полученных ими подотчетных средств требует соблюдения установленного законодательством регламента как при их выдаче бухгалтерией, так и при оформлении отчетной документации. В случае нарушения правил израсходованные средства ФНС вправе не зачесть при налогообложении.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали порядок заполнения и представления авансового отчета. Используйте эти инструкции бесплатно.
Похожие записи: