Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности оформления акта о приеме-передаче оборудования». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В тех случаях, когда в рамках сотрудничества между двумя субъектами хозяйствования, заключившими договор, планируется передавать какие-либо материальные ценности — на основании соглашения о продаже, об аренде, или иной сделке — передаточный документ составляется с участием обеих сторон. Помимо передающего и принимающего субъекта, в отдельных случаях также может потребоваться присутствие привлекаемого профильного эксперта, подтверждающего качественные и функциональные характеристики предмета сделки.
Правила составления акта
Возможность использования свободного формата при заполнении документации рассматриваемой категории заметно упрощает ведение оборота и учета. Главное — чтобы прослеживалось соответствие общепринятым стандартам, включая точное указание реквизитов контрагентов, совпадающее с информацией, приведенной в договоре или контракте. В противном случае возможны ситуации, когда некорректное написание заметно затрудняет подтверждение факта ранее состоявшейся отгрузки.
Наличие списка оборудования — еще один аспект, требующий повышенного внимания. Чем подробнее составлен список, тем проще проводить сверку технических и эксплуатационных характеристик. Рекомендуется прописывать внешний вид ТМЦ, текущее состояние, комплектность, функциональные параметры, а также имеющиеся особенности, отличающие основные средства от серийных моделей. Указание сведений о производителе, даты выпуска, идентифицирующих номерных обозначений — не менее значимый фактор, особенно когда речь идет об актах передачи документации на технические образцы, о приемке из ремонта или о поломке оборудования, вызванной действиями третьих лиц. В ходе предварительного осмотра фиксируются все возможные неисправности и расхождения, в том числе выявленные в результате проверки, проведенной сторонним профильным специалистом, подпись которого также должна присутствовать на всех экземплярах.
Образец оформления акта о приеме-передаче оборудования в монтаж
Акт имеет две стороны.
- На лицевую сначала вписывается название компании-заказчика с указанием кода ОКПО, а также структурного подразделения, которое приняло оборудование к монтажу.
- Затем указывается основание для формирования данного документа (здесь дается ссылка на договор с внесением его номера и даты составления).
- Ниже пишется номер самого акта и дата его написания. Слева указывается код аналитического учета и даты: сдачи объекта в монтаж и сдачи в эксплуатацию (как должно быть по договору и как получилось фактически).
- Далее указывается место составления акта (не просто населенный пункт как в большинстве документов, а полный адрес предприятия), затем вносятся названия изготовителя, поставщика и монтажной организации (напротив всех этих строк в таблице слева нужно поставить их коды ОКПО).
- После этого указывается структурное отделение (цех, участок), которое приняло объект к монтажу.
Ниже идет таблица, в которую следует внести подробную информацию об оборудовании:
- его наименование,
- номера (заводской и по паспорту),
- позицию по технологической схеме,
- тип или марку,
- дату поступления объекта на склад заказчика,
- номер акта приемки,
- количество и стоимость в рублях за единицу и «всего».
Если есть какие-то дополнительные сведения, их нужно указать в последнем столбике таблицы.
Особенности процедуры передачи технических изделий
Существует ряд требований к рассматриваемой процедуре, которые не зависят от самого характера операции. В первую очередь, необходимо чтобы представители каждой из сторон обладали должностными полномочиями на совершение подобных операций. Также представитель каждой стороны должен иметь право подписывать документы от имени компании. Когда в подобных сделках участвуют рядовые сотрудники предприятия, необходимо получить специальную доверенность на прием или передачу производственной техники.
В том случае, когда сделка осуществляется на территории стороны передающей технику, составлением акта занимается передающая сторона. Помимо данного бланка, потребуется подготовить технический паспорт изделия, накладную и ряд сопутствующих документов. Когда сделка осуществляется на территории принимающей организации, акт приема-передачи заполняется принимающей стороной. Следует обратить внимание на то, что во время процесса передачи в задачу принимающей стороны, входит детальный анализ принятого актива, с целью проверки технического состояния. В некоторых случаях допускается привлечение независимого эксперта, который даст профессиональное заключение. Вся информация, полученная в результате осмотра, фиксируется на страницах документа.
Образец акта передачи оборудования в обязательном порядке должен иметь графу, где будут фиксироваться данные о найденных повреждениях или их отсутствии. Наличие подписи каждой стороны, является фактическим доказательством того, что принимающая сторона получила объект на обговоренных условиях в том виде, что указан в сопроводительных документах . На основании данного документа, передающая сторона фиксирует выбытие оборудования в документах внутреннего учета.
Важное значение уделяется правильности заполнения сопроводительной документации, поскольку неверное предоставление сведений об изделии может нарушить процесс передачи.
В том случае, когда в сопроводительных документах фиксируется неправильный заводской номер изделия, то принимающая сторона может отказаться от приема актива. Основываясь на вышесказанном можно сделать вывод, что заполненная документация должна быть повторно проверена перед передачей, принимающей стороной.
Производственное оборудование и офисная техника – являются активами предприятия, которые регистрируются на балансе организации. Их наличие подтверждается различными документами, среди которых следует выделить бумаги, заполненные при первичном получении оборудования предприятием.
Являясь приложением к договору поставки, этот документ подтверждает факт передачи оборудования от одной стороны другой, следовательно, его ввод или вывод из состава производственных мощностей той или иной компании. Применение акта регламентируется законодательством и используется для осуществления контроля расходов. Документ составляется:
При передаче имущества б/у, числящегося у сдатчика (в 2 экземплярах, заполненных обеими сторонами);
При покупке нового имущества через предприятие торговли, у физического лица или при изготовлении собственной компанией (в 1 экземпляре, заполненном принимающей стороной).
По какой форме лучше составлять при приемке?
Заполнять акт приема, благодаря изменениям в законодательстве, допустимо в произвольной форме, разработанной по шаблонам предприятия с учетом его особенностей, однако, при этом он должен содержать основные сведения о сторонах и самом оборудовании.
Существует у акта приемки оборудования, требующего монтажных работ, унифицированная форма ОС-14, удобная и широко применяемая на практике.
Она применяется для оформления, поступившего на склад товара на первичных этапах с дальнейшим его использованием в качестве основных средств. Утверждена данная форма Постановлением Госкомстата РФ №7 от 2003 года.
Вне зависимости от применяемой формы, ее необходимо составлять в 2-х экземплярах – для каждой из сторон с обязательными подписями членов комиссии.
Формировать приемочный акт допустимо в 2-х вариантах по качественной оценке и по наружному осмотру.
Конечно, при существовании всех необходимых условий для приема оборудования его принимают по качественной оценке, но если нет возможности, приемку выполняют предварительно по наружному осмотру с дальнейшим детальным повторным осмотром.
Все выявленные дефекты фиксируются отдельным документом — актом ОС-16.
Особенности оформления акта о поступлении оборудования ОС-14
Унифицированная форма ОС-14 предполагает наличие в документе следующей информации:
- сведения о получателе оборудования;
- документ, являющийся основанием для составления акта – приказ, соглашение, распоряжение;
- номер бланка;
- дата составления;
- информация о компании, предоставившей оборудование;
- таблица, в которой указываются данные о наименовании принимаемых предметов. В таблице должна присутствовать вся имеющаяся информация о принимаемых объектах – количество, стоимость, дата поступления, присвоенный заводом индивидуальный номер, марка, вид и другие характеристики;
- решение членов комиссии, которые занимались приемом оборудования;
- подписи всех участвующих сторон — участников приемной комиссии, сотрудников монтажной организации и руководителя компании, принявшей материал.
Если в ходе исследований комиссия не обнаружила дефектов в оборудовании, предназначенном для монтажных работ, оно передается другим сотрудникам с целью осуществления их установки. При этом необходимо составить специальный акт о передаче в монтаж, который оформляется по единой форме ОС-15.
При выявлении брака, неисправности и других различных повреждений, члены комиссии имеют право отказать в приеме оборудования. В этом случае необходимо оформить соответствующий дефектный акт, бланк которого унифицирован формой ОС-16.
Таким образом, акт о приемке форма ОС-14 можно считать документацией первоначального типа, которая выступает в роли подтверждения осмотра поступивших объектов. После изучения их качества составляется следующий акт. В нем указывается ход дальнейших действий с объектом.
Передача инвентаря и техники в ремонт
Отличительной чертой оформления акта-приема оборудования в ремонт является более простая его форма, которая в повседневной жизни используется сервисными центрами по ремонту сложнобытовой техники. Этот документ не является приложением к договору, наличие такого документа может только подтверждать необходимость ремонта, если гарантийный срок использования не истек. В акте указываются:
Название компании или ФИО заказчика;
Адрес и контактные телефоны заказчика;
Способ возврата оборудования;
Перечень взятого на ремонт оборудования с указанием комплектности и вида ремонта.
Итак, любое движение объекта основных фондов в предприятии документально фиксируется. Качественное оформление подобных документов значительно снижает риски неоправданного завышения налогов для компании и гарантирует прием и передачу имущества в полном объеме и комплектности.
Приемно-передаточный акт оборудования относится к документу, цель которого подтвердить передвижение оборудования для его монтажа или для запуска в эксплуатацию.
Информация в приемно-передаточные акты заносится специально созданной комиссией, с полномочиями для принятия техники на основании приказа соответствующего руководства. В составленном свидетельстве отображаются выявленные замечания, дефекты, соответствие марок и моделей механизмов проектной документации и. т.д. При обнаружении неисправностей в технических средствах заполняется дефектный акт по шаблону .
Оборудование в организации являет собой активную часть основных производственных фондов, участвующих непосредственно в производственных процессах.
Качественные характеристики оборудования заключаются в его состоянии и способности к производству чего-либо. То есть оборудование делится на:
- новые основные фонды, ранее не эксплуатируемые;
- исправные или требующие текущего ремонта фонды;
- оборудование, нуждающееся в капитальном ремонте;
- устаревшее морально оборудование;
- фонды, подлежащие списанию.
Многие организации используют также классификацию оборудования по возрасту. Конструктивный возраст представлен периодом, прошедшим от момента создания объекта.
Возраст физический означает длительность эксплуатации от момента установки. Немаловажное значение имеет и мощность оборудования, то есть способность к производству определенного объема продукции за конкретно установленный срок.
При этом различают мощность:
- нормальную;
- максимально-кратковременную;
- максимально-длительную.
Также различается оборудование по видам, а именно по своему предназначению для определенной сферы деятельности или производства. От вида оборудования зависят особенности его принятия организацией-покупателем.
Порядок заполнения типового бланка
Основанием для составления акта приемки-передачи объекта в монтаж по форме ОС-15, как правило, выступает договор подряда.
Унифицированная форма ОС-15 заполняется с двух сторон.
На лицевой стороне приводится информация об участвующих сторонах, а также самом оборудовании, на оборотной — данные осмотра, заключение и подписи сторон.
Лицевая — содержит информацию о названии предприятия-заказчика с обозначением кода ОКПО, подразделения, принявшего оборудование для последующего монтажа (гараж, склад, участок).
Далее фиксируется основание для составления акта приемки-передачи — договор, его номер и дата подписания.
После заголовка документа заполняется номер бланка и день его составления, слева — даты сдачи оборудования в монтаж, по договору и фактическая.
Заполняя титульный лист бланка ОС-15, следует обращать внимание на поля для обозначения дат сдачи в монтаж, в эксплуатацию:
- День сдачи в эксплуатацию собранного оборудования берется из договора подряда или иного документа – это будет запланированный день.
- Реальный день передачи рабочего имущества в эксплуатацию указывается ниже, заполняется по факту принятия готового объекта к учету.
Ниже полностью обозначается место составления акта приема-передачи:
- наименование организации;
- населенный пункт;
- улица;
- структурное подразделение.
Инструкция по составлению акта приёма-передачи оборудования
Составление акта происходит по общим правилам составления договора:
- в шапке документа обязательно указывается время и место его заключения;
- в преамбуле указывается наименования хозяйствующих субъектов, заключивших соглашение;
- указываются ответственные должностные лица предприятия (лица могут быть различны в зависимости от организационно-правовой формы юридического лица);
- в случае, если список принимаемого (передаваемого) оборудования, содержит много позиций, можно составить отдельный документ-приложение в виде таблицы со списком всего принимаемого (передаваемого) оборудования.
Детали заполнения акта приема оборудования
Учитывая то, что закон допускает заполнение передаточного акта в простой форме, следует знать, какая информация является обязательной для последующего учета средств.
Обязательные сведения:
- наименование документа;
- дата составления;
- реквизиты обеих сторон;
- перечень оборудования;
- его количество;
- блок информации о его состоянии и качестве;
- информация о подписантах;
- их подписи.
Закон не запрещает использовать в качестве акта приема типовую форму ОС. Унифицированные бланки перестали быть обязательными, но многие предприятия до сих пор пользуются ими для фиксации приема-передачи оборудования.
Типовая форма ОС-14 состоит из двух страниц, на которых указываются:
- реквизиты принимающей стороны;
- реквизиты основного договора;
- амортизационная группа основных средств;
- номер акта и его дата;
- реквизиты компании – поставщика;
- реквизиты компании – изготовителя;
- адрес, куда осуществляется поставка;
- реквизиты компании осуществляющей доставку (если им является отдельное лицо);
- номерные знаки, вид транспорта, которым было доставлено оборудование, а также реквизиты товарно-транспортной накладной;
- сроки отправки и прибытия (включая время);
- характеристика оборудования (название, номер, модель, марка или тип, единица измерения и вид упаковки);
- описание оборудования (состояние, дефекты, количество, его масса).
Общие сведения о бланке и процедуре приема
Данная форма является унифицированным бланком, введена в работу Постановлением Госкомстата России №7 от 21 января 2003 года. Сейчас компаниям можно не использовать унифицированные формы, поскольку с начала 2013 года они приобрели рекомендательный характер (информация Минфина России №ПЗ-10/2012). То есть у организаций есть право дополнить форму ОС-14, а также остальные, необходимой информацией или разработать новую, главное, чтобы обязательные реквизиты документа были сохранены. Выбор любого из вариантов нужно зафиксировать в учетной политике.
Заполнять бумагу должна специальная комиссия, в обязанности которой входит прием основных средств компании и осмотр их на предмет дефектов. Утверждает документ после заполнения и подписания руководитель или сотрудник, уполномоченный на это.
К сведению! Документ может использоваться во взаимосвязи с другими. Например, после проверки оборудование отправляется на монтаж, по истечении работ заполняют бланк ОС-15 — это акт о передаче оборудования для монтажа. В случае выявления поломок или брака во время приема или испытания и работы с приборами заполняют форму ОС-16 (акт о выявленных дефектах).
Приемка оборудования может быть произведена тем подрядчиком, который будет его монтировать. В такой ситуации сотрудник, представляющий подрядчика, будет одним из членов комиссии, принимающей объект. Подрядчик как бы берет оборудование на ответственное хранение. За это он и будет расписываться в акте.
Таким образом, задача формы ОС-14 — подтвердить, что оборудование было принято, и зафиксировать все обнаруженные его недостатки.
Передача имущества в ремонт: нужен ли акт
Акт приема-передачи объекта в ремонт (образец приведем ниже) составляется для того, чтобы подтвердить факт передачи (принятия) имущества в ремонт. Конечно, ремонт имущества может производиться и без его фактической передачи. Речь идет о ремонте, производимом по месту нахождения заказчика, в т.ч. в случае ремонта недвижимости. Хотя и в этом случае подтверждать факт передачи имущества для ремонта целесообразно.
Почему же документально засвидетельствовать факт передачи имущества от заказчика подрядчику крайне важно? Потому, что именно с даты передачи вещи подрядчик будет нести ответственность за ее сохранность и состояние (ст. 714 ГК РФ). Это, в свою очередь, обуславливает необходимость приводить в акте подробную характеристику передаваемой вещи.