Системы управления складом: ТОП-22 лучших программ складского учета

Опубликовано

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Системы управления складом: ТОП-22 лучших программ складского учета». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание
1. По каким критериям выбирать сервис
2. Инвентаризация товаров на складе
3. Важные особенности программ складского учёта, которые нужно учесть при выборе
4. Что должна уметь хорошая программа складского учета
5. Ведение клиентской базы
6. По каким критериям выбирают ПО
7. Основные критерии программы для складского учёта
8. Какие бывают программы учета товара на складе
9. Приложение Эвотор в системе управления складом
10. МойСклад для оптовой торговли
11. Основы автоматизации бизнеса

На прошлом уроке мы с вами рассмотрели основные средства: справочник «Основные средства», справочник «Способы отражения расходов», ознакомились со справочниками, имеющими отношение к этому разделу. Научились приходовать основные средства и выводит их в эксплуатацию.

По каким критериям выбирать сервис

  1. Размещение данных в облаке. То есть вы можете просмотреть файлы с любого подключенного устройства. Если это не предусмотрено, есть риск, что однажды накроется компьютер с нужной программой и база будет недоступна.

  2. Простой и интуитивно понятный интерфейс. Если все будет слишком сложно, это может привести к ошибкам либо к временным задержкам, что, конечно же, нежелательно.

  3. Наличие бесплатного тарифа и не очень высокая цена за подписку. У мелкого бизнеса и начинающих предпринимателей и так много расходов в начале развития.

  4. Возможность интеграции со всеми основными платформами. Речь о площадках, на которых создаются интернет-магазины.

  5. Складской учет продукции в режиме реального времени. Это нужно для предотвращения ситуаций, когда заказ поступил либо уже оплачен, а в наличии его нет и заявка для поставщика не оформлена.

  6. Кроссплатформенность. Имеется в виду возможность управлять программой с разных устройств.

  7. Возможность загрузки прайса от поставщика в пару кликов. Это тоже облегчает и ускоряет работу.

  8. Техподдержка, которая быстро отвечает. Желательно, чтоб она работала круглосуточно.

  9. Открытый API. Это нужно для того, чтоб было возможно что-то доработать в случае необходимости.

  10. Наличие демоверсии. Это позволит вам вести складской учет онлайн бесплатно в течение пары недель, чтобы вы смогли оценить функционал и принять осознанное решение о дальнейшей покупке.

Инвентаризация товаров на складе

Перейдем к инвентаризации ТМЦ.

Хотя бы раз год в соответствии с требованиями законодательства нужно проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Обычно такое мероприятие оформляется приказом по компании.

Так же определены и другие случаи проведения инвентаризации:

  • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров и материалов проводится в период их наименьших остатков;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при реорганизации или ликвидации организации;
  • в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Документ «Инвентаризация товаров на складе» предназначен для проведения инвентаризации товаров, материалов и продукции на оптовых, розничных складах и в неавтоматизированных торговых точках, формирования и печати сличительной ведомости и инвентаризационной описи при проведении инвентаризации на складах организации, а также выписки актов списания и оприходования излишков на основании данного документа при наличии расхождений между фактическими и документально подтвержденными остатками номенклатурных позиций.

Инвентаризация может быть проведена по складу или по материально-ответственному лицу.

Если инвентаризация проводится по складу, то в шапке документа нужно указать Склад — место хранения, по которому проводится инвентаризация.

Если инвентаризация проводится по нескольким складам материально ответственного лица, то нужно указать Ответственное лицо, при этом склад заполнять не нужно.

На закладке Товары указывается список номенклатурных позиций и данные инвентаризации. Список номенклатурных позиций можно автоматически заполнить по данным бухгалтерского учета по кнопке Заполнить.

  • Отклонение — фиксируется отклонение между фактическим остатком, зафиксированным в результате поведения инвентаризации, и остатком по данным учета.
  • Количество — указывается фактическое количество товара, зафиксированное по результатам проведения инвентаризации.
  • Учет. количество — отображается количество по данным бухгалтерского учета. Эти данные не редактируются.
  • Сумма — указывается фактическая себестоимость товара по результатам проведения инвентаризации.
  • Учет. сумма (сумма по данным учета) — отображаются данные о суммарной себестоимости, рассчитанной на основании введенных в информационную базу документов. Эти данные не редактируются.

На закладке Дополнительно указываются:

  • Реквизиты приказа о проведении инвентаризации
  • Состав инвентаризационной комиссии

При проведении инвентаризации на складе с видом «Неавтоматизированная торговая точка» дополнительно отображается графа Розн. цена (руб). В этой графе указывается продажная цена, которая будет заполняться в отчете о розничных продажах по результатам инвентаризации.

Для документа Инвентаризация товаров на складе предусмотрены следующие печатные формы:

  • Инвентаризация товаров на складе
  • ИНВ-3 (Инвентаризационная опись товаров)
  • ИНВ-19 (Сличительная ведомость)
  • ИНВ-22 (Приказ)

На основании документа Инвентаризация товаров на складе можно ввести следующие документы:

  • Оприходование товаров
  • Списание товаров
  • Отчет о розничных продажах
Читайте также:  Правила оформления и выдачи листков нетрудоспособности по беременности и родам

Перейдем в раздел «Склад» журнал «Инвентаризация товаров» и создадим одноименный документ.

Провести инвентаризацию

  • Дата: 01.02.2015
  • МОЛ: директор
  • Номенклатура: Бумага для принтера
  • Фактическое количество: 10
  • Проведение инвентаризации с 01.02.2015 по 01.02.2015
  • Документ: Приказ № 1 от 31.01.2015
  • Причина: Годовая
  • Инвентаризационная комиссия: Директор, Председатель: Да

Важные особенности программ складского учёта, которые нужно учесть при выборе

Бизнесмены не любят вкладывать деньги в кота в мешке. А ведь купив случайную учетную программу для склада есть риск, что она:

  • неудобна для освоения;
  • не поддерживает работу с имеющимся на складе оборудованием;
  • склонна к частому зависанию;
  • не содержит критичного для работы функционала;
  • не имеет круглосуточной службы поддержки
  • раскрывает достаточные возможности только на максимальном тарифе.

Избежать перечисленных проблем поможет отсеивание неподходящих для вашего бизнеса программ на этапе их выбора. Давайте разберемся, чем приложения могут отличаться.

Ниже перечислены критерии выбора программ учёта, которые нужно учесть предпринимателю:

  1. Перечень поддерживаемых операций. Кому-то нужно знать просто приход/расход, а для кого-то важен дополнительно ценовой учет и аналитика продаж.
  2. Стоимость внедрения и сопровождения. Нет смысла подробно вникать в обзор программы складского учета, если предприниматель не готов платить минимальный ежемесячный платеж.
  3. Круглосуточная техническая поддержка.
  4. Наличие дополнительных опциональных модулей (CMS, бухгалтерских, логистических). При планировании дисконтной системы CMS просто необходима.
  5. Сетевые возможности. Например, для распределенных в пространстве складов будет актуальна только облачная программа складского учета.
  6. Простота освоения. Новый сотрудник должен за несколько часов освоить основные возможности программы.
  7. Стабильность работы. Программа не должна подвисать и перезагружаться, потому что это может приводить к потере последних введенных данных.
  8. Наличие полнофункциональной демо-версии. Гораздо проще выбрать программу, загрузив ее полнофункциональную версию и испытав возможности
  9. Открытый API, позволяющий дорабатывать программу под индивидуальные потребности клиента.
  10. Удобный интерфейс. Переключение между меню во время работы должно занимать у персонала минимум времени.

Что должна уметь хорошая программа складского учета

Выбирая товароучетную систему, следует обратить внимание на следующие моменты:

  1. Совместимость с другими программами и оборудованием. Умная программа должна интегрироваться с CRM-системами, онлайн-кассами, онлайн-бухгалтериями и другими программами.
  2. Обновление в режиме реального времени. Проданный, перемещенный или списанный товар должны сразу списываться с остатков.
  3. Возможность загрузки и выгрузки базы в другие сервисы. Например, если настроить совместную работу программы с CRM-системой, то можно будет персонализировать скидки и программы лояльности.
  4. Использование облачных технологий. Лучше, если данные хранятся на сервере поставщика услуги. Это позволяет обращаться к информации с любого устройства, подключенного к сети интернет.

Складские учетные системы сохраняют и ведут архив с документами списаний, перемещений, возвратов и т. д. Это необходимо, если потребуется провести аналитику, зафиксировать ситуацию в конкретный месяц или разобраться, если какие-то расчеты не сходятся.

В программе отражена история движения каждого товара (искать по наименованию). Также указано, по каким документам шло его движение, сколько было продано за месяц и каким клиентам. Как правило «Отчеты» выносят в отдельное поле или форму, с помощью которой можно распечатать их.

Интересно! Некоторые программы имеют функцию импортировать заказ от покупателя.

Ведение клиентской базы

Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами — важные процессы в любой организации, будь то небольшой магазин или крупная торговая сеть. Самый ценный актив — постоянные клиенты, с которыми важно выстроить и поддерживать отношения: сохранять переписку и записи телефонных разговоров, вести историю заказов и оплат, уведомлять о спецпредложениях.

Ведение клиентской базы в Excel или на бумаге не только малоэффективно, но и грозит потерей ценных данных. Используя CRM (Customer Relationship Management или Систему управления отношениями с клиентами), вы сможете сохранять заявки, полученные по всем каналам, отслеживать взаимодействия с клиентами, ставить задачи и настраивать напоминания для ответственных сотрудников, а также организовать «подогрев» и поддержку.

Если решите нанять штатного бухгалтера, придется выделить ему рабочее место и оргтехнику, купить лицензионное ПО, снабжать канцтоварами и отчислять взносы в фонды (около 30% оклада). В процессе работы с ним будете контролировать своевременное выполнение задач, отвлекаться на бесконечные просьбы что-нибудь подписать или оплатить, а еще — платить штрафы за ошибки и несвоевременную сдачу отчетов.

Бывает и так, что бухгалтер не нужен в принципе — учет настолько простой, что вести его можно самостоятельно.

На помощь тем, у кого нет потребности в бухгалтере или желания держать его в штате, приходят сервисы для ведения бухгалтерии, с помощью которых бизнесмены могут отдать на сторону все побочные процессы. Они бывают двух типов: делаете все самостоятельно, но с подсказками и шаблонами, или передаете бухгалтерию на аутсорс и занимаетесь другими вопросами.

МойСклад — облачное ПО с широким набором функций. Войти в личный кабинет можно с любого устройства, в том числе с мобильного телефона. Данные пользователей хранятся на надежном хостинге, защищенном от хакерских атак.

Программа подходит для оптовых и розничных магазинов, для небольших предприятий. Малому бизнесу подходит бесплатный тариф, неограниченный по времени. Тариф рассчитан на торговые точки с одним сотрудником. Платные версии рассчитаны на любое количество точек и персонала.

МойСклад интегрируется с:

  • системами банковского обслуживания;
  • CMS (системами управления содержимым сайта);
  • системами аналитики (также есть встроенная аналитика);
  • CRM-системами;
  • сервисами доставки.
Читайте также:  Какие новые выплаты ждать владимирским семьям в 2023-м году?

Пользователям доступна круглосуточная поддержка. Компания помогает клиентам установить и внедрить оборудование.

По каким критериям выбирают ПО

Если вы уже приступали к поиску программы для учета, то наверняка столкнулись со следующей проблемой. Представлено много софтов со схожим функционалом, отличающимся одним-двумя предложениями и оригинальным дизайном.

Чтобы помочь с выбором подходящей для вашего бизнеса программы, мы составили чек-лист с критериями функционального программного обеспечения для склада + поясняющие комментарии.

Понятный интерфейс.

Важно, чтобы пользователь мог самостоятельно без помощи программиста вносить информацию в систему, а также получать необходимые отчеты. Все действия в программе должны быть понятны на интуитивном уровне;

Круглосуточная техподдержка.

После покупки программы сотрудничество с компанией не заканчивается, так как иногда необходима консультация программиста, чтобы разобраться с функционалом программы и устранить возникающие ошибки;

Возможность обновить базу данных в режиме онлайн.

ПО должно загружать информацию о статусе товара сразу же после его изменения;

Отображение статуса товара.

Рядом с товаром стоит отметка (продан, зарезервирован и т.п.). Это предотвращает ситуации, когда оплата прошла, покупатель ждет заказ, а его нет в наличии;

Облачное хранение информации.

Между облачными технологиями и коробочной версией программы стоит выбирать облачное хранение. В этом случае информация находится на сервере поставщика услуги. Благодаря этому вы можете в любой момент и с любого подключенного к интернету устройства обратиться к данным. А в коробочной версии доступ к информации можно получить только с одного компьютера, на который установлена система, что ставит под угрозу сохранность и конфиденциальность информации при возникновении проблем с ПК;

Интеграция с программами;

ПО должно интегрироваться с CRM, онлайн-бухгалтерией и иными необходимыми для нормального функционирования компании программами. Это можно реализовать также через покупку отдельных модулей для совместимости;

Возможность обмена базы данных с интегрированными системами.

Загружать и выгружать информацию важно при работе, совмещенной с CRM-системой, чтобы проводить комплексный анализ программ лояльности и скидок;

Автоматическое изменение розничных цен при варьировании цены при закупке;

Сбор заказа должен производиться автоматически.

Все поставщики и склады должны быть интегрированы для оперативной автоматической передачи информации между заинтересованными членами;

Возможность сортировать позиции товара в отчете.

При составлении отчета товар должен сортироваться на популярные и неходовые позиции для оперативного реагирования на потребительский спрос и корректировки предложений. Например, введение скидок или увеличение поставки товара;

Сегментирование сумм.

Для отслеживания доходов и расходов необходимо отдельно мониторить стоимость товара, стоимость курьерской доставки, стоимость обслуживания;

Автоматическое отражение возврата товара.

В программе должна быть реализована функция полного или частичного возврата товара. Удобно, когда система самостоятельно отслеживает не дошедшие до потребителя заказы, отмечает их на карте движения товара и прикрепляет к карточке продукта сопроводительные документы;

Импортирование прайс-листов в различных форматах.

Чем больше форматов, тем лучше. В программе должны быть хотя бы 2 формата — xls и csv. Также очень полезны функции отдельного импорта только новых или выбранных позиций;

К системе учета товара прилагаются кассовые аппараты для осуществления оплаты онлайн;

Возможность автоматического формирования документации.

Значительно ускоряет работу возможность автоматического составление платежного поручения в банк или счета для покупателя.

Итак, главный критерий — программа должна упрощать работу склада.

Основные критерии программы для складского учёта

При выборе программного обеспечения для контролирования торговых процессов в наземных и интернет-магазинах нужно обратить внимание на следующие показатели:

  • Простота. Какой бы «инновационной» и «умной» не была программа, она должна быть понятной и легкой в усвоении для большинства пользователей.
  • Стабильность. Отсутствие задержек, перезагрузок или временных неполадок.
  • Мультиплатформенность. Возможность использования программы с ПК, планшетов и смартфонов одновременно.
  • Круглосуточная техподдержка. В любой момент могут возникнуть вопросы и проблемы, на которые можно в самое ближайшее время получить ответы и решение.
  • Работа с документами. Выставление счетов, счетов-фактур и оформление возврата.
  • Работа с товарами. Контроль реализации и остатков каждого товара. Его отслеживание перемещений по складам, удобный поиск по штрих-коду и артикулу.
  • Работа с маркировкой. Возможность приёмки и отправки документов с маркированным товаром через электронный документооборот.
  • Интеграция с другими сервисами. Экономия времени и повышение эффективности ведения складского учёта благодаря интеграции с банками, онлайн-кассами и другими сервисами.
  • Автоматизация. Автоматическое заполнение и распознавание данных документов. Распределение списаний и поступлений. Контроль остатков товаров по каждой позиции.
  • Статистика. Возможность анализа складского учёта за выбранный отрезок времени.
  • Стоимость обслуживания.

Какие бывают программы учета товара на складе

Все программные решения для управления товародвижением можно разделить на две категории: облачные и коробочные (локальные). В первом случае вы ежемесячно вносите абонентскую плату и получаете доступ к веб-сервису, во втором — устанавливаете софт на рабочий компьютер и покупаете лицензию.

Приложение Эвотор в системе управления складом

Владельцы кассовых аппаратов Эвотор получают доступ к облачному сервису, где так же, как и в LiteBox, могут проверять чеки, просматривать статистику по основным показателям бизнеса и многое другое. В личном кабинете Эвотор можно подключать и отключать платные/бесплатные приложения, загруженные из фирменного магазина. Так, владелец точки может самостоятельно выбирать, в каком сервисе ему вести товароучет.

Читайте также:  Какая Минимальная Пенсия в Московской Области

Одна из популярных ошибок предпринимателей заключается в том, что они неправильно подходят к процессу интеграции инструментов автоматизации в модель интернет-магазина.

Многие спешат с внедрением и упускают большое количество важных деталей, которые сильно влияют на конечный результат. И в итоге получают совсем не тот уровень автоматизации, который видели в примерах.

Прежде чем добавлять сервис или софт в процессы торговой площадки, важно провести анализ. И выполнять остальные шаги только если есть чёткая уверенность в том, что всё пройдёт гладко.

Этапы автоматизации можно разбить на следующую последовательность шагов:

  1. Определить цели. Делать автоматизацию только потому что это модно нет смысла. Надо понять, какие задачи закроют сервисы и на какие аспекты необходимо выделить больше времени.
  2. Выбрать ответственных сотрудников. Интеграцию лучше поручить опытному специалисту, который знает как делать подобные задачи.
  3. Найти оптимальные инструменты. На рынке большой выбор и есть риск неправильно расставить приоритеты.
  4. Составление плана внедрения. Подключить любой сервис можно за пару дней, но он должен работать идеально. Понадобится план с конкретным списком действий.
  5. Мониторинг ситуации. Какое-то время нужно следить за тем, чтобы интегрированные инструменты работали в нужном ключе.
  6. Оптимизация системы. Даже самый идеальный механизм можно периодически улучшать.

Предприниматели часто допускают ошибки при работе с инструментами автоматизации и обнаруживают их уже тогда, когда они повлияли на эффективность работы магазина.

Важно по максимуму защититься от проблем и минимизировать риски для клиентов. Если проблему заметят слишком поздно, придётся экстренно находить пути решения и они очень часто несут в себе финансовые потери.

Распространённые ошибки предпринимателей в плане автоматизации:

  • выбор нерелевантных инструментов;
  • фокус на стоимости сервисов;
  • переоценка возможностей инструментов;
  • игнорирование реальных проблем магазина;
  • отсутствие постоянного контроля.

МойСклад для оптовой торговли

МойСклад с точностью отображает количество товаров на складе, в том числе товары в резерве. В сервисе можно работать с договорами, прайс-листами, клиентской базой, печатать накладные и другие необходимые документы. Ведется статистика продаж, накапливается финансовая аналитика. Есть поддержка мультивалютности.

Для оптовой торговли МойСклад позволяет:

  • вести учет товаров по серийным номерам и штрих-кодам;
  • обрабатывать заказы;
  • резервировать товары на складах;
  • работать с документами;
  • вести статистику продаж;
  • контролировать взаиморасчеты;
  • работать с клиентской базой;
  • делать рассылки через почтовые сервисы.

Основы автоматизации бизнеса

Что такое бизнес? Если не углубляться, то это деятельность, направленная на извлечение прибыли. Но так смотреть на вопрос неправильно, ведь просто делать что-то для получения денег – это еще не бизнес. Поэтому определение нужно усложнять. Любая деятельность, в том числе направленная на извлечение прибыли, состоит из трех постоянно повторяющихся действий:

  1. Принятие решения
  2. Действие
  3. Результат или ответственность: в зависимости от того, какое действие предпринято

Это важно, потому что в каждом из этих этапов можно найти то, что можно упростить, автоматизировать, тем самым сократить затраты на каждый этап, и вот это уже ближе к бизнесу.

Управляющий – человек, от которого зависит то, как бизнес будет работать. Сколько денег затрачивается на его поддержание, какие убытки несет компания от действий сотрудников, насколько эффективен каждый из них. Все перечисленное лежит в сфере влияния руководителя, и все это всегда можно улучшить.

Рассмотрим на примере небольшого завода, это проще и понятнее:

  • Если сотрудник на заводе удовлетворен зарплатой, он не будет красть, значит, убытки будут снижены – это одна сторона медали. Чтобы избежать краж можно пойти другим путем – улучшить систему безопасности. Это один из способов оптимизации. Сделали хорошую систему безопасности – сотрудник не крадет, зарплату можно уменьшить и сократить затраты на кадры. Сурово, но это правда бизнеса и здоровый способ сокращения издержек
  • Еще один путь оптимизации – от большей части сотрудников вообще можно избавиться: нужно просто автоматизировать часть производственных процессов, тем самым исключить человеческий фактор из процесса. Красть просто некому

Недорогая система для многих предпринимателей может стать первой ступенькой после учета товаров в Excel. Ее функционал ограничен, но есть все необходимое:

  • учет товара в режиме реального времени, который не даст продать отсутствующий товар;
  • контроль за движением наличных и безналичных средств;
  • поддержка хранения документации при взаиморасчетах с контрагентами.

В программе есть поддержка учета по штриховому коду с помощью сканера, возможность ведения анализа продаж.

Система уже полюбилась многим крупным компаниям, таким как Fix Price, Балтика, КОМОС, Renne Group. Она может легко интегрироваться с роботизированным оборудованием, а это, в свою очередь, дает возможность быстро решать разные трудные рабочие вопросы. Также в программе предусмотрен функционал для разных отраслей, например, в ней легко будет работать тем, кто занимается продовольственными, промышленными товарами. Стоимость внедрения LEAD зависит от запросов компании на функционал и интеграцию.

На какой WMS системе остановитесь вы, решайте сами. Главное, перед тем, как оформить заказ, продумайте, какой функционал должен быть у программы, ведь от этого зависит цена. Подойдите к этому вопросу ответственно и внимательно.


Похожие записи:

Добавить комментарий