Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Процедура проведения очередного (годового) собрания участников ООО (1 часть)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для начала следует уточнить, что такое очередное собрание. Согласно действующего законодательства и устава организации очередное общее собрание – это мероприятие, в котором участвуют участники, и проводится по инициативе исполнительного органа. В качестве исполнительного органа выступает директор организации.
Какие собрания относятся к категории очередные
В течение года организация может провести несколько мероприятий. Количество и сроки проведения будут обязательны, если это предусмотрено уставом организации. Например, в уставе может присутствовать информация, что организация обязана проводить ежеквартально. Причины могут быть разные: распределение прибыли, проверка деятельности организации, организационные вопросы.
В соответствии со ст. 34. Закона об ООО, организация обязана проводить очередное годовое собрание учредителей. Оно созывается для подведения итогов деятельности организации за год. Точные сроки проведения должны быть отображены в уставе. Но существуют определенные требования. Оно должно происходить в период с начала марта до конца апреля.
Важная информация. Если руководство компании уклоняется от созыва очередного, в том числе и годового собрания, она может попасть под административный штраф. Сумма штрафа для организации составляет от пятисот до семисот тысяч рублей. Стоит учитывать, что при обнаружении подобной ситуации, к ответственности будет привлечен исполнительный орган, ответственный за проведение мероприятия. В большинстве случаев подобная ответственность возлагается на директора или руководителя организации.
Существует небольшой нюанс. Если попали в подобную ситуацию, то можно оплатить половину выписанного штрафа. Это возможно, если заплатить штраф в течение двадцати дней после вынесения постановления о назначение штрафа. Но существуют исключения. Это касается ситуаций, когда исполнение акта отсрочено или рассрочено.
Компетенция Общего собрания или какие вопросы оно рассматривает
В Уставе ООО должен быть определен круг вопросов (компетенция) которые рассматривает и принимает по ним решения Общее собрание участников Общества с ограниченной ответственностью. Компетенция Общего собрания должна соответствовать Закону об ООО, Гражданскому кодексу и иным нормативным актам.
К компетенции Общего собрания относят:
- 1. Определение направления деятельности
- 2. Участие или неучастие в ассоциациях или других объединениях коммерческих организаций
- 3. Решение вопросов по внесению различных изменений в Устав
- 4. Образование и прекращение полномочий исполнительных органов (совет директоров, единоличный исполнительный орган)
- 5. Передача полномочий исполнительного органа управляющему
- 6. Избрание и прекращение полномочий ревизора или ревизионной комиссии
- 7. Утверждение годовых отчетов финансовой и коммерческой деятельности
- 8. Утверждение годовых бухгалтерских балансов
- 9. Распределение прибыли между участниками ООО
- 10. Утверждение положений и регламентов, а также иных документов, которые определяю внутреннюю деятельность
- 11. Решение о выпуске эмиссионных ценных бумах или размещении облигаций
- 12. Принятие решения о назначении аудитора и проведении аудиторской проверки, а также размера вознаграждения аудитора
- 13. Принятие решения о реорганизации ООО (слияние, присоединение, выделение, разделение, преобразование)
- 14. Принятие решение о ликвидации (прекращение деятельности) и назначения ликвидатора или ликвидационной комиссии, а также утверждение промежуточного ликвидационного и основного ликвидационного балансов.
- 15. Решение об увеличении или уменьшении размера уставного капитала
- 16. Решение иных вопросов
По вопросам, которые предусмотрены пунктами 3, 6, 9, 13, 14, 15 могут приниматься решения только Общим собранием ООО, т.е., они не могут быть переданы для принятия решения другим органам управления Обществом.
Допустимость расширения исключительной компетенции уставом
Ст. 33 закона об ООО прямо предусматривает, что исключительную компетенцию общего собрания определяет только этот закон, соответственно, в других нормативных актах таких правил нет.
Вопрос о допустимости расширения исключительной компетенции уставом общества остается открытым в течение долгих лет. Несмотря на указание в ст. 12 закона об ООО на обязательное включение в устав правил об исключительной компетенции общего собрания, однозначной позиции в практике правоприменения не сложилось:
- есть мнения о допустимости расширения компетенции общего собрания уставом (постановление 19-го ААС от 09.02.2016 по делу № А14-12209/2015);
- встречается и противоположная точка зрения (постановление ФАС СЗО от 28.05.2007 по делу № А20-477/2006).
Стабильности в этом вопросе мешают достигнуть изменяющиеся время от времени формулировки ст. 33 закона об ООО. Так, действующая в 2016 году редакция данной статьи позволяет предположить, что допускается расширение компетенции за счет иных, неисключительных полномочий. Однако практикой данное предположение не подтверждено.
Таким образом, исключительная компетенция общего собрания участников ООО определяется законом об ООО. Однозначного ответа на вопрос о возможности расширения исключительной компетенции уставом общества нет.
Порядок созыва общего собрания
Действующее законодательство регламентирует весьма детально как порядок проведения общего собрания, так и порядок его созыва.
Поэтапно процедура созыва общего собрания выглядит так:
- Направление заказного письма всем учредителям компании. В тексте извещения должна содержаться информация о времени и месте проведения собрания, а также запланированные к рассмотрению вопросы. Уведомление высылается не позже чем за 30 дней до собрания, но Устав может установить и более сжатые сроки.
- Ознакомление участников общества с документами, касающимися предмета собрания. Это могут быть отчеты, сведения о работе компании, иные данные. Ознакомление добровольное и проводится в срок до начала собрания.
- Внесение предложений в повестку собрания участниками. Может быть выполнено не позднее 15 дней до начала собрания.
- Регистрация участников собрания. Без прохождения процедуры регистрации участники общего собрания к участию в нем не будут допущены. Также участники могут направить своих представителей на основании доверенности.
Важно знать:
- Если Устав не регламентирует порядок ознакомления участников общества с документами, касающимися темы собрания, то эти документы должны быть высланы участникам вместе с извещением!
- Уставом можно установить и иной способ извещения участников, помимо заказного письма. Например, СМС-извещение при наличии расписки-согласия от участника общества на такое извещение.
- Собрание может быть проведено раньше указанного времени (но не даты!), если все учредители компании зарегистрируются до наступления назначенного времени.
Открытие общего собрания учредителей ООО
В рамках ООО общее собрание его учредителей является основным органом, который уполномочен решать определенные вопросы и задачи. Форма проведения общего собрания участников ООО прописана в ФЗ №14, ст.37, в уставном документе и других нормативных актах, в рамках которых действует компания.
Внеочередное общее собрание призвано решить текущие и актуальные вопросы, тогда как очередное проводится в предварительно согласованные сроки.
Предварительно все участники получают уведомление (как минимум за 30 дней до назначенной даты), где указывается место и срок проведения данного мероприятия.
Открытие его происходит согласно времени, прописанному в уведомлении, или после проведения регистрации всех заинтересованных лиц.
За порядок проведения общего собрания участников ООО отвечает уполномоченное лицо. Открыть собрание имеет право глава совета директоров, ревизор или аудитор, по инициативе которых оно состоялось. В ряде случаев открытие находится в компетенции участника ООО, который стал инициатором собрания. Как правило, это представитель исполнительного органа компании или его глава.
Действия лица, ответственного за открытие собрания учредителей ООО, включают регистрацию всех собравшихся. Если на собрании присутствуют представители заинтересованных лиц, то им необходимо предоставить документы для подтверждения своих полномочий. Сюда относится доверенность, заверенная нотариусом, которая содержит основные сведения об уполномоченном лице.
При открытии собрания, его инициатор организует выборы председательствующего, которым становится один из присутствующих. В основном выбор осуществляется большинством голосов, причем одному участнику предоставляется один голос. Иной порядок может указываться в уставе компании.
Какую информацию необходимо предоставить участникам?
Вместе с уведомлением учредителям (участникам) Общества направляется следующая информация:
-годовой отчет ООО;
-заключения ревизионной комиссии (ревизора) Общества и аудитора по результатам проверки годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов;
-сведения о кандидате (кандидатах) в исполнительные органы Общества, совет директоров (наблюдательный совет) и ревизионную комиссию (ревизоры) Общества;
-проект изменений и дополнений, вносимых в устав Общества, или проект устава ООО в новой редакции;
-проекты внутренних документов Общества;
-иная информация (материалы), предусмотренная уставом ООО.
В уставе может быть предусмотрен иной порядок ознакомления учредителей (участников) с указанными выше материалами и информацией.
Кроме того, Общество должно обеспечить учредителям (участникам) возможность ознакомления с этими материалами и информацией в помещении исполнительного органа ООО в течение 30 дней до проведения общего собрания, если более короткий срок не предусмотрен уставом.
По требованию учредителя (участника) ему должны быть предоставлены копии указанных документов (п.3, 4 ст. 36 Закона № 14-ФЗ).
Правила проведения общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью
Изначально стоит определиться, будет ли такое собрание участников проводиться с участием нотариуса или без такового.
Так, согласно пп. 3 ст. 3 ст. 67.1 Гражданского кодекса РФ принятие общим собранием участников хозяйственного общества решения и состав участников общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются в отношении общества с ограниченной ответственностью путем нотариального удостоверения, если иной способ (подписание протокола всеми участниками или частью участников; с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения; иным способом, не противоречащим закону) не предусмотрен уставом такого общества либо решением общего собрания участников общества, принятым участниками общества единогласно.
Процедура созыва и проведения мероприятия
Законодательство нашей страны (ФЗ №14) определяет не только процедуру проведения, но и порядок созыва ОС. При этом закон не проводит процедурных различий для очередного или внеочередного мероприятия.
Созыв общего собрания ООО начинается с уведомления о его проведении всех участников организации. Уведомляется каждый из совладельцев компании (по общему правилу) путем направления заказного письма с уведомлением о вручении. Однако в уставе можно предусмотреть и другой порядок оповещения. Оповестить всех участников необходимо не позднее чем за тридцать дней до проведения мероприятия (в уставе можно предусмотреть и более короткий срок оповещения).
В тексте уведомления о созыве ОС обязательно указываются:
- время и место проведения;
- планируемые вопросы, для разрешения которых оно созывается.
Местом принятия решения участниками ООО является адрес регистрации Общества либо место, указанное в Уставе и (или) в документе, регламентирующем порядок проведения собрания, а также место, иным образом согласованное всеми собственниками ООО (например, в протоколе собрания участников ООО).
Что касается сроков проведения собраний и, соответственно, принятия решений, то они определяются законом об ООО. В свою очередь, сроки проведения внеочередных или других очередных собраний не регламентируются нормативными актами. Однако период их подготовки должен соответствовать требованиям Закона «Об ООО». Длительность собрания указывается в протоколе, который оформляется в разумные сроки. При этом собрание может быть признано законным, если оно прерывалось на несколько дней, но после перерыва участники рассмотрели вопросы, изначально внесенные в повестку дня, а решения были приняты большинством голосов.
Ну и, наконец, стоимость процедуры. Она зависит от затрат Общества на созыв и проведение собрания, а также от формы удостоверения факта принятия решений. Поэтому разброс может быть очень велик: от нескольких сотен рублей за почтовые отправления до сотен тысяч рублей, потраченных на перелеты и проживание в гостиницах.
Созыв общего собрания
В зависимости от того, к чьей компетенции отнесен вопрос созыва уставом, общее собрание участников ООО созывается (ст. 34 и ст. 35 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», далее — Закон об ООО):
-
в случае очередного или внеочередного собрания участников, единоличным исполнительным органом (генеральным директором) либо советом директоров по своей собственной инициативе,
-
а также, в случае внеочередного собрания, еще и по требованию иного органа управления, в чью компетенцию не входит вопрос созыва (генерального директора либо совета директоров), по требованию ревизионной комиссии, аудиторов, а также участников общества, обладающих в совокупности не менее чем одной десятой от общего числа голосов участников общества.
Направление уведомления о проведении собрания
После того как решение о проведении собрания принято, орган или лица, созывающие общее собрание участников общества, обязаны не позднее чем за 30 дней (если более сокращенный срок не указан уставом) до его проведения уведомить об этом каждого участника ООО заказным письмом по адресу, указанному в списке участников общества, или иным способом, предусмотренным уставом ООО, с указанием времени и места проведения собрания, а также предлагаемой повестки дня (п. 1 ст. 36 Закона об ООО).
При этом неуведомление или ненадлежащее уведомление участника ООО о собрании и проведение собрания в его отсутствие могут явиться основанием для того, чтобы признать решение такого собрания недействительным, как принятое с существенным нарушением.
В постановлении Арбитражного суда Московского округа от 20.08.2021 № Ф05-3474/2021 по делу № А40-24015/2020 судом было отмечено, что в нарушение п. 1 ст. 36 Закона об ООО, а также в нарушение положений устава общества истцы, являющиеся участниками общества, не были уведомлены о проведении оспариваемого внеочередного общего собрания участников общества и не считаются уведомленными о проведении такого собрания, так как не представлены достоверные доказательства направления и (или) вручения уведомления о таком собрании.
Поскольку допущенные обществом нарушения положений Закона об ООО о порядке созыва и проведения общего собрания (отсутствие извещения участников, не принимавших участия в собрании) являются существенными нарушениями законодательства, нарушают права истцов, суд пришел к выводу о ничтожности оспариваемого решения.
Рекомендация
В случае если в списке участников указан старый адрес места регистрации, а исполнительному органу общества, созывающему собрание, достоверно известно о новом адресе места регистрации, лучше всего направить уведомление такому участнику по всем известным адресам.
Суды рассмотрели следующую ситуацию. 06.07.2018 и 15.08.2018 состоялись внеочередные общие собрания участников общества. Истец в данных собраниях участие не принимал. Судами установлено и следует из материалов дела, что уведомления о созыве и проведении внеочередного собрания направлялись истцу заказной корреспонденцией с уведомлением о вручении по адресу , но не были получены адресатом за истечением срока хранения.
Суды установили, что с 17.10.2013 истец зарегистрирован по иному адресу . Суды также установили, что по состоянию на 02.09.2015 обществу в лице его исполнительного органа достоверно было известно о новом адресе места регистрации истца, что также следует из протокола внеочередного общего собрания от 02.09.2015, пришли к правомерному выводу о наличии оснований для признания решений, принятых на собраниях, недействительными. Доводы заявителя о том, что истец получает корреспонденцию и по старому адресу места регистрации, были предметом рассмотрения и правомерно отклонены (постановление Арбитражного суда Московского округа от 17.09.2019 № Ф05-14974/2019 по делу № А40-285987/2018).
Если же исполнительный орган не знает о новом адресе места регистрации, при неактуализации адреса в списке участников и уведомлении участника ООО о проведении собрания по такому адресу участник считается надлежаще извещенным.
В одном из дел суд установил, что участник о проведении внеочередного общего собрания участников общества извещен уведомлением по адресу, указанному в списке участников общества. Суд учел, что согласно представленной в материалы дела копии паспорта истца адрес регистрации совпадает с адресом, указанным в списке участников общества, а согласно отчету отслеживания отправления с почтовым идентификатором письмо прибыло в место вручения за 30 дней до даты проведения общего собрания, по истечении сроков хранения письмо было перенаправлено почтой обратно отправителю. В связи с этим суды пришли к выводу о том, что направление извещения истцу по адресу, указанному в списке участников общества и соответствующему регистрации по месту жительства, соответствует п. 1 ст. 36 Закона № 14-ФЗ, извещение считается полученным (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 06.06.2022 № Ф04-2367/2022 по делу № А70-12037/2021).
Рекомендация
Если доля участника находится в залоге, направьте уведомление о проведении собрания залогодержателю, если он осуществляет права по доле.
В одном из дел между участниками общества — физическим лицом и обществом — был подписан и нотариально удостоверен договор купли-продажи 50% доли физического лица участнику — обществу с залогом доли до ее оплаты. Поскольку договор купли-продажи не содержал положений о том, кто осуществляет права участника до момента прекращения залога, суд указал, что в отношении залога доли в уставном капитале общества абз. 2 п. 2 ст. 358.15 ГК РФ предусмотрено общее правило, что до момента прекращения залога права участника общества осуществляются залогодержателем, в том числе право на участие в собраниях.
Общество (участник) в нарушение ст. 36 Закона об ООО не уведомляло о проведении собрания участников общества, в том числе и истца. Нарушение порядка созыва внеочередного общего собрания участников общества и отсутствие доказательств надлежащего уведомления истца о проведении собрания являются существенными нарушениями порядка созыва и проведения общего собрания участников, установленного Законом об ООО и уставом общества.
Учитывая изложенное, апелляционный суд пришел к обоснованному выводу о том, что на оспариваемом собрании отсутствовал кворум для принятия решения о смене единоличного исполнительного органа, в связи с чем собрание по данному основанию также является недействительным (постановление Арбитражного суда Московского округа от 21.02.2017 № Ф05-60/2017 по делу № А40-220474/15).
Рекомендация
При выборе места проведения собрания остановитесь на адресе в пределах места нахождения ООО.
В обществе было три участника. На собрании участников общества, проведенном вне места нахождения общества, от имени двух участников присутствовал представитель, который и подписал протокол от их имени. Третий участник участия в собрании не принимал. Поскольку два участника непосредственного личного участия в собрании не принимали, то отсутствуют доказательства о необходимости проведения внеочередного общего собрания вне места нахождения общества и невозможности его проведения по месту его нахождения, в связи с чем требование третьего участника о признании решений собрания недействительными обоснованно и подлежит удовлетворению.
Данный вывод также согласуется с правовой позицией ВАС РФ, изложенной в постановлении Президиума от 22.02.2011 № 13456/10, согласно которой реальная и необременительная возможность участия участников общества в общем собрании обеспечивается его проведением в населенном пункте, являющемся местом нахождения общества, если иное место его проведения не установлено уставом или внутренним документом общества, регулирующим порядок деятельности общего собрания, а проведение общего собрания участников в населенных пунктах, расположенных вне места нахождения общества, если при этом создаются затруднения для участия в собрании (например, из-за труднодоступности места, неоправданных расходов для участников), должно расцениваться как существенное нарушение порядка созыва собрания (постановление Арбитражного суда Московского округа от 28.02.2019 № Ф05-1545/2019 по делу № А40-110830/2016).
Рекомендация
Сохраняйте доказательства ознакомления участников с информацией, а также обращения участника к обществу с требованием о предоставлении информации.
Как проводить собрание
Если в Уставе указано, что собрания проводить только с нотариусом, вам нужно заранее выбрать удобного нотариуса, договориться с ним о времени проведения и уточнить список документов. Помните, что собрание с нотариусом стоит денег. Иногда это 10 000 рублей, иногда — больше. Плюс в том, что протокол, заверенный нотариусом, сложнее оспорить. Это пригодится, если вы не дружите со всеми участниками 🙂
Если по Уставу нотариус не нужен, можно провести собрание без него. Выбирайте другой способ утверждения собрания, например, путём подписания протокола всеми участниками. В таком случае включите в повестку ещё один пункт — подтверждение принятия собранием решений и состава участников Общества, присутствовавших на собрании. По нему будет решение: принятие собранием решений и состав участников Общества, присутствовавших на собрании при их принятии, подтверждается подписями всех участников Общества на последней странице протокола собрания.
Порядок созыва общего собрания
Действующее законодательство регламентирует весьма детально как порядок проведения общего собрания, так и порядок его созыва.
Поэтапно процедура созыва общего собрания выглядит так:
- Направление заказного письма всем учредителям компании. В тексте извещения должна содержаться информация о времени и месте проведения собрания, а также запланированные к рассмотрению вопросы. Уведомление высылается не позже чем за 30 дней до собрания, но Устав может установить и более сжатые сроки.
- Ознакомление участников общества с документами, касающимися предмета собрания. Это могут быть отчеты, сведения о работе компании, иные данные. Ознакомление добровольное и проводится в срок до начала собрания.
- Внесение предложений в повестку собрания участниками. Может быть выполнено не позднее 15 дней до начала собрания.
- Регистрация участников собрания. Без прохождения процедуры регистрации участники общего собрания к участию в нем не будут допущены. Также участники могут направить своих представителей на основании доверенности.
Важно знать:
- Если Устав не регламентирует порядок ознакомления участников общества с документами, касающимися темы собрания, то эти документы должны быть высланы участникам вместе с извещением!
- Уставом можно установить и иной способ извещения участников, помимо заказного письма. Например, СМС-извещение при наличии расписки-согласия от участника общества на такое извещение.
- Собрание может быть проведено раньше указанного времени (но не даты!), если все учредители компании зарегистрируются до наступления назначенного времени.
Для того, чтобы открыть ООО, необходимо провести общее собрание учредителей. На нем должно быть единогласно принято решение об учреждении организации.
Протокол подписывают председатель собрания и секретарь. Их нужно выбрать из числа участников собрания. Готовый протокол прошивать не нужно. Достаточно скрепить его и пронумеровать листы.
Составляется протокол по числу участников собрания. Два экземпляра делают дополнительно: для ФНС и для внутренней документации фирмы.
Закон требует, чтобы протокол был заверен нотариусом. Для этого он должен присутствовать на собрании. Это требование можно обойти. Пропишите в уставе другой способ для заверения протоколов собраний:
- видеофиксация
- аудиозапись
- подписание протокола всеми участниками собрания
Для хранения протоколов, видео и аудиозаписей у общества должна быть специальная папка. В нее вы будете вшивать эти документы.
Во время проведения собрания по поводу учреждения общества с ограниченной ответственностью нужно рассмотреть следующие вопросы:
- фирменное наименование организации
- ее местонахождение
- размер уставного капитала и доли учредителей
- утверждение устава
- избрание органа управления
- подписание договора об учреждении ООО
В течение 10 дней после проведения собрания председатель должен направить каждому участнику его копию подписанного протокола. Способ направления документов прописывают в уставе.
Как не платить или снизить штраф
Проверяем срок давности привлечения к ответственности, ссылаясь на статью 4.5 КоАП. Если на дату назначения наказания прошло больше года с момента, когда Вы должны были провести собрание, то значит истёк срок давности и оштрафовать уже нельзя. Например, за то, что Вы не провели ежегодное собрание в 2017 году можно оштрафовать только до 30 апреля 2018 года.
Доказать, что нарушение малозначительно. Ссылаясь на статью 2.9 КоАП, размер вреда и тяжесть наступивших последствий не представляет существенного нарушения охраняемых интересов. Например, не отправили участникам уведомления, а известили их по телефону, и они все явились, и собрание прошло успешно. В этом случае можно надеяться, что суд посчитает нарушение малозначительным и освободит вас от ответственности.
Заменить штраф на предупреждение, ссылаясь на статью 4.1.1 КоАП. Можно на это рассчитывать, если Ваша компания являетесь субъектом малого и среднего предпринимательства (проверить это можно в реестре) и это ваше первое административное правонарушение.
Просить назначить штраф меньше минимального размера, ссылаясь на часть 3.2 статьи 4.1 КоАП. Для этого нужно доказать наличие исключительных обстоятельств в совершённом нарушении в его последствиях, показать тяжёлое имущественное и финансовое положение. Тогда возможно снизить штраф вдвое от минимального. Примеры исключительных обстоятельств: 50 судов, проверка налоговой, увольнение бухгалтера, ДТП — всё это в один месяц, и вы физически не успели подготовить уведомления.