Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Процедура перечисления заработной платы на карту работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Одной из основных обязанностей работодателя является выплата в полном размере причитающейся работнику заработной платы в сроки, установленные в соответствии с ТК РФ, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, трудовыми договорами (ст. 22 ТК РФ). Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, прямо предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами (ст. 137 ТК РФ).
Новые правила перечисления зарплаты.
С 01.06.2020 учреждения, выплачивающие гражданину заработок или иные доходы, будут обязаны указывать в расчетных документах (ч. 5.1 ст. 70 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (далее – Федеральный закон № 229-ФЗ) в редакции Федерального закона от 21.02.2019 № 12-ФЗ):
-
сумму, взысканную по исполнительному документу (ч. 3 ст. 98 Федерального закона № 229-ФЗ в редакции Федерального закона от 21.02.2019 № 12-ФЗ);
-
соответствующий код вида дохода – если в отношении выплачиваемой работнику заработной платы или иных доходов установлены ограничения (ст. 99 Федерального закона № 229-ФЗ) и (или) на них не может быть обращено взыскание (ст. 101 Федерального закона № 229-ФЗ).
Регламентируем денежные отношения «работодатель-сотрудник»
Любой труд должен иметь вознаграждение – базовая аксиома и статья из Конституции РФ. Порядок выплат вознаграждения за труд определяется нормативными документами, прежде всего, соглашением сторон на обоюдное сотрудничество в трудовой сфере, то есть трудовым договором, положения которого не должны противоречить действующему законодательству. Можно регламентировать этот порядок и в коллективном договоре.
- Ст. 56 ТК РФ прямо говорит об обязанности работодателя обеспечить наемному персоналу полную и своевременную выплату заработанной им платы. Также этой статьей регламентируется право работника получать письменную информацию о составе его заработной платы, сумм начислений и удержаний за любой период.
- Ст. 57 ТК РФ называет оплату за труд одним из существенных условий трудового соглашения.
- Ст. 129 ТК РФ дает понятию «заработная плата» исчерпывающее определение, перечисляя ее составные части.
- Наконец, ст. 136 ТК РФ говорит о том, что зарплату вручают непосредственно работнику, кроме ситуаций, когда иной способ предписан трудовым договором. Этим «иным способом» вполне может быть перечисление заработной платы на расчетный счет, с которого ее можно снять с помощью пластиковой банковской карты.
Комиссия банку за перечисление зарплаты
Оплата банковской комиссии является непременным условием для того, чтобы деньги были зачислены на карточные счета. Как правило, если организация выплачивает зарплату через тот же банк, в котором у нее открыт расчетный счет, эта комиссия списывается со счета в безакцептном порядке. А банки, где обслуживаются только зарплатные счета фирмы, обычно требуют подтверждения, что комиссия уплачена.
Таким образом, уплата банковской комиссии является для организации необходимым и обоснованным расходом. А значит, ее можно учесть для целей налогообложения прибыли.
Что касается классификации этого вида расходов, то Минфин России указал следующее. Согласно пп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ к внереализационным расходам относятся затраты на услуги банков, в том числе связанные с установкой и эксплуатацией электронных систем документооборота между банком и клиентами (см. Письмо Минфина России от 02.03.2006 N 03-03-04/1/167).
Заметим, что раньше Минфин России также разрешал учитывать для целей налогообложения прибыли банковскую комиссию за перечисление зарплаты на карточные счета работников. Однако относил эту комиссию к прочим расходам в соответствии с пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ. Напомним, что в этом подпункте перечислены расходы в том числе на оплату услуг банков (см. Письма Минфина России от 22.03.2005 N 03-03-01-04/1/131 и от 13.07.2005 N 03-03-04/1/74).
Какие необходимы документы?
Для выплаты заработной платы на карту необходимо заключить соответствующий договор с банком. Именно этот документ будет основанием для выплаты денег сотрудникам на карту.
Для оформления договора с банком организация должна собрать пакет документов. В каждом банке отличаются требования по видам предоставляемых документов. Приведем примерный список:
- реестр лиц, которым поручено передавать в банк сведения о заработной плате работников на бумажных и электронных носителях, на данных лиц оформляется доверенность;
- реестр сотрудников, которые уполномочены подписывать ведомости на зачисление средств на счета работников, с образцами подписей этих лиц и оттисков печатей;
- список работников, заверенный печатью и подписями ответственных лиц;
- общий договор или договор на каждого работника организации о предоставлении в пользование и обслуживании личной банковской карты, заключаемый банком с каждым держателем карты;
- заявление-обязательство от имени каждого работника на открытие карточного счета и получение зарплатной карты;
- копии паспортов каждого работника, подписанные руководителем и скрепленные печатью организации;
- график выдачи зарплаты, заверенный руководителем компании.
Сначала банк заключает договор с организацией на предоставление услуг по переводу денежных средств на счета работников. После этого банк выпускает карты и выдает их под роспись работнику вместе с пин-кодом. При переводе заработной платы она поступает на специальный счет каждого работника. Руководство компании при открытии зарплатного проекта издает соответствующий приказ о введении безналичной формы оплаты труда. В приказе необходимо указать конкретную дату ее введения.
Данным приказом также рекомендуется:
- провести маркетинговое исследование предлагаемых зарплатных проектов, при этом важно учитывать, чтобы обеспечивалась доступность получения заработной платы для сотрудников;
- издать приказ или иной нормативный акт, в котором будут назначены лица, ответственные за перевод организации на карточную систему выдачи заработной платы;
- установить в положении об оплате труда или ином акте порядок начисления и выплаты заработной платы;
- внести изменения в должностные инструкции работников бухгалтерии и включить в их обязанности необходимость организации взаимодействия с банком;
- в обязанности сотрудников кадровых служб внести изменения в части приема и увольнения сотрудников и подачи соответствующих сведений в банк;
- вменить в обязанность главного бухгалтера или иного сотрудника (или сотрудников) заключение договоров с банком;
- если компания имеет счета в нескольких банках, то целесообразно оформить договор с одним банком.
Кроме того, в трудовых договорах с работниками, в отдельных соглашениях к ним или в коллективном договоре должно быть прописано, что зарплата выплачивается путем перечисления на банковские счета. Порядок использования карт прописывается также в таком локальном акте, как Положение обоплате труда сотрудников. А также бухгалтерские особенности начисления заработной платы отражаются в учетной политике компании для целей налогового и бухгалтерского учета.
Следует помнить, что работник по статье 136 Трудового кодекса должен дать согласие на выплату заработной платы по картам. Это согласие, как правило, оформляется в виде заявления от работника.
Поэтому при переходе на зарплатный проект следует сначала подготовить все необходимые документы.
Особенности использования карты
При использовании зарплатной карты не стоит забывать об уплате налогов. НДФЛ обязательно должен быть перечислен на следующий день после фактического отправления денег на карту. В противном случае последует административная ответственность.
Обратите внимание, что вы можете установить регулярное перечисление некоторой суммы от зарплаты на счет третьих лиц. Например, на карту близкого родственника сотрудника компании.
Для реализации этой возможности работник должен составить соответствующее заявление по образцу платежки, в которой будут указаны реквизиты счета получателя, а также сумма платежа.
Удобнее всего использовать доли от общей оплаты труда. Стоит отметить, что перечисление зарплаты в полном размере третьим лицам возможно по закону. Однако это значительно повышает риски возникновения проблем во время проверки контролирующими органами.
- Получать заработную плату можно абсолютно на любой счет. Работник вправе сам решать, какой банк ему для этого подходит больше. Работодатель навязывать другой банк не может.
- Если работодатель отказывается принимать заявление работника на перечисление зарплаты по новым реквизитам, это незаконно и влечет штраф в размере до 100 тыс. руб.
- Подать заявление о смене реквизитов для перечисления заработной платы нужно за 15 календарных дней до выплаты. Если не успеть, деньги придут на старый счет. Но в следующий раз зарплату переведут уже на новый.
- Переходить в другой банк для зачисления заработной платы можно хоть каждый месяц, главное— подавать заявление в указанный срок.
- Работодатель не вправе взимать с сотрудника какие-либо комиссии за перевод зарплаты в другой, не зарплатный банк.
Принятый в 2014 году Федеральный Закон No333-ФЗ предоставил работникам организаций возможность менять кредитные организации, через которые им будет перечисляться зарплата.
Для того, чтобы предприниматель начал переводить средства в нужный банк, сотруднику потребуется подать заявление о смене банка.
Это необходимо сделать не менее, чем за 5 рабочих дней до числа, указанного в нормативных актах организации в качестве дня выдачи зарплаты.
Указанное условие регламентируется частью 3 ст. 136 ТК РФ. Дата выдачи зарплаты обычно фиксируется трудовым и коллективным договорами, а также правилами внутреннего трудового распорядка.
Часть 6 вышеуказанной статьи определяет, что предприниматели должны перечислять сотрудникам зарплату не менее 2 раз в месяц. Это касается зарплатных переводов, а не схемы «аванс – основная выплата».
Это означает, что если работник составил и передал заявление в бухгалтерию за 5 дней до даты получения зарплатной выплаты, работодателю необходимо будет перечислить средства в банк, указанный в документе, на предоставленный счет.
Следовательно, если работник предоставил заявление о смене финансового учреждения для получения зарплаты, организация становится обязана выплачивать ему положенные средства на счет, внесенный в документ.
Иначе по статье 236 ТК РФ потребуется заплатить проценты за задержку выплат. Также предпринимателю может грозить административная ответственность по ст. 5.27 КоАП.
В случае, когда работник подал заявление позднее положенного срока, ближайшая выплата зарплаты ему будет проводиться через старый банк, а новые перечисления компании необходимо осуществить с помощью банка, указанного в заявлении.
Что делать с картой, на которую заработная плата поступала до смены банка
Такие вопросы решаются по усмотрению клиента. Большинство зарплатных проектов предполагают бесплатное обслуживание и пользование рядом дополнительных преференций. Кредитным организациям выгодно, чтобы как можно больше клиентов пользовались их банковскими картами.
При бесплатном обслуживании карт прибыль банка складывается из комиссионных со стороны платежной системы и платных услуг и опций, которые подключаются держателями по желанию.
После исключения карты из прежнего зарплатного проекта, большинство из ранее действующих преференций будет аннулировано. Обслуживание станет платным, а банковские услуги (кредиты, ипотека, вклады) будут предоставляться на общих условиях — как не для зарплатных клиентов банка.
Клиент может оставить карту в пользование, либо закрыть ее для минимизации своих расходов. Каких-либо ограничений в данном случае нет, так как сотрудник организации уже не является зарплатным клиентом. Если в карте нет надобности, ее следует закрыть по правилам, установленным в банке.
Как провести все операции в бухучете?
Как отразить выдачу зарплаты на пластиковые карты? Для наглядности представления процесса проведения операций, лучше отразить его на примерах.
Пример 1. Отражение затрат на банковское обслуживание в бухучете.
Руководители ОАО «ЗЕВС» решили перейти на выплату зарплаты работникам на пластиковые карты. В сентябре 2015 года общество заключило договор с банком. Он, в свою очередь, заключил с работниками договоры на обслуживание.
В ОАО «ЗЕВС» работает сто человек. Выпустить одну карту стоит пятьсот руб. Годовое обслуживание — шестьсот руб. Комиссия за перевод зарплаты — 0,3% от суммы. Фонд оплаты труда за сентябрь — один миллион руб. Эти средства перечислены 30 сентября 2015 года.
Расходы общества, связанные с оплатой этих услуг, равны 58 тысяч руб., в том числе:
- за изготовление— 50 тысяч руб. (500 руб.*100 шт.);
- обслуживание счетов за сентябрь — 5 тысяч руб. (600 руб.*100 шт. / 12 мес.);
- комиссия за перечисление зарплаты — 3 тысячи руб. (1 млн руб.*0,3%).
Зачем менять зарплатную карту
Как правило, сотрудник хочет поменять зарплатный банк в нескольких случаях:
- не устраивает обслуживание: небольшое количество банкоматов, неудобный график работы отделений, некомпетентные и грубые менеджеры, зарплата приходит с задержками и т.д.;
- банк находится на санации;
- невыгодные условия для работников: высокие ставки на кредитование, нет кэшбэка, не начисляются проценты на остаток по счету, наличие комиссий и прочее.
Есть смысл поменять зарплатную карту, если встретился хотя бы один из этих пунктов. Тем более, что сейчас сделать это стало гораздо проще, а количество выгодных предложений только увеличилось.
Штрафы за отказ в смене зарплатного банка
За воспрепятствование в смене зарплатного банка полагается штраф:
- индивидуальному предпринимателю – от 1000 до 5000 рублей;
- организации – от 30000 до 50000 рублей;
- должностному лицу – от 10000 до 20000 рублей.
Плюсы и минусы перевода зарплаты на карту
Зачисление зарплаты на карту имеет как свои достоинства, так и недостатки для каждой из сторон.
Для работника такой способ может быть далеко не всегда удобным, так как жизненные обстоятельства заставят отказаться от использования банковских счетов.
Примером такой ситуации является наличие исполнительного производства по взысканию средств. Все переведенные на счет деньги окажутся под угрозой снятия в счет уплаты задолженности. Но такой случай не так часто встречается на практике.
Главным преимуществом безналичного расчета считается полная прозрачность зарплатных схем.
Каждый перевод будет зафиксирован в банке и может послужить ощутимым плюсом для получения кредита, так как будет подтверждать платежеспособность заявителя.
Минусами же такого способа получения зарплаты является риск блокировки карты или счета, при котором будет полностью утерян доступ к денежным средствам.
К тому же, никто не застрахован от технических сбоев в банковской системе.
Если вы решили перечислять зарплату безналичным способом, проверьте, чтобы соответствующее условие было прописано в трудовом или коллективном договоре. Чтобы добавить такое условие, заключите с работниками допсоглашения. Кроме того, потребуются заявления сотрудников. Когда настанет время выплаты заработка, оформите реестр на перечисление средстви платежные документы.
Чтобы избежать ошибок, оформляя документы, воспользуйтесь образцами ниже.
Многие работодатели открывают карты своим сотрудникам и перечисляют им зарплату в рамках зарплатного проекта. Если вы решили воспользоваться этой услугой, то сначала с банком надо будет заключить договор на выпуск (эмиссию) и обслуживание карт. Договор на выпуск и обслуживание карты можно заключить:
- с банком, в котором у организации открыт расчетный счет (условия выпуска и обслуживания карт могут быть прописаны в договоре банковского счета, в дополнительном соглашении к нему или в отдельном договоре);
- с банком, клиентом которого организация не является.
Общий порядок заключения договоров на выпуск и обслуживание банковских карт установлен Положениями Банка России от 24 декабря 2004 г. № 266-П и от 19 июня 2012 г. № 383-П.
Перечень документов, которые нужны для заключения договора на выпуск и обслуживание зарплатных карт, устанавливает банк. Поскольку карта открывается не на организацию, а на сотрудников, в любом случае потребуется предоставить сведения о них – ксерокопии паспортов и т. д. (п. 3.1 Инструкции ЦБ от 30.05.2014 № 153-И). После того как карты будут выпущены и получены из банка, их нужно раздать сотрудникам под подпись.
Далее, чтобы перечислять зарплату на счета нескольких сотрудников, представляйте в банк:
- реестр на перечисление денежных средств сотрудникам;
- платежный документ (платежные документы).
Составить документы можно как в бумажном, так и в электронном виде (п. 1.9Положения, утвержденного Банком России от 19 июня 2012 № 383-П).
Порядок приема, отзыва и возврата платежных документов, в том числе с реестрами, устанавливает банк. Данные сведения должны быть указаны в договоре с банком, а также путем размещения информации в местах обслуживания клиентов (п. 2.2 Положения, утвержденного Банком России от 19 июня 2012 № 383-П). Порядок представления и заполнения платежных документов и реестра установлен пунктами 1.17, 1.19, 1.24 и приложением 1 к положению, утвержденному Банком России от 19.06.2012 № 383-П.
Особенности использования карты
При использовании зарплатной карты не стоит забывать об уплате налогов. НДФЛ обязательно должен быть перечислен на следующий день после фактического отправления денег на карту. В противном случае последует административная ответственность.
Обратите внимание, что вы можете установить регулярное перечисление некоторой суммы от зарплаты на счет третьих лиц. Например, на карту близкого родственника сотрудника компании.
Для реализации этой возможности работник должен составить соответствующее заявление по образцу платежки, в которой будут указаны реквизиты счета получателя, а также сумма платежа.
Удобнее всего использовать доли от общей оплаты труда. Стоит отметить, что перечисление зарплаты в полном размере третьим лицам возможно по закону. Однако это значительно повышает риски возникновения проблем во время проверки контролирующими органами.