Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оптимизация кадрового делопроизводства». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Нет законом предусмотренного обязательного единого органа, который брал бы на себя всю ответственность. На деле обязанности возлагаются на лицо или отдел в зависимости от того, каков объем предприятия. Начнем с примера самого скромного дела – ИП. В таком случае обычно руководитель сам приводит отбор на место, руководит каждым рабочим и, когда приходит на то время или обстоятельства, рассчитывает его. Иногда такая задача может быть возложена на помощника.
Кадровый учет в организации: пошаговая инструкция
Когда мы предлагаем воспользоваться нашими рекомендациями и ниже перечисленными этапами, мы говорим о двух случаях.
- Когда вы уже являетесь руководителем фирмы, но понимаете, что набор персонала ведется «кое-как», то есть нет определенной системы, а все документы хранятся в хаотичном порядке. Сперва необходимо заказать аудит, выявить ошибки и нарушения, которые стоит устранить, а только после этого следует начать восстанавливать всю систему с нуля.
- Вы только начинаете предпринимательскую деятельность или в случае в ИП вы нанимаете первого сотрудника – с его появлением сразу следует организовать делопроизводство.
Теперь перейдем непосредственно к шагам.
Кадровая служба на каждого работника организации в первый день его работы заводит личную карточку.
На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу работником кадровой службы заполняется личная карточка работника (форма № Т-2), утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.
Кроме приказа (распоряжения) о приеме на работу основанием для заполнения личной карточки являются следующие документы:
– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
– трудовая книжка или документ, подтверждающий трудовой стаж;
– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
– документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
– документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
– другие сведения о работнике.
Напомним, что в отдельных случаях с учетом специфики работы организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.
В раздел «Прием на работу, переводы на другую работу» личной карточки вносятся записи на основании соответствующих приказов (распоряжений), с каждой записью администрация обязана ознакомить работника под роспись.
После того как работник ознакомился с записью в трудовой книжке, он должен расписаться в личной карточке в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу», в графе 6 «Личная подпись владельца трудовой книжки». Кадровая служба обязана с каждой записью, вносимой в раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу», ознакомить работника под роспись в графе 6 раздела.
Если сведения о работнике меняются, то в его личную карточку также вносятся соответствующие данные, которые заверяются работником кадровой службы.
Раздел II «Сведения о воинском учете» личной карточки заполняется:
– на граждан, пребывающих в запасе, – на основании военного билета;
– на граждан, подлежащих призыву, – на основании удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Сведения об итогах аттестации, повышении квалификации, профессиональной переподготовке указываются в разделах IV «Аттестация», V «Повышение квалификации», VI «Профессиональная переподготовка» на основании документов об образовании работника.
Почетные звания работников отражаются в разделе VII личной карточки вместе с наградами и поощрениями.
На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отметки в личной карточке делаются в разделе VIII «Отпуск», в котором ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Если по каким-либо причинам работника отзывают из отпуска, то на основании приказа вносится соответствующая запись в раздел VIII «Отпуск» личной карточки работника, т. е. учет всех отпусков, которые предоставляются работнику в период работы в организации, ведется в разделе «Отпуск» личной карточки.
Если работник в соответствии с действующим законодательством имеет право на социальные льготы, то в раздел IХ вносятся записи о льготе, на которую работник имеет право, а также указывается номер и дата выдачи документа, удостоверяющего право работника на льготу.
Раздел Х «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о работниках, обучающихся в учебных заведениях и др.
Укажем особенности заполнения отдельных пунктов данной формы.
При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела I формы указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».
В п. 7 раздела I указываются основная и другая профессия работника.
В п. 8 раздела I отражается общий трудовой стаж, а также непрерывный стаж для надбавки за выслугу лет и для доплаты к пенсии. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку государственного (муниципального) служащего вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:
– военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) – на граждан, пребывающих в запасе;
– удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, – на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
На граждан, пребывающих в запасе, сведения в разделе II «Сведения о воинском учете» указываются следующим образом:
П. 1 «Категория запаса» – на офицеров запаса не заполняется;
П. 3 «Состав (профиль)» – заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т. п.);
П. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» – записывается полное обозначение (6 цифр, например, «021101» или 6 цифр и буквенный знак, например, «113194А»);
П. 5 «Категория годности к военной службе» – записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;
В п. 7 «Состоит на воинском учете» – заполняется (простым карандашом):
Строка а) – в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
Строка б) – на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу, сведения указываются следующим образом:
П. 1 «Категория запаса», п. 3 «Состав (профиль)», п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и п. 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;
П. 2 «Воинское звание» – делается запись «подлежит призыву»;
П. 5 «Категория годности к военной службе» – записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
В п. 8 раздела II у гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».
В случае увольнения работника на основании приказа кадровая служба делает запись в личной карточке, а работник ставит там свою роспись.
Личные дела должны храниться в архиве 75 лет.
Пример.
Гражданином Ковалевым Д.П. на имя директора ОАО «Мираж» было написано заявление от 14 июля 2010 г. с просьбой о принятии его на работу с 17 июля 2010 г. на должность водителя с окладом согласно штатному расписанию. Между Ковалевым Д.П. и ОАО «Мираж» был заключен бессрочный трудовой договор от 15 июля 2010 г. № 65, на основании которого был издан приказ от 16 июля 2010 г. № 244к о приеме на работу Ковалева Д.П. с 17 июля 2010 г.
Рассмотрим порядок заполнения личной карточки принятого работника на основе предоставленных документов.
В научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников применяется учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4), утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.
Данная форма заполняется работником кадровой службы на основании диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора, прочих документов, а также сведений, сообщенных о себе работником. В ней отражают сведения, которые необходимы для исчисления стажа педагогической работы, надбавок, льгот и т. д.
Рассмотрим порядок заполнения карточки (форма № Т-4).
На учетных карточках научных, научно-педагогических работников работник кадровой службы ставит номер и дату составления.
На основании приказа о приеме на работу вносится запись в следующие графы: «Структурное подразделение», «Должность», «Вид работы». В целях упорядочения поиска данных о конкретном работнике среди многих других в графе «Алфавит» указывают первую букву фамилии работника.
В п. 1 «Фамилия, имя, отчество» и п. 2 «Дата рождения» вносят паспортные данные работника. Причем дату рождения записывают цифрами и прописью. В цифровом выражении дата рождения указывается отдельно в специальной колонке.
Сведения о высшем профессиональном образовании и послевузовском профессиональном образовании приводят, соответственно, в п. 3 «Высшее профессиональное образование» и п. 4 «Послевузовское профессиональное образование». Запись о высшем профессиональном образовании вносят на основании диплома, при этом указывают наименование образовательного учреждения и дату его окончания. В п. 4 записывают вид полученного образования: аспирантура, адъюнктура или докторантура. В таблице указывают наименование образовательного учреждения, дату его окончания, номер, серию и дату выдачи документа об образовании, полученную специальность.
В п. 5 на основании документов об образовании указывают ученую степень (кандидат наук, доктор наук), в какой отрасли присуждена она, дату ее присуждения, реквизиты диплома (номер, серия, дата, наименование организации, выдавшей диплом).
На основании аттестата вносят запись в п. 6, в котором приводится ученое звание работника (профессор, старший научный сотрудник по специальности, доцент, профессор по кафедре). Здесь же отражается номер аттестата, дата присвоения ученого звания, наименование организации, присвоившей ученое звание.
На оборотной стороне формы № Т-4 в п. 7 на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих стаж документов вносится запись об общем научно-педагогическом стаже работы, в том числе педагогическом. Здесь же указывают научные труды и изобретения работника, а к карточке прилагают список научных трудов.
Отметим, что предусмотренные в форме коды в зонах кодирования ставятся в соответствии с Общероссийскими классификаторами:
– информации о населении (ОКИН) ОК 018-95, утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г № 412;
– специальностей по образованию (ОКСО), утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003 г. № 276-ст.
Учетная карточка научного, научно-педагогического работника подписывается самим работником и работником кадровой службы.
В форме № Т-4 предусмотрена таблица «Присуждение ученой степени, присвоение ученого звания и изменение научной специальности после заполнения учетной карточки», в которой делают отметки в случае, если работнику присуждены новые степени или звания после заполнения учетной карточки.
Пример.
В Омский государственный институт сервиса 21 августа 2010 г. была принята на работу, на должность заведующей кафедры «Бухгалтерского учета, анализа и аудита» Ерофеева Ирина Алексеевна. На основании предоставленных документов начальник отдела кадров Ломзова В.Е. заполнила на вновь принятого работника учетную карточку (форма № Т-4).
Рассмотрим порядок заполнения учетной карточки.
Кто должен заниматься кадровым учетом
В зависимости от численности штата компании и ее финансовых возможностей, организацией кадрового делопроизводства могут заниматься как отдельные ее сотрудники, так и обособленные структурные подразделения. Вести кадровый учет могут:
- Непосредственный руководитель предприятия. Чаще всего такой способ применяется в молодых компаниях с небольшой штатной численностью (до 20-25 человек).
- Специалист по ведению кадрового делопроизводства. Сотрудник может быть принят на работу с оформлением трудового договора или по договору аутсорсинга.
- Сотрудник штата по совместительству. Нередко обязанности по ведению кадрового учета возлагаются на имеющихся сотрудников – бухгалтера, секретаря, офис-менеджера и др. При выборе такого варианта крайне важно оформить совместительство в соответствии с ТК РФ ( статьями 60.2 и 151) – необходимо получить письменное согласие работника на выполнение дополнительных обязанностей, назначить ему соответствующую доплату, а также проследить, чтобы выполнение дополнительной работы не привело к увеличению продолжительности трудового дня.
- Кадровая служба. Это специальное подразделение, которое создается специально для решения вопросов, связанных с кадровым делопроизводством.
Программы для ведения кадрового учета — скачать бесплатную демоверсию или купить?
В настоящее время многие интернет-ресурсы предлагают скачать бесплатно программы для ведения кадрового учета, позволяющие автоматизировать все кадровое делопроизводство или какую-то его часть. Однако бесплатной при этом оказывается, как правило, лишь демонстрационная версия, рассчитанная на несколько дней (недель, месяцев) работы. Для продолжения же работы далее необходимо купить лицензию, ключ или полную версию программы.
Такой рекламный ход, как ни странно, выгоден не только продавцу продукта, но и потребителю, так как позволяет выбрать наиболее подходящую для конкретного предприятия программу либо ознакомиться с принципами ее работы и разработать свою собственную. В итоге выбор остается за работодателем, решившим автоматизировать кадровое делопроизводство. При этом нужно иметь в виду, что сэкономить, постоянно работая в демоверсии кадровой программы, не получится, и если на какой-то из продуктов автоматизации падет выбор, то рано или поздно лицензию или полную версию придется купить.
Таким образом, организуя кадровое делопроизводство с нуля, можно не торопиться при выборе программы для ведения кадрового учета и не приобретать первый попавшийся продукт. Ведь подбор оптимального варианта не только позволит автоматизировать кадровое делопроизводство, но и значительно облегчит рабочий процесс.
Организация кадрового учета на фирме
Чтобы начать весь процесс учета делопроизводства необходимо изначально сделать примерный набросок плана работы:
- Перед его составлением следует изучить всю нормативную документацию.
- После чего берутся учредительные документы у руководителя и изучаются, они все должны соответствовать реальным бумагам.
- Далее происходит подготовка документооборота с учетом пожеланий руководителя для создания папки по необязательным бумагам.
- После чего происходит само формирование документации:
- Изначально составляются все документы относительно руководителя;
Важно: это должностное лицо определяют посредством конкурса или на общем собрании соучредителей.
- После чего идет очередь штатного расписания и правил внутреннего трудового распорядка;
Делопроизводство включает в себя ведение надлежащим образом документации, связанной с приемом, движением и высвобождением кадров.
Обязательным является ведение личных дел, которые заводятся на каждого сотрудника предприятия. Оно включает в себя личную карточку кадрового учета, заявление о приеме, копию паспорта, копии документов об образовании, справку о прохождении медицинского осмотра, копию военного билета (в случае, если таковой имеется) и прочие документы, которые образуется в ходе осуществления работником трудовой деятельности. А также еще одной и очень важной задачей является заполнение трудовых книжек.
Помимо всего вышеперечисленного, могут разрабатываться и другие документы, которые связаны непосредственно со спецификой предприятия, обеспечивающие правильность работы в области учета кадров.
Ответственность за неправильное ведение кадрового учета
Мы не будем рассматривать варианты дисциплинарной ответственности и сразу перейдем к тому, как отвечает сама организация за нарушения в кадровом делопроизводстве. Существует 2 основных типа ответственности:
- Материальная. Материальную ответственность предприятие несет в первую очередь перед нанятыми специалистами. К примеру, если после хода сотрудника трудовая книжка не была выдана в срок, с организации могут потребовать компенсацию за время, которое бывший сотрудник не мог устроиться из-за этого в другую компанию. То есть по большому счету за упущенную прибыль.
- Уголовная. Чаще всего речь идет о неправомерном отказе в предоставлении необходимых документов, внесении в документы заведомо ложных сведений, повреждение, хищение или укрытие документов. Причем наказание может быть весьма суровым — вплоть до лишения свободы до 4-х лет.
Кадровый учёт ИП из микробизнеса
Микропредприятия могут упростить кадровый учёт и не оформлять большую часть из перечисленных документов. К микропредприятиям относятся ИП, у которых за прошлый календарный год:
- среднесписочная численность — до 15 человек;
- доход от предпринимательской деятельности — до 120 млн. рублей.
Особенности кадрового делопроизводства
Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.
Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.
Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.
Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.
Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.
Востребованность и зарплаты специалистов по кадровому делопроизводству
На сайте поиска работы в данный момент открыто 3 659 вакансий, с каждым месяцем спрос на специалистов по кадровому делопроизводству растет.
Количество вакансий с указанной зарплатой специалиста по кадровому делопроизводству по всей России:
- от 30 000 руб. 2 494
- от 50 000 руб. 1 333
- от 75 000 руб. 463
- от 95 000 руб. 161
- от 120 000 руб. 68
Вакансий с указанным уровнем дохода по Москве:
- от 45 000 руб. 477
- от 65 000 руб. 347
- от 85 000 руб. 130
- от 105 000 руб. 40
- от 125 000 руб. 19
Вакансий с указанным уровнем дохода по Санкт-Петербургу:
- от 45 000 руб. 184
- от 55 000 руб. 129
- от 65 000 руб. 86
- от 80 000 руб. 29
- от 90 000 руб. 17
Как оформляется спецоценка рабочих мест?
В компетенцию трудовой инспекции также входит выявление несоответствий в организации рабочих мест с существующими нормами. Данная процедура осуществляется на основании результатов специальной оценки. Спецоценку должны осуществлять все работодатели. Ее порядок регламентирует закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ.
Важно! Проводить спецоценку нет необходимости по сотрудникам, которые осуществляют свою работу удаленно или в домашних условиях (п. 3 ст. 2 закона № 426-ФЗ).
Для проведения спецоценки нанимается сторонняя компания. Перед началом процедуры она анализирует кадровую документацию: трудовые контракты, штатное расписание, положение об охране труда и прочие. Процедура проводится раз в 5 лет, но бывают случаи внеплановой проверки (ст. 17 закона № 426-ФЗ).
К документам, которые формируются во время оценки, относятся:
- приказ о проведении специальной оценки, свидетельствующий о начале проверки;
- приказ об утверждении графика проведения, регламентирующий последовательность;
- декларация соответствия условий труда, отражающая соответствие нормам;
- отчет с результатами.
Ответственность за непроведение оценки предусмотрена по ст. 5.27.1 КоАП РФ: на должностных лиц и ИП налагается штраф 5 000–10 000 руб., на компании – 60 000–80 000 руб.
Об уплате взносов по результатам спецоценки см. материал «Аттестация рабочих мест произведена частично: как начислять доптарифы страховых взносов».
Кадровая документация
Кадровые документы служат основой для оформления и закрепления трудовых отношений. В кадровых документах фиксируется информация о наличии и движении персонала, в результате чего все кадровые процедуры (прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение) приобретают документальное оформление. Кадровые документы отражают все направления деятельности кадровой службы организации.
Кадровые документы довольно специфичны и наиболее формализованы. Кадровым службам следует руководствоваться Трудовым Кодексом РФ, федеральными законами, в которых затронуты вопросы труда, Указами Президента, Постановлениями Правительства РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов федерации, а также актами органов местного самоуправления, содержащими нормы трудового права.
Кадровая документация в свою очередь систематизируется следующим образом:
- плановые кадровые документы;
- документы, подтверждающие трудовые правоотношения;
- нормативные кадровые документы;
- документы по оценке трудовой деятельности;
- учетные кадровые документы;
- отчетно-статистические кадровые документы;
- финансово-бухгалтерские кадровые документы;
- документы по социальному обеспечению;
- личные документы работников.
Обязательные документы кадрового делопроизводства – 2021
Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства. В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия. Обязательные кадровые документы могут быть затребованы для изучения сотрудниками Гострудинспекции, ИФНС, ПФР и других ведомств в ходе проводимых ими проверок.
В состав обязательных входят как документы, регулирующие трудовые отношения между работодателем и конкретным сотрудником (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении и т.д.), так и распространяющиеся на трудовой коллектив в целом (правила внутреннего распорядка, штатное расписание и др.).
Рассмотрим, какие обязательные документы кадровой службы должны присутствовать в организации, на микропредприятии и у ИП с работниками.
На какие вопросы должен отвечать кадровый учет
- Сколько сотрудников работает на предприятии, учитывая все его подразделения
- Какое у работников образование? Какое образование имеют сотрудники управленческого аппарата, есть ли дипломы о профильном образовании у специалистов?
- Как происходит разделение персонала по категориям и специальностям?
- Какой стаж работы у каждого сотрудника? Много ли работников, служащих несколько лет, получили карьерный рост в пределах данной организации?
- Какова на предприятии текучесть персонала? По каким причинам происходит замена или сокращение должности? Насколько часто появляются кадры для их заполнения?
- Какой уровень заработной платы в компании? Как распределяется вознаграждение за выполнение обязанностей?
- Проходят ли работники курсы повышения квалификации? Как часто это происходит и каковы результаты этих мероприятий?
- Каково состояние кадрового резерва компании? Проходят ли стажировки или обучения?
- Как часто и по каким причинам сотрудники отсутствуют на рабочем месте?