Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как организовать архив организации: пошаговый алгоритм». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Архивирование в компании не должно противоречить нормам законодательства и внутренним нормативным актам. Сегодня организации сами определяют, в каком виде им хранить оригиналы — в бумажном или электронном. Но большинство бухгалтерских документов всё же можно оформлять и сохранять в цифре.
Как организовать архив на предприятии
Создание хранилища с нуля является трудоемкой задачей. В любой компании в процессе деятельности накапливается множество бумаг, ориентироваться в которых без систематизации достаточно сложно. Для архивирования документов в организации привлекают сотрудника данной компании, который специализируется на архивации, либо обращаются в специализированную фирму, предоставляющую такие услуги. Хранилище может быть отдельной структурной единицей на фирме либо являться составной частью отдела делопроизводства.
Для учета необходимо завести журнал. В него записывают всех лиц, которым предоставляется доступ к архивной информации. Обязательно фиксируется дата выдачи из хранилища и возврата. Документация хранится в соответствии с номенклатурой в том виде, в котором она была изначально оформлена. Если накладная, например, была сформирована в электронном виде с цифровой подписью, то для сбережения ее не нужно распечатывать и повторно заверять. Ниже рассмотрим, как правильно организовать архив документов в организации в бумажном виде или на компьютере.
Долгосрочная сохранность в Диадоке
Так называется многофункциональный сервер, который предусматривает все потребности компании. Программное обеспечение поможет организовать комфортную работу, нормализует документооборот высокого качества. Ресурс предоставляет следующие возможности хранения документов в электронной форме:
- позволяет распределить обязанности и дает право подписания определенным отделам и их сотрудникам;
- переданные через Диадок сведения имеют юридическую силу, не вызывая сомнений у контролирующих органов и партнеров сомнений;
- есть функция простого и расширенного поиск с использованием фильтров;
- сохраняет в трех экземплярах на разных серверах;
- предоставляет возможность отправлять файлы непосредственно контрагентам для согласования;
- обеспечивает бессрочную сохранность документов.
Сервер также позволяет создать структурированное хранение данных в электронном виде на локальном ПК. Пользователь индивидуально под себя сделает понятную структуру файлов с определенными наименованиями и расположением, чтобы комфортно работать с архивными материалами. Когда оплачиваемый период завершается, у покупателя остается доступ к хранилищу с высоким уровнем защищенности, подтвержденным соответствующим сертификатом.
Особенности составления номенклатуры
Если в компании имеется действительно много бумаг, то при архивировании документов в организации обязательно составляется номенклатура дел. С ее помощью в будущем можно будет без проблем найти нужное дело среди многочисленных папок.
При составлении номенклатуры дел указываются следующие сведения:
- индекс конкретного дела, представленный присвоенным условным номером, причем первая часть данного номера является кодом отдела, откуда были получены документы;
- наименование дела;
- число бумаг, хранящихся в папке;
- срок, в течение которого должны храниться данные документы на основании требований законодательства;
- разные примечания, которые оставляются ответственным лицом, например, можно указать, что у конкретного дела имеется дополнительно электронная версия.
В маленьких организациях, где в архив ежегодно передается не слишком много документов, номенклатура дел может не составляться.
В каждой фирме должны учитываться основные требования к правильному архивированию документов в организации. Делопроизводство должно подчиняться основным условиям законодательства. В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, которое должно быть защищено от сотрудников фирмы или посторонних лиц. Поэтому во время создания данного подразделения учитываются следующие требования:
- помещение обязательно изолируется от других отделов и офисов;
- в нем устанавливается пожарная и охранная сигнализация;
- размер данного помещения зависит от того, какое количество документов ежегодно передается на хранение в архив;
- устанавливаются в комнате специальные длинные стеллажи, причем целесообразно выбирать конструкции из металла;
- между стеллажами оставляется расстояние, которое не может быть меньше 75 см;
- длина стеллажей может быть разной и зависит от высоты потолков;
- дополнительно в помещении устанавливаются специальные сейфы, в которых располагаются наиболее ценные и важные документы.
В каждой компании площадь выбранного помещения может быть совершенно разной, так как для этого учитываются разнообразные факторы.
Подготовка к передаче и требования к хранению
Для максимальной структуризации имеющихся в распоряжении юридического лица документов применяется специальная сводная номенклатура, в которой отражаются названия всех дел с указанием сроков их хранения. Документы в делах обычно группируются по типам и распределяются по отдельным папкам.
Пунктом 3.4. Основных Правил работы архивов организаций, одобренных в 2002 г. и носящих рекомендательный характер, форма номенклатуры дел предлагается в виде таблицы, включающей в себя следующие поля:
- индекс дела, который состоит из цифрового кода структурного подразделения и порядкового номера дела;
- заголовок дела, вписываемый в виде краткого и точного обозначения сути относящегося к нему процесса без использования сложных конструкций и вводных слов;
- поле количество единиц хранения отражает число томов или частей в составе дела и заполняется в конце года;
- последняя графа содержит примечания, касающиеся производимых над делами операций – заведении, перемещении, и т. д.
Помимо внутренних нормативных актов, работа архива регулируется законодательными актами, предусматривающими в том числе меры по контролю архивного делопроизводства в организации.
Так, согласно закону №125-ФЗ, контроль соблюдения порядка хранения документов осуществляется специальными органами на федеральном уровне и уровне субъектов РФ. На практике данная функция обычно выполняется Налоговой инспекцией и Пенсионным фондом как основными внешними пользователями документацией организации. Тот же закон предусматривает ответственность вплоть до уголовной за нарушения законодательства об архивном деле.
Обзор программы автоматизации процесса делопроизводства в организации представлен ниже.
Правила архивирования
Архивирование документов является обязательным процессом для каждой компании, что указывается в положениях ФЗ № 125. В небольших компаниях все нужные действия выполняются секретарем, но в крупных организациях нанимается отдельный работник, занимающийся архивированием.
Назначенный сотрудник должен знать требования законодательства относительно архивирования кадровых документов в организации, а также должен разбираться в сроках хранения разной документации. Для этого для разных бумаг заводятся отдельные дела. Документация, имеющая отношение к личному составу фирмы, должна храниться не меньше 50 лет, если бумаги созданы после 2003 года, а если в организации имеются документы, сформированные до 2003 года, то они должны сохраняться в течение 75 лет.
Процедура архивирования
Порядок архивирования документов является одинаковым для всех компаний, но каждая организация может вносить свои корректировки. Стандартно процедура делится на следующие этапы:
- первоначально выделяются особенности документов, которые подготавливаются для передачи в архив;
- при необходимости проводятся дополнительные действия, заключающиеся в сшивании бумаг или внесении разных дополнений;
- производится корректировка документов, позволяющая в будущем легко найти нужные бумаги в общей массе документации;
- ненужные документы уничтожаются законным образом, так как они не представляют какую-либо ценность для работы предприятия;
- производится систематизация документов, после чего они сшиваются на основании своего типа;
- разделяются бумаги по следующим типам: бухгалтерские, кадровые или управленческие;
- если невозможно причислить какие-либо бумаги к вышеуказанным типам, то они объединяются и вносятся в отдельное дело;
- на каждом сшиве ставится печать организации, а также подпись уполномоченного работника;
- формируется опись для каждого дела, содержащая сведения о том, какие документы располагаются в конкретной папке;
- делаются каталоги дел, распределенных по типу;
- все правильно подготовленные дела отправляются на хранение в архив, который обычно представлен отдельным помещением, в котором располагается большое количество удобных стеллажей.
Как правильно подготавливаются дела?
Архивирование бухгалтерских документов допускается исключительно после грамотной предварительной подготовки данной документации. Поэтому перед отправкой той или иной бумаги в архив следует выполнить следующие действия:
- первоначально ответственное лицо должно убедиться, что действительно передаваемая документация не потребуется в процессе ведения текущей деятельности фирмы;
- производится описание документов и непосредственного дела;
- проводится экспертиза, позволяющая убедиться в том, что документация и дела являются действительно ценными, поэтому они обязаны храниться в компании в течение определенного периода времени;
- при необходимости документы подшиваются, копируются или корректируются, а только потом передаются в архив.
Правила архивирования
Архивирование документов является обязательным процессом для каждой компании, что указывается в положениях ФЗ № 125. В небольших компаниях все нужные действия выполняются секретарем, но в крупных организациях нанимается отдельный работник, занимающийся архивированием.
Назначенный сотрудник должен знать требования законодательства относительно архивирования кадровых документов в организации, а также должен разбираться в сроках хранения разной документации. Для этого для разных бумаг заводятся отдельные дела. Документация, имеющая отношение к личному составу фирмы, должна храниться не меньше 50 лет, если бумаги созданы после 2003 года, а если в организации имеются документы, сформированные до 2003 года, то они должны сохраняться в течение 75 лет.
Архивное хранение документов и делопроизводство помогают четко контролировать работу с документами, обеспечивая при этом их сохранность и доступность. Существуют отдельные типы документов, которые имеют свой определенный срок и даже метод хранения.
При организации архивного делопроизводства государственные подразделения и органы в обязательном порядке передают официальные документы в Архивные фонды Российской Федерации (АФ РФ). Коммерческие структуры, в свою очередь, обладают более обширным выбором способов хранения документации.
Каждая группа официальных бумаг имеет свой определенный срок хранения, который регламентирован в соответствии с нормативно-правовой базой РФ. Также создается опись, в которой отмечается дата изъятия документов в архив со сроком окончания хранения и ссылкой на соответствующее положение закона.
От частного – к общему
Хотелось бы отметить, что руководство компаний зачастую с пониманием относится к созданию специальных систем и архивов, которые облегчали бы работу с документами, поэтому старается по возможности автоматизировать некоторые процессы. Однако, как правило, каждая внедренная система предполагает свой архив – как электронный, так и бумажный. Получается, что у каждого подразделения индивидуальное хранилище. В итоге, чтобы получить документы, касающиеся одного договора или проекта, необходимо обращаться к различным системам и их архивам. Отсюда появился термин – «лоскутная» автоматизация. Такие разнородные системы потом приходится как-то связывать между собой, а это не всегда удается. Получается, что «цифровое» решение, которое призвано упростить работу сотрудников, имеется, но реального облегчения не приносит.
Внедрение единого электронного архива – процесс, конечно, трудоемкий и займет определенное время. Однако он поможет выстроить эффективный документооборот и облегчить задачу подбора документов по заданным критериям.
Нормативные документы
Законодательство в сфере архивного делопроизводства содержит множество методических рекомендаций и нормативных правовых актов. Это сложный, но логически верный регулирующий механизм.
Основной опорой в регулировании отношений является закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». На его базе были приняты законы на уровне субъектов РФ о правилах работы с документацией, перечнях бумаг со сроками хранения. Также сюда входят и другие нормативные документы по архивному делопроизводству, согласованные с архивными подразделениями.
Данные законы и правовые нормы помогают осуществить юридическое регулирование. Обязательны для любых организаций и учреждений всех форм собственности.
ГОСТ об архивном деле и делопроизводстве распространяется на документацию государственной, муниципальной и частной форм собственности. Им определены основные виды документации, которая передается на государственное хранение и включается в Архивный фонд РФ. Включение документов, которые находятся в частной собственности, происходит в установленном законом порядке.
Как правильно подготавливаются дела?
Архивирование бухгалтерских документов допускается исключительно после грамотной предварительной подготовки данной документации. Поэтому перед отправкой той или иной бумаги в архив следует выполнить следующие действия:
- первоначально ответственное лицо должно убедиться, что действительно передаваемая документация не потребуется в процессе ведения текущей деятельности фирмы;
- производится описание документов и непосредственного дела;
- проводится экспертиза, позволяющая убедиться в том, что документация и дела являются действительно ценными, поэтому они обязаны храниться в компании в течение определенного периода времени;
- при необходимости документы подшиваются, копируются или корректируются, а только потом передаются в архив.
Приказы, относящиеся к наемным работникам и обладающие разными сроками хранения, должны раскладываться по разным делам, так как если они будут смешаны, то может возникнуть путаница во время уничтожения тех или иных бумаг.
Как хранить документы правильно
Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов.
Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.
Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.
Подготовка к хранению документов. Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.
Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.
Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.
Дальше можно передавать документы в архив.
Цель хранения документов
Несмотря на то, что многие бумаги быстро теряют актуальность, их обязательно нужно сберегать: единые правила хранения архивных документов распространяется на все организации, которые ведут свою деятельность на территории РФ. Хранить при этом нужно как кадровую, так и другие виды документации (хозяйственную и бухгалтерскую).
Выделяют три вида хранения документов:
- архивное — хранение важных бумаг непосредственно в организации;
- бухгалтерское — сбережение отчетов и финансовой деятельности;
- государственное — передача бумаг в государственный архив после успешного прохождения всех этапов проверки.
Причин хранить документы, которые уже не используются в работе компании, достаточно много. Так, организация архивного хранения документов необходима:
- на случай возможных проверок органами контроля;
- для создания дубликатов документов;
- с целью выяснения обстоятельств работы бывших сотрудников.